Automatische Rechnungserstellung
Überblick
Kyvento erstellt Rechnungen für Ihre Abonnements vollautomatisch – rechtssicher nummeriert, als PDF versandt und revisionssicher eingefroren. Dieser Artikel erklärt den Lebenszyklus einer Rechnung und wann Kyvento selbst versendet.
Vom Entwurf zur finalen Rechnung
Eine Rechnung kennt zwei Welten:
- Entwurf – frei editierbar, noch ohne Rechnungsnummer. Nur manuell erstellte Rechnungen durchlaufen diesen Zustand sichtbar.
- Finalisiert – beim Finalisieren vergibt Kyvento die fortlaufende Rechnungsnummer, friert Empfänger- und Vorlagen-Stand sowie die gesetzlichen Steuerhinweise ein und schützt die Rechnung unveränderlich (GoBD). Rechnungen über 0,00 € gelten sofort als bezahlt.
Der automatische Abrechnungslauf Ihrer Abos erstellt Rechnungen direkt im finalisierten Zustand – es bleibt kein Entwurf liegen, den jemand vergessen könnte.
Wann Kyvento automatisch versendet
Rechnungen aus System-Vorgängen – Abo-Neuanlage, Verlängerung, Tarifwechsel-Verrechnung, Verbrauchsabrechnung, Checkout-Bestellung – versendet Kyvento automatisch per E-Mail an den Kunden, immer mit PDF-Anhang (ohne fertiges PDF geht keine Mail raus). Die Mail-Vorlage „Rechnungsversand" passen Sie unter „Einstellungen" → „E-Mail-Vorlagen" an.
Manuell erstellte Rechnungen versendet Kyvento bewusst nicht automatisch – den Versand stoßen Sie auf der Rechnungs-Detailseite über „Versenden" selbst an (eigene Mail-Vorlage „Rechnung manuell versenden").
Manuelle Rechnungen erstellen
Über „Neue Rechnung" (Kunden-Detailseite) stellen Sie freie Leistungen in Rechnung: Positionen mit Beschreibung, Menge, Einzelpreis und Steuersatz, dazu Rechnungsdatum, Zahlungsziel, Leistungszeitraum, Vorlagen-Wahl und optionale Guthaben-Verrechnung. Mit „Als Entwurf speichern" bleibt alles änderbar; „Speichern & Finalisieren" vergibt die Nummer.
Nächste Schritte
- Das Erscheinungsbild anpassen – siehe „Rechnungsdesign anpassen"
- Fälligkeit und Zahlungsziel steuern – siehe „Abrechnungszyklen und Stichtage"