Überblick

Wer hat wann was geändert? Für Compliance und Fehlersuche zählt ein verlässlicher Änderungsverlauf. Kyvento protokolliert sicherheits- und geschäftsrelevante Ereignisse intern in einem manipulationsgeschützten Audit-System; im Account selbst einsehbar ist davon derzeit das E-Mail-Protokoll. Dieser Artikel ordnet ein, was aufgezeichnet wird und welche Nachweise Ihnen zur Verfügung stehen.

Was Kyvento intern protokolliert

Das systemseitige Audit-Protokoll ist append-only – einmal geschriebene Einträge lassen sich weder ändern noch löschen. Aufgezeichnet werden unter anderem:

• Anmeldungen am System (erfolgreich wie fehlgeschlagen)
• Rechnungs-Ereignisse – von der Finalisierung bis zur E-Rechnungs-Erzeugung
• Kundenänderungen und DSGVO-Anonymisierungen
• Mahnwesen-Ereignisse
• Konfigurationsänderungen an Account-Einstellungen

Die Einträge werden mindestens 12 Monate vorgehalten, sicherheitskritische und privilegierte Vorgänge 24 Monate. Eine Selbstbedienungs-Ansicht dieses vollständigen Protokolls gibt es im Account derzeit nicht – es dient der Systemsicherheit und der Aufklärung im Support-Fall.

Was Sie direkt einsehen können

• E-Mail-Protokoll (Einstellungen → „E-Mail-Protokoll"): jede versendete System-E-Mail mit Empfänger, Betreff und Zeitpunkt – Ihr Nachweis, dass eine Rechnung oder Mahnung tatsächlich verschickt wurde.
• Belegkette: Rechnungen sind nach der Finalisierung unveränderlich; Korrekturen existieren nur als eigenständige Stornobelege mit Verweis auf das Original. Der „Änderungsverlauf" einer Rechnung ist damit immer vollständig aus den Belegen selbst ablesbar.
• Status und Zeitstempel: Abos, Rechnungen und Zahlungen tragen ihre Statushistorie sichtbar in den Detailansichten – etwa Beginn, Kündigungsdatum oder Zahlungszeitpunkt.

Änderungsschutz statt Änderungsliste

Bei steuerrelevanten Daten setzt Kyvento nicht auf nachträgliche Änderungsprotokolle, sondern verhindert Änderungen von vornherein: Finalisierte Belege sind schreibgeschützt und per SHA-256-Prüfsumme gesichert (PDF, Finanzdaten, E-Rechnung). Was sich nicht ändern lässt, braucht keinen Änderungsverlauf – Details im Artikel „GoBD-konforme Archivierung".

Empfehlungen für Ihr Team

• Arbeiten Sie mit persönlichen Benutzerkonten statt Sammel-Logins – nur so bleiben Vorgänge einzelnen Personen zuordenbar (siehe „Teammitglieder einladen und Berechtigungen verwalten").
• Vergeben Sie Berechtigungen nach dem Minimalprinzip – wer nur lesen muss, braucht keine Vollrechte.
• Aktivieren Sie die Zwei-Faktor-Authentifizierung für alle Konten mit Finanz-Zugriff.

Nächste Schritte

• Unveränderlichkeit und Prüfsummen im Detail – siehe „GoBD-konforme Archivierung"
• Versand-Nachweise prüfen – siehe „Rechnungsversand per E-Mail"