Überblick

Kyvento versendet Ihre Rechnungen als E-Mail mit PDF-Anhang. Dieser Artikel zeigt, was genau versendet wird, wo Sie den Versandweg einstellen und wie Sie nachsehen, ob eine Mail angekommen ist.

Was an der Mail hängt

Eine Rechnungsmail trägt immer das Rechnungs-PDF. Lässt sich das PDF nicht erzeugen, verlässt keine Mail das Haus – eine Rechnungsmail ohne Rechnung soll niemand bekommen.

Ist für den Beleg eine E-Rechnung erzeugt, hängt Kyvento sie mit an. Bei ZUGFeRD ist das ein einziger Anhang – das hybride PDF trägt die XML-Daten bereits in sich. Bei XRechnung sind es zwei: das PDF zum Lesen und die XML-Datei für die Buchhaltung Ihres Kunden. Einzelheiten in E-Rechnung: XRechnung und ZUGFeRD.

Betreff und Text stammen aus den E-Mail-Vorlagen – wann welche greift, steht in Automatische Rechnungserstellung.

Absender und Versandweg

Unter „Einstellungen" → „E-Mail-Versand" legen Sie Absendername und -adresse fest und wählen den Transport: den Standardversand über Kyvento oder Ihren eigenen Mailserver (SMTP). Diese Wahl entscheidet darüber, welche Absenderadresse Ihre Kunden im Postfach sehen – warum das so ist, erklärt Welche Absenderadresse Ihre Kunden sehen.

Auf derselben Seite prüft Kyvento auf Knopfdruck live, ob SPF, DKIM und DMARC für Ihre Domain gesetzt sind. Korrekte Einträge verbessern die Zustellbarkeit erheblich – für den Versand über den eigenen Mailserver sind sie praktisch Voraussetzung.

Eine Vorlage vorab testen

Bevor eine geänderte Vorlage an Kunden geht, verschicken Sie sie über „Test senden" an sich selbst. Sie finden die Vorlagen unter Einstellungen → Gruppe „Kommunikation" → „E-Mail-Vorlagen"; die Gruppe „Vorlagen" enthält dagegen die PDF-Belegvorlagen.

• Verschickt wird genau die Sprachfassung, die Sie gerade geöffnet haben – so prüfen Sie die deutsche und die englische Variante getrennt.
• Der Knopf ist erst aktiv, wenn die Vorlage gespeichert ist. Kyvento legt für einen Test bewusst keine Vorlage im Hintergrund an – sonst stünde in Ihrer Übersicht eine „angepasste" Vorlage, die niemand angepasst hat.
• Als Empfänger sind nur Adressen aus Ihrem eigenen Konto zugelassen. Wird eine Adresse abgelehnt, nennt die Meldung den Grund.

Nachsehen, ob eine Mail angekommen ist

Das „E-Mail-Protokoll" (Seitenleiste, Bereich „System") führt jede versendete Mail mit Empfänger, Betreff, Status und Zeitpunkt. Die Detailansicht zeigt bei Problemen die konkrete Fehlermeldung oder den Bounce-Grund – das ist die Antwort auf die Frage „ist die Rechnung angekommen?".

Steht dort „Gesperrt (unzustellbar)", wurde die Mail gar nicht erst versucht, weil die Adresse als dauerhaft unerreichbar gilt – siehe Unzustellbare E-Mail-Adressen.

Tagesbericht abonnieren

Der „Mail-Versand-Tagesbericht" liefert jeden Morgen die Versandbilanz des Vortags samt Bounce-Rate und den häufigsten Bounce-Gründen; bei auffälliger Bounce-Rate steigt die Dringlichkeit der Meldung automatisch. Er ist standardmäßig ausgeschaltet – abonnieren Sie ihn unter Einstellungen → Benachrichtigungen, wenn Sie regelmäßig Rechnungen versenden.

Nächste Schritte

• Mail-Texte anpassen – siehe Rechnungstexte und Sprachen
• Warum die Kyvento-Adresse im Absender steht – siehe Welche Absenderadresse Ihre Kunden sehen
• Wenn eine Kundenadresse dauerhaft nicht erreichbar ist – siehe Unzustellbare E-Mail-Adressen