Überblick

Wann eine Rechnung überfällig wird und wie schnell die Mahnstufen aufeinander folgen, steuern Sie über zwei Stellschrauben: das Zahlungsziel der Rechnung und die Wartezeiten je Mahnstufe. Dieser Artikel erklärt beide und das Zusammenspiel.

Erste Stellschraube: das Zahlungsziel

Das Zahlungsziel bestimmt das Fälligkeitsdatum der Rechnung – erst danach beginnt das Mahnwesen. Kyvento löst es in dieser Reihenfolge auf:

1. Zahlungsziel, das direkt an der Rechnung hinterlegt ist
2. sonst das Zahlungsziel des Kunden (Kundenstamm)
3. sonst das „Standard-Zahlungsziel (Tage)" des Accounts (Einstellungen → Account, Karte „Rechnungswesen")
4. sonst der Systemwert von 14 Tagen

Zweite Stellschraube: Fristen je Mahnstufe

In jeder Mahnstufe (Einstellungen → „Mahnwesen" → Stufe aufklappen) konfigurieren Sie zwei Werte:

• „Tage nach vorheriger Stufe": Wartezeit, bis diese Stufe greift – gerechnet ab Fälligkeit bzw. ab der vorherigen Stufe (1 bis 365 Tage).
• „Zahlungsziel (Tage)": die Frist, die das Mahnschreiben dem Kunden für die Zahlung setzt – sie erscheint als Platzhalter im Mahntext.

Die Standard-Staffelung: Zahlungserinnerung 7 Tage nach Fälligkeit, 1. und 2. Mahnung jeweils 7 Tage später, letzte Mahnung nach weiteren 14 Tagen.

Wie Kyvento die Fristen anwendet

• Tagesrhythmus: Nachts markiert Kyvento überfällige Rechnungen (Fälligkeitsdatum in Ihrer Account-Zeitzone überschritten), kurz darauf läuft der Mahnlauf. Mahnungen entstehen also einmal täglich, nicht minutengenau.
• Kumulierte Rechnung: Der Mahnlauf prüft die Summe der Wartezeiten seit Fälligkeit. Eine Rechnung, die schon 15 Tage überfällig ist (etwa nach einem nachträglich aktivierten Mahnwesen), springt beim nächsten Lauf direkt auf die Stufe, deren kumulierte Frist erreicht ist – sie arbeitet nicht künstlich alle früheren Stufen im Tagesabstand ab.
• Ein Schritt pro Lauf: Pro Mahnlauf eskaliert eine Rechnung höchstens um eine Stufe – Ihre Kunden erhalten nie mehrere Mahnungen derselben Rechnung an einem Tag.

Empfehlungen

• Stimmen Sie Zahlungsziel und erste Mahnfrist aufeinander ab: 14 Tage Zahlungsziel plus 7 Tage bis zur Erinnerung gibt Überweisungen und Banklaufzeiten genug Puffer.
• Berücksichtigen Sie Ihre eigene Reaktionszeit: Zwischen letzter Mahnung und weiteren Schritten (Inkasso, Ausbuchung) sollte genug Zeit für eine manuelle Prüfung liegen.

Nächste Schritte

• Zahlungsziele im Detail – siehe „Zahlungsfristen und Fälligkeiten"
• Gebühren je Stufe festlegen – siehe „Mahngebühren berechnen"