Überblick

Ein Mahnprozess muss enden, sobald der Kunde zahlt – ohne dass jemand daran denken muss. Kyvento koppelt das Mahnwesen deshalb direkt an den Zahlungsstatus der Rechnung: Jede Zahlung, die eine Rechnung ausgleicht, beendet die Mahnung automatisch. Dieser Artikel erklärt die Zuordnungswege und ihre Grenzen.

Automatisch zugeordnete Zahlungen

Zahlungen über die angebundenen Zahlungsanbieter (Kreditkarte, SEPA-Lastschrift, PayPal) verbucht Kyvento vollautomatisch auf die zugehörige Rechnung – inklusive der Zahlungen aus dem Kundenportal, das in jeder Mahnung per Direktlink verlinkt ist. Auch der automatische Wiedereinzug einer Mahnstufe („Zahlung erneut versuchen") gehört dazu: Gelingt er, ist die Rechnung bezahlt, bevor eine Mahnung entsteht.

Was bei vollständiger Zahlung passiert

• Der Mahnprozess endet sofort – die Mahnstufe wird zurückgesetzt, ein gesetzter Mahnstopp aufgehoben.
• Die Rechnung verschwindet aus den „Aktiven Mahnungen" des Mahnwesen-Dashboards.
• Es sind keine manuellen Schritte nötig – auch nicht, wenn die Zahlung erst in einer späten Mahnstufe eingeht.

Überweisungen: manuell erfassen

Einen automatischen Bankabgleich (Kontoauszug-Import) bietet Kyvento nicht. Zahlungen per klassischer Überweisung erfassen Sie auf der Rechnungs-Detailseite über „Zahlung erfassen" – mit der vollständigen Erfassung endet der Mahnprozess genauso automatisch wie bei einer Anbieter-Zahlung.

Sonderfälle

• Teilzahlung: Eine Teilzahlung stoppt das Mahnwesen nicht – die Rechnung gilt weiter als offen und bleibt in der Mahnleiter. Prüfen Sie bei Ratenabsprachen den Mahnstopp (siehe „Mahnungen pausieren oder aussetzen").
• Kundenguthaben: Tilgt verrechnetes Guthaben die Hauptforderung, mahnt Kyvento nicht weiter – eine noch offene Mahngebühr bleibt als eigener Posten bestehen.
• Offene Mahngebühren: Zahlungseingänge werden nach der gesetzlichen Reihenfolge verrechnet (älteste Gebühr zuerst, dann die Hauptforderung) – Details im Artikel „Mahngebühren berechnen".

Empfohlene Routine

1. Überweisungseingänge zeitnah erfassen – jede unerfasste Zahlung riskiert eine unberechtigte Mahnung.
2. Vor dem täglichen Mahnlauf eingegangene Bank-Zahlungen verbuchen; der Lauf arbeitet nachts.
3. Bei strittigen Beträgen den Mahnstopp nutzen statt die Erfassung aufzuschieben.

Nächste Schritte

• Manuelle Zahlungserfassung im Detail – siehe „Zahlungen manuell verbuchen"
• Mahnprozesse gezielt aussetzen – siehe „Mahnungen pausieren oder aussetzen"