Überblick

Ein Mahnprozess muss enden, sobald der Kunde zahlt – ohne dass jemand daran denken muss. Kyvento koppelt das Mahnwesen deshalb direkt an den Zahlungsstatus der Rechnung: Jede Zahlung, die eine Rechnung ausgleicht, beendet die Mahnung automatisch. Dieser Artikel erklärt die Zuordnungswege und ihre Grenzen.

Automatisch zugeordnete Zahlungen

Zahlungen über die angebundenen Zahlungsanbieter (Kreditkarte, SEPA-Lastschrift, PayPal) verbucht Kyvento vollautomatisch auf die zugehörige Rechnung – inklusive der Zahlungen aus dem Kundenportal. Die mitgelieferten Mahntexte und E-Mail-Vorlagen enthalten dafür den Direktlink zur Online-Zahlung (Platzhalter {portal_payment_url} im Mahntext bzw. {{invoice.portal_pay_url}} in der E-Mail-Vorlage) – in eigenen Texten und Vorlagen ist er nur enthalten, wenn Sie den Platzhalter übernehmen. Auch der automatische Wiedereinzug einer Mahnstufe („Zahlung erneut versuchen") gehört dazu: Gelingt er, ist die Rechnung bezahlt, bevor eine Mahnung entsteht.

Was bei vollständiger Zahlung passiert

• Der Mahnprozess endet sofort – die Mahnstufe wird zurückgesetzt, ein gesetzter Mahnstopp aufgehoben.
• Die Rechnung verschwindet aus den „Aktiven Mahnungen" des Mahnwesen-Dashboards.
• Es sind keine manuellen Schritte nötig – auch nicht, wenn die Zahlung erst in einer späten Mahnstufe eingeht.

Überweisungen: manuell erfassen

Kyvento ruft keine Kontoauszüge bei Ihrer Bank ab – es gibt keine Bankanbindung. Zahlungen per klassischer Überweisung erfassen Sie deshalb auf der Rechnungs-Detailseite über „Zahlung erfassen"; mit der vollständigen Erfassung endet der Mahnprozess genauso automatisch wie bei einer Anbieter-Zahlung.

Eine Ausnahme gibt es für den eigenen SEPA-Einzug: Dort können Sie unter „SEPA-Einzug" die „Rückmeldung Ihrer Bank" hochladen – wahlweise als Kontoauszug (camt.053) oder als CSV. Kyvento verbucht daraus Eingänge und Rückläufe. Zugeordnet wird dabei ausschließlich über die Referenz der von Ihnen eingereichten Lastschriften; alle übrigen Posten auf dem Auszug – Mieten, Gebühren, auch gewöhnliche Überweisungen Ihrer Kunden – werden übersprungen. Die hochgeladene Datei wird nach dem Einlesen nicht aufbewahrt, weil sie die Bankverbindungen aller darin genannten Personen enthält.

Sonderfälle

• Teilzahlung: Eine Teilzahlung stoppt das Mahnwesen nicht – die Rechnung gilt weiter als offen und bleibt in der Mahnleiter. Prüfen Sie bei Ratenabsprachen den Mahnstopp (siehe Mahnungen pausieren oder aussetzen).
• Kundenguthaben: Tilgt verrechnetes Guthaben die Hauptforderung, mahnt Kyvento nicht weiter. Ist aber noch eine Mahngebühr offen, wird die Rechnung nicht auf „Bezahlt" gesetzt und die Mahnstufe nicht zurückgesetzt – sie behält ihren Mahnstatus, damit die Gebühr eintreibbar bleibt. Erst wenn auch die Gebühr beglichen ist, endet der Mahnprozess; ohne offene Gebühr gilt die Rechnung sofort als bezahlt.
• Offene Mahngebühren: Zahlungseingänge werden nach der gesetzlichen Reihenfolge verrechnet (älteste Gebühr zuerst, dann die Hauptforderung) – Details im Artikel Mahngebühren berechnen.

Empfohlene Routine

1. Überweisungseingänge zeitnah erfassen – jede unerfasste Zahlung riskiert eine unberechtigte Mahnung.
2. Vor dem täglichen Mahnlauf eingegangene Bank-Zahlungen verbuchen; der Lauf arbeitet nachts.
3. Bei strittigen Beträgen den Mahnstopp nutzen statt die Erfassung aufzuschieben.

Nächste Schritte

• Manuelle Zahlungserfassung im Detail – siehe Zahlungen manuell verbuchen
• Mahnprozesse gezielt aussetzen – siehe Mahnungen pausieren oder aussetzen