Überblick

Ein sauberer Monatsabschluss sorgt dafür, dass Ihre Buchhaltung vollständige und geprüfte Daten erhält. Kyvento friert Perioden nicht durch eine separate Festschreibungs-Funktion ein – die GoBD-Sicherheit entsteht bereits auf Belegebene, denn finalisierte Rechnungen sind ohnehin unveränderlich. Dieser Artikel beschreibt eine bewährte Monatsroutine mit Bordmitteln.

Die Monatsroutine in fünf Schritten

1. Entwürfe sichten: Filtern Sie die Rechnungsliste nach Entwürfen. Finalisieren Sie, was in den abgelaufenen Monat gehört – oder löschen Sie Entwürfe, die nicht mehr benötigt werden (Entwürfe tragen noch keine Rechnungsnummer, es entstehen keine Lücken).
2. Offene Posten prüfen: Ein Blick auf überfällige Rechnungen und laufende Mahnstufen zeigt, wo Geld aussteht – siehe Bereich „Mahnwesen".
3. Stornos kontrollieren: Prüfen Sie, ob alle nötigen Korrekturen als Stornobelege erfasst sind – nachträgliche Änderungen am Original sind ausgeschlossen.
4. DATEV-Export erzeugen: Zum Monatsanfang liefert die Kachel „DATEV" auf der Exporte-Seite den Buchungsstapel des Vormonats – ideal, um ihn direkt an die Kanzlei zu geben.
5. Eigene Ablage ergänzen: Bei Bedarf sichern Sie zusätzlich CSV-Exporte (Rechnungen, Zahlungen, Kunden) für Ihre Unterlagen.

Warum es keine Periodensperre braucht

Klassische Buchhaltungssoftware schreibt Perioden fest, damit Buchungen nachträglich nicht mehr verändert werden können. In Kyvento gilt dieser Schutz permanent und je Beleg: Mit der Finalisierung sind Rechnungsnummer, Beträge und Datum eingefroren (siehe „GoBD-konforme Archivierung"). Eine Korrektur nach dem Monatsexport entsteht immer als neuer Stornobeleg mit aktuellem Datum – sie taucht damit automatisch im Export des Folgemonats auf, statt den bereits übergebenen Monat zu verändern.

Empfehlungen für den Stichtag

• Exportieren Sie den Vormonat erst, wenn die Entwurfs- und Storno-Prüfung abgeschlossen ist – der Export lässt sich zwar beliebig wiederholen, ein einziger vollständiger Stand vermeidet aber Abstimmungsaufwand mit der Kanzlei.
• Legen Sie den Termin nach dem monatlichen Abrechnungslauf Ihrer Abos, damit alle automatischen Rechnungen des Monats enthalten sind – siehe „Abrechnungszyklen und Stichtage".
• Halten Sie die Routine in Ihrer Verfahrensdokumentation fest – wer exportiert wann, und wohin gehen die Daten.

Gut zu wissen

• Der DATEV-Export berücksichtigt alle finalisierten Belege nach Rechnungsdatum – nachträglich finalisierte Rechnungen mit Datum im Vormonat erscheinen bei einer Wiederholung des Exports.
• Kennzahlen wie MRR und offene Beträge liefert das Dashboard tagesaktuell – für den Abschluss zählt aber der Belegstand, nicht die Statistik.

Nächste Schritte

• Buchungsstapel übergeben – siehe „DATEV-Export einrichten"
• Steuerbeträge für die Voranmeldung aufbereiten – siehe „Umsatzsteuer-Voranmeldung vorbereiten"