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Rechnungsversand per E-Mail

Überblick

Kyvento versendet Ihre Rechnungen als E-Mail mit PDF-Anhang – wahlweise über den Kyvento-Versand, Ihr eigenes SMTP-Postfach oder Ihr Gmail-/Outlook-Konto. Dieser Artikel zeigt die Versand-Einstellungen und das E-Mail-Protokoll.

Absender und Versandweg

Unter „Einstellungen" → „E-Mail-Versand" konfigurieren Sie:

  • Absender – Absendername und -adresse, mit der Ihre Mails beim Kunden ankommen.
  • Transport – Standardversand, eigenes SMTP (Host, Port, Zugangsdaten, TLS empfohlen) oder die direkte Verbindung mit Gmail bzw. Outlook per OAuth. Solange ein Konto verbunden ist, ist der Transport fixiert.
  • Test & DNS – eine Test-Mail plus Live-Prüfung Ihrer Domain auf SPF, DKIM und DMARC mit fertigen DNS-Muster-Einträgen. Korrekt gesetzte Records verbessern die Zustellbarkeit deutlich.

Was versendet wird

Rechnungsmails enthalten immer das Rechnungs-PDF als Anhang – ohne fertiges PDF verlässt keine Mail das Haus. Betreff und Text steuern Sie über die Mail-Vorlagen (Gruppe „Rechnungen"). E-Rechnungs-Dateien (XRechnung/ZUGFeRD) werden bewusst nicht automatisch an Mails angehängt – sie werden auf der Rechnung generiert und heruntergeladen bzw. über die vorgesehenen Kanäle übermittelt.

Das E-Mail-Protokoll

Unter „E-Mail-Protokoll" (Seitenleiste, Bereich „System") sehen Sie jede versendete Mail mit Empfänger, Betreff, Vorlagentyp, Status (Ausstehend, Versendet, Fehlgeschlagen, Bounce, Übersprungen) und Zeitpunkt. Der Detail-Blick zeigt bei Problemen die konkrete Fehlermeldung oder den Bounce-Grund – ideal für die Frage „ist die Rechnung angekommen?".

E-Mail-Protokoll mit Empfänger, Betreff, Vorlagentyp und Status
Das E-Mail-Protokoll: jeder Versand nachvollziehbar, inklusive Fehlerdetails

Tagesbericht abonnieren

Optional liefert der „Mail-Versand-Tagesbericht" (Einstellungen → Benachrichtigungen, Gruppe „System & Integrationen") jeden Morgen die Versandbilanz des Vortags – inklusive Bounce-Rate und den häufigsten Bounce-Gründen. Bei auffälliger Bounce-Rate steigt die Dringlichkeit der Meldung automatisch.

Nächste Schritte

  • Mail-Texte anpassen – siehe „Rechnungstexte und Sprachen"
  • Wann automatisch versendet wird – siehe „Automatische Rechnungserstellung"