Automatische Rechnungserstellung

Überblick

Kyvento erstellt Rechnungen für Ihre Abonnements vollautomatisch – fortlaufend nummeriert, als PDF versandt und revisionssicher eingefroren. Dieser Artikel erklärt den Lebenszyklus einer Rechnung und wann Kyvento von selbst versendet.

Vom Entwurf zur finalen Rechnung

Eine Rechnung kennt zwei Zustände, und der Übergang zwischen ihnen ist der wichtigste Moment im ganzen Belegwesen:

• Entwurf – frei editierbar, noch ohne Rechnungsnummer.
• Finalisiert – beim Finalisieren vergibt Kyvento die fortlaufende Rechnungsnummer und friert den Empfänger-Stand, die Vorlage und die gesetzlichen Steuerhinweise ein. Ab hier ist die Rechnung unveränderlich (GoBD).

Deshalb gilt: Was vor dem Finalisieren nicht stimmt, stimmt danach nie mehr. Eine finalisierte Rechnung korrigieren Sie nur über einen Storno – siehe Gutschriften und Stornierungen.

Zwei Randfälle, die regelmäßig Fragen auslösen: Der automatische Abrechnungslauf Ihrer Abos erstellt und finalisiert in einem Zug – es bleibt kein Entwurf liegen, den jemand vergessen könnte. Und eine Rechnung über 0,00 € gilt sofort als bezahlt, weil es nichts einzuziehen gibt.

Wann Kyvento automatisch versendet

Rechnungen aus System-Vorgängen – Abo-Neuanlage, Verlängerung, Tarifwechsel-Verrechnung, Verbrauchsabrechnung, Checkout-Bestellung – versendet Kyvento automatisch per E-Mail an den Kunden, immer mit PDF-Anhang. Lässt sich das PDF nicht erzeugen, geht gar keine Mail raus und der Versand wird wiederholt – eine Rechnungsmail ohne Rechnung soll niemand bekommen.

Manuell erstellte Rechnungen versendet Kyvento bewusst nicht automatisch. Den Versand stoßen Sie auf der Rechnungs-Detailseite selbst an: „Weitere Aktionen" → „Versenden". Beide Wege haben eine eigene Mail-Vorlage unter „Einstellungen" → „E-Mail-Vorlagen": „Rechnungsversand" für den automatischen, „Rechnung manuell versenden" für den manuellen Versand.

Manuelle Rechnungen erstellen

Über „Neue Rechnung" – in der Rechnungsliste oder direkt aus der Kundenakte – stellen Sie freie Leistungen in Rechnung. Beim Speichern haben Sie die Wahl: „Als Entwurf speichern" lässt alles änderbar, „Speichern & Finalisieren" vergibt die Nummer und schreibt den Beleg fest.

Den Steuersatz jeder Position gleicht Kyvento schon beim Speichern mit dem ermittelten ab – was bei einer Abweichung zu tun ist und wann Sie die Steuerkategorie selbst wählen, steht in Umsatzsteuer korrekt abrechnen.

Brauchen Sie eine ähnliche Rechnung noch einmal, sparen Sie sich das Abtippen: „Kopieren" unter „Weitere Aktionen" auf der Detailseite legt eine Kopie als neuen Entwurf an, den Sie vor dem Finalisieren anpassen.

Nächste Schritte

• Das Erscheinungsbild anpassen – siehe Rechnungsdesign anpassen
• Fälligkeit und Zahlungsziel steuern – siehe Zahlungsfristen und Fälligkeiten