Umsatzsteuer korrekt abrechnen

Überblick

Inland, EU-B2B, EU-B2C oder Drittland – Kyvento bestimmt den richtigen Steuersatz und die gesetzlichen Rechnungsvermerke automatisch aus Ihrer Steuer-Konfiguration und den Kundendaten. Dieser Artikel erklärt die Logik dahinter.

Grundlage: Ihre Steuer-Konfiguration

Basis ist der Steuer-Assistent unter „Einstellungen" → „Steuer-Regeln" (Sitzland, Kundensegmente, EU-/Drittland-Verkauf, Steuerstatus). Ohne abgeschlossene Konfiguration sind Buchungen blockiert – Kyvento stellt lieber keine Rechnung als eine falsche.

So entscheidet Kyvento je Rechnung

Für jede Rechnung prüft Kyvento in fester Reihenfolge:

1. Kleinunternehmer (§ 19 UStG)? → alle Rechnungen ohne USt, mit Pflichthinweis
2. Drittland? → 0 % (Ausfuhr bzw. nicht steuerbare sonstige Leistung), mit Vermerk
3. Steuerbefreite Produktkategorie (§ 4)? → 0 % mit Befreiungsgrund
4. Sonderfälle – z. B. Monaco (französischer Satz) oder Nordirland
5. EU-B2B, physische Lieferung → innergemeinschaftliche Lieferung (§ 6a), 0 %
6. EU-B2B, Dienstleistung/digital → Reverse-Charge (§ 13b), 0 % mit Vermerk
7. EU-B2C (oder B2B ohne qualifizierte USt-ID) → OSS: Steuersatz des Ziellandes
8. Sonst → Standardsteuersatz Ihres Sitzlandes

Der passende Pflichtvermerk (Reverse-Charge, § 6a, § 19, Ausfuhr, OSS …) wird beim Finalisieren unveränderlich in die Rechnung eingefroren.

Die „qualifizierte" USt-ID

Reverse-Charge und innergemeinschaftliche Lieferung setzen eine geprüfte Kunden-USt-ID voraus: Kyvento validiert das Format sofort und prüft die ID zusätzlich live gegen VIES (das EU-Bestätigungsverfahren) – automatisch nach jeder Änderung am Kunden und regelmäßig im Hintergrund. Solange die Bestätigung aussteht oder fehlschlägt, rechnet Kyvento sicherheitshalber als B2C (OSS) ab; alternativ kann der Account-Inhaber die ID manuell bestätigen.

Kleinunternehmer im Detail

Mit Steuerstatus „Kleinunternehmer § 19 UStG" weisen alle Ausgangsrechnungen 0 % aus – mit dem Hinweis „Kein Ausweis der Umsatzsteuer gemäß § 19 UStG". Wechseln Sie später zur Regelbesteuerung, weist Kyvento Sie aktiv auf betroffene Rechnungen ab dem Stichtag hin.

Nächste Schritte

• Die Vermerk-Texte anpassen – siehe „Rechnungstexte und Sprachen"
• USt-Voranmeldung vorbereiten – siehe „Umsatzsteuer-Voranmeldung vorbereiten"