Überblick

Jede Mahnung verlässt Kyvento als vollwertiges PDF-Dokument – automatisch erzeugt, revisionssicher archiviert und dem Kunden zugestellt. Dieser Artikel zeigt, wie Sie an die Mahn-PDFs kommen und was in ihnen steckt.

Das Mahn-PDF und sein Versand

Beim Versand einer Mahnstufe erzeugt Kyvento das Mahnschreiben als PDF und hängt es an die Mahn-E-Mail an – zusammen mit der Original-Rechnung als zweitem Anhang, damit der Kunde alles Nötige in einer Nachricht hat. Das Mahn-PDF ist dabei Pflichtbestandteil: Ohne erfolgreich erzeugtes PDF verschickt Kyvento keine Mahnung.

Als Zustellweg ist neben E-Mail auch der Versand per Post vorgesehen – die „Zustellmethode" legen Sie direkt in den Mahnwesen-Einstellungen fest (nicht im allgemeinen Postversand-Bereich).

Ihre Kopie: der BCC-Empfänger

Tragen Sie in den Mahnwesen-Einstellungen einen „BCC-Empfänger" ein (etwa Ihre Buchhaltungs-Adresse): Jede versendete Mahnung landet dann automatisch auch in diesem Postfach – inklusive des Mahn-PDFs. Das ist der empfohlene Weg, um versendete Mahnschreiben griffbereit zu haben, denn einen nachträglichen Einzel-Download versendeter Mahn-PDFs bietet die Oberfläche derzeit nicht. Was wann verschickt wurde, sehen Sie jederzeit in der Mahnhistorie der jeweiligen Mahnungsdetails und im E-Mail-Protokoll.

Vorschau vor dem Ernstfall

Zu jeder Mahnstufe erzeugt die Aktion „Vorschau" (Einstellungen → „Mahnwesen" → Stufe) ein Muster-PDF. So prüfen Sie Layout, Briefkopf und Formulierungen, bevor die erste echte Mahnung das Haus verlässt – besonders nach Änderungen an Texten oder Vorlagen empfehlenswert.

Was im Mahn-PDF steht

• Ihr Briefkopf und die Kundenanschrift – gestaltbar über die Mahn- und Erinnerungsvorlagen.
• Betreff und Mahntext der Stufe, mit gefüllten Platzhaltern (Rechnungsnummer, offener Betrag, Fälligkeit, Gebühr, Zahlungsfrist).
• Der Verweis auf die Nummer der gemahnten Rechnung – die Mahnung selbst trägt bewusst keine eigene Rechnungsnummer, denn sie ist keine Rechnung im Sinne des § 14 UStG und berührt Ihre Nummernkreise nicht.

Revisionssichere Aufbewahrung

Mahn-PDFs unterliegen wie Rechnungen der 10-jährigen Aufbewahrung: Kyvento archiviert jedes versendete Mahnschreiben unveränderlich und schützt es bis zum Fristende vor Löschung – auch bei einer späteren DSGVO-Anonymisierung des Kunden. Details im Artikel „GoBD-konforme Archivierung".

Nächste Schritte

• Texte und Layout der Mahnungen gestalten – siehe „Mahnstufen und -texte anpassen"
• Versand-Nachweise prüfen – siehe „Rechnungsversand per E-Mail"