Überblick

Kyvento kennzeichnet die E-Mail-Adresse eines Kunden als „Unzustellbar", sobald der Mail-Dienst gemeldet hat, dass der Kunde dort nicht erreichbar ist. Ab diesem Zeitpunkt sendet Kyvento keine weiteren E-Mails an diese Adresse – weder Rechnungen noch Mahnungen noch Benachrichtigungen. Das schützt Ihre Zustellbarkeit insgesamt: Wer weiter an tote Adressen sendet, verschlechtert seinen Ruf bei allen Empfänger-Postfächern.

Wann eine Adresse als unzustellbar gilt

Das Kennzeichen wird nur bei dauerhaftem Scheitern gesetzt: Die Adresse existiert nicht, der Empfängerserver weist sie dauerhaft ab, oder der Empfänger hat die Mail als Spam gemeldet.

Vorübergehende Probleme führen nicht dazu – ein volles Postfach oder ein kurzzeitig nicht erreichbarer Server wird automatisch erneut versucht.

Wo Sie das Kennzeichen sehen

• In der Kundenliste und in den Kundendetails neben der E-Mail-Adresse. Mit dem Filter „Nur unzustellbare" zeigt die Liste ausschließlich betroffene Kunden.
• Im E-Mail-Protokoll mit dem Status „Gesperrt (unzustellbar)". Nichts geht still verloren – Sie sehen jede Mail, die wegen des Kennzeichens nicht versendet wurde.

Wie Sie die Adresse wieder freibekommen

Zwei Wege führen aus der Sperre, und sie unterscheiden sich grundlegend:

• Adresse korrigieren. Jede Änderung der E-Mail-Adresse hebt das Kennzeichen automatisch auf – gleichgültig, ob Sie sie in den Kundendaten ändern oder der Kunde sie selbst im Kundenportal aktualisiert. Das ist der richtige Weg bei einem Tippfehler oder einer veralteten Domain.
• Adresse wieder freigeben. Ist die Adresse richtig und funktioniert wieder – weil das Postfach reaktiviert wurde –, klicken Sie in den Kundendetails auf „Adresse wieder freigeben". Scheitert die Zustellung erneut dauerhaft, wird das Kennzeichen wieder gesetzt.

Lässt sich die Adresse gar nicht klären, erreichen Sie den Kunden telefonisch oder per Post und holen sich eine gültige Adresse.

Wichtig für das Verständnis: Das Kennzeichen hängt an der Adresse, nicht am Kunden. Innerhalb Ihres Accounts ist eine gesperrte Adresse bei allen Kunden gesperrt, die sie verwenden – und eine Freigabe wirkt entsprechend für alle zugleich.

Was das für das Mahnwesen bedeutet

Eine gesperrte Adresse bekommt keine Mahnung mehr zugestellt. Das Mahnwesen läuft trotzdem weiter: Die Stufen steigen zum jeweiligen Termin, Mahngebühren fallen an, und die Sperre eines Abos erfolgt wie vorgesehen – der Kunde erfährt nur nichts davon.

Das ist der gefährliche Teil dieser Konstellation: Aus Sicht des Kunden passiert nichts, aus Sicht des Systems eskaliert der Vorgang. Nehmen Sie eine unzustellbare Adresse deshalb als Aufforderung, den Kunden auf einem anderen Weg zu erreichen, bevor die nächste Stufe fällig wird.

Damit Ihnen nichts entgeht

Die Einstellung Sammel-Mail „unzustellbare Kunden" unter Einstellungen → E-Mail-Versand schickt dem Kontoinhaber regelmäßig eine Bestandsübersicht – wahlweise täglich oder wöchentlich, voreingestellt ist wöchentlich. Die Mail nennt die betroffenen Kunden namentlich und verlinkt auf die entsprechend gefilterte Kundenliste. Gibt es keine unzustellbaren Kunden, geht keine Mail raus.

Wenn Ihre eigene Adresse betroffen ist

Ist die Adresse des Kontoinhabers selbst unzustellbar, kämen weder Info-Mail noch Sammel-Mail an. Deshalb zeigt die App dann im Dashboard einen nicht wegklickbaren Hinweis – „Ihre eigene E-Mail-Adresse ist unzustellbar" – mit der Schaltfläche „Meine Adresse wieder freigeben". Der Hinweis verschwindet, sobald die Adresse wieder zustellbar ist.

Nächste Schritte

• Zustellbarkeit Ihrer Domain verbessern – siehe Rechnungsversand per E-Mail
• Mahnwesen einrichten – siehe Automatisches Mahnwesen aktivieren