Überblick

Mahngebühren entschädigen den Aufwand des Forderungsmanagements. In Kyvento legen Sie je Mahnstufe einen festen Gebührenbetrag fest – die Verbuchung übernimmt das System und hält dabei die GoBD ein. Dieser Artikel erklärt Konfiguration und Mechanik.

Gebühr je Stufe festlegen

In jeder Mahnstufe (Einstellungen → „Mahnwesen" → Stufe aufklappen) steht das Feld „Mahngebühr". Standardmäßig ist auf jeder Stufe 0,00 € hinterlegt – Kyvento erhebt also von sich aus keine Mahngebühren. Ob und in welcher Höhe Sie Gebühren verlangen, entscheiden Sie bewusst selbst, indem Sie je Stufe einen Betrag eintragen. Es handelt sich immer um Festbeträge – eine prozentuale Gebühr oder automatische Verzugszinsen berechnet Kyvento nicht.

Wie die Gebühr verbucht wird

Kyvento verändert für die Gebühr niemals die Original-Rechnung – die ist nach der Finalisierung unveränderlich (GoBD). Stattdessen entsteht mit der Eskalation eine eigene Gebühren-Forderung, die zur Rechnung gehört:

• Die Gebühr ist umsatzsteuerfrei (Schadensersatz-Charakter, kein Leistungsentgelt).
• Im Mahnwesen-Dashboard zeigt die Spalte „Mahngebühren" die aufgelaufene Summe je Vorgang; im Mahnschreiben nennt der Platzhalter {dunning_fee} die aktuelle Gebühr.
• Bei Zahlungseingängen verrechnet Kyvento nach der gesetzlichen Tilgungsreihenfolge (§ 367 BGB) – älteste Gebühr zuerst, dann die Hauptforderung.

Zusammenspiel mit dem Zahlungs-Wiedereinzug

Hat eine Stufe die Option „Zahlung erneut versuchen" aktiv, versucht Kyvento zunächst den automatischen Einzug des offenen Betrags. Die Mahngebühr entsteht dann nur, wenn der Einzug fehlschlägt – ein erfolgreicher Wiedereinzug erspart dem Kunden Mahnung und Gebühr komplett.

Rechtlicher Rahmen (Kurzfassung)

• Mahngebühren müssen den tatsächlichen Aufwand widerspiegeln – überhöhte Pauschalen sind gegenüber Verbrauchern unwirksam. Genau deshalb sind sie in Kyvento standardmäßig deaktiviert (0 €): Ob Sie Gebühren erheben und in welcher – angemessenen – Höhe, ist Ihre bewusste Entscheidung, nicht ein voreingestellter Automatismus.
• Verzugszinsen (§ 288 BGB) und die B2B-Verzugspauschale von 40 € können Sie zusätzlich geltend machen – das übernimmt Kyvento nicht automatisch; erfassen Sie solche Posten bei Bedarf als separate manuelle Rechnung und stimmen Sie das Vorgehen mit Ihrer Rechtsberatung ab.

Gut zu wissen

• Tilgt eine Zahlung oder Kundenguthaben nur die Hauptforderung, bleibt eine noch offene Mahngebühr als eigener offener Posten bestehen – der Vorgang gilt erst als abgeschlossen, wenn auch die Gebühr beglichen ist. Der Mahnlauf eskaliert dann aber nicht weiter, denn gemahnt wird nur, solange die Hauptforderung offen ist.
• Gebühren erscheinen nie auf der Original-Rechnung, sondern nur im Mahnschreiben und im Mahnwesen-Dashboard – Ihre Rechnungs-Belegkette bleibt unangetastet.

Nächste Schritte

• Fristen der Stufen abstimmen – siehe „Mahnfristen festlegen"
• Was bei Zahlungseingang passiert – siehe „Zahlungseingänge automatisch zuordnen"