Überblick

Jede Mahnung verlässt Kyvento als PDF – automatisch erzeugt, archiviert und dem Kunden zugestellt. Dieser Artikel zeigt, wie Sie später wieder an genau dieses Dokument kommen.

Wo das versendete Schreiben liegt

Kyvento archiviert jedes versendete Mahnschreiben und bietet es in der Mahnhistorie zum Download an – sowohl in den „Mahnungsdetails" im Mahnwesen als auch im „Mahnverlauf" auf der Rechnungs-Detailseite. Jeder versendete Eintrag trägt dort die Schaltfläche „Mahnschreiben", die genau das damals verschickte PDF liefert, nicht eine Neuberechnung.

Das ist der Nachweis, auf den es im Streitfall ankommt: Er belegt, welches Schreiben mit welchem Inhalt an welchem Tag herausging. Wann es zugestellt wurde, steht zusätzlich im E-Mail-Protokoll (Seitenleiste, Gruppe „System").

Was beim Versand mitgeht

Die Mahn-E-Mail trägt das Mahn-PDF immer im Anhang – ohne erfolgreich erzeugtes PDF verschickt Kyvento keine Mahnung. Die Original-Rechnung kommt als zweiter Anhang dazu, damit der Kunde alles Nötige in einer Nachricht hat; lässt sich ihr PDF ausnahmsweise nicht erzeugen, geht die Mahnung trotzdem raus.

Neben E-Mail ist auch der Versand per Post vorgesehen. Den Weg legen Sie in den Mahnwesen-Einstellungen über die „Zustellmethode" fest – nicht im allgemeinen Postversand-Bereich. Dort tragen Sie auf Wunsch auch einen „BCC-Empfänger" ein, etwa Ihre Buchhaltung, die dann jede Mahnung samt PDF im Posteingang mitliest.

Vorschau vor dem Ernstfall

Bevor die erste echte Mahnung herausgeht, erzeugen Sie je Stufe ein Muster-PDF und prüfen Layout und Formulierungen – siehe Mahnstufen und -texte anpassen.

Aufbewahrung

Auch Mahn-PDFs unterliegen den gesetzlichen Aufbewahrungspflichten. Kyvento speichert sie wie Rechnungen unveränderlich und schützt sie bis zum Ende der Aufbewahrungsfrist vor Löschung – auch bei einer späteren DSGVO-Anonymisierung des Kunden. Details im Artikel GoBD-konforme Archivierung.

Die Mahnung selbst trägt keine eigene Rechnungsnummer: Sie ist keine Rechnung im Sinne des § 14 UStG und berührt Ihre Nummernkreise nicht. Verwiesen wird auf die Nummer der gemahnten Rechnung.

Nächste Schritte

• Texte und Layout der Mahnungen gestalten – siehe Mahnstufen und -texte anpassen
• Versand-Nachweise prüfen – siehe Rechnungsversand per E-Mail