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Mahnwesen

Mahngebühren berechnen

Überblick

Mahngebühren entschädigen den Aufwand des Forderungsmanagements. In Kyvento sind sie ab Werk auf 0 € gesetzt, also faktisch aus – ob und in welcher Höhe Sie welche erheben, ist Ihre bewusste Entscheidung. Dieser Artikel erklärt, wo Sie sie setzen und was danach mit ihnen geschieht.

Gebühr je Stufe festlegen

In jeder Mahnstufe (Einstellungen → „Mahnwesen" → Stufe aufklappen) steht das Feld „Mahngebühr". Es nimmt einen Festbetrag auf; prozentuale Gebühren und Verzugszinsen berechnet Kyvento nicht.

Rechnen Sie in mehreren Währungen, gilt der Betrag im Feld nur für Ihre Kontowährung. Für Belege in einer anderen Währung wird eine Gebühr nur dann erhoben, wenn Sie dort einen eigenen Betrag hinterlegt haben – sonst geht die Mahnung ohne Gebühr hinaus. Die Eingabe dafür sitzt unter demselben Feld.

Wie die Gebühr verbucht wird

Die Original-Rechnung bleibt unangetastet – sie ist nach der Finalisierung unveränderlich (GoBD). Stattdessen entsteht mit der Eskalation eine eigene Gebühren-Forderung, die zur Rechnung gehört:

  • Die Gebühr ist umsatzsteuerfrei – sie hat Schadensersatz-Charakter und ist kein Leistungsentgelt. Nennen Sie sie in Ihren Texten und Vorlagen deshalb auch „Mahngebühr": Bezeichnungen wie „Servicegebühr" oder „Bearbeitungsentgelt" können als Leistungsentgelt gelten und die Gebühr umsatzsteuerpflichtig machen.
  • Im Mahnschreiben nennt der Platzhalter für die Mahngebühr die Summe aller bis dahin aufgelaufenen Gebühren dieser Rechnung – nicht nur die der aktuellen Stufe.
  • Bei Zahlungseingängen verrechnet Kyvento nach der gesetzlichen Tilgungsreihenfolge (§ 367 BGB): älteste Gebühr zuerst, dann die Hauptforderung.

Was das für Ihre Buchhaltung bedeutet

Sobald eine Gebühr über 0 € steht, wandert sie mit ihrer Festsetzung in Ihren Buchungsstapel – nicht erst, wenn der Kunde zahlt. Das setzt voraus, dass zu diesem Zeitpunkt bereits Verzug besteht, der Betrag begründet und der Anspruch hinreichend sicher ist. Mahnstufe und Versand allein gewährleisten das nicht; stimmen Sie Texte, Fristen und Höhe mit Ihrer Steuerberatung ab.

Dafür brauchen Sie ein eigenes Ertragskonto für Mahngebühren – ohne dieses Konto enthält der DATEV-Export gar keine Mahngebühren. Verzichten Sie später auf eine offene Gebühr, braucht es zusätzlich ein Konto für den Forderungsverzicht: Fehlt es, bricht der DATEV-Export ab, sobald ein solcher Verzicht im Zeitraum liegt. Beide Konten pflegen Sie unter Buchhaltungskonten zuordnen (SKR03/SKR04).

Zusammenspiel mit dem Zahlungs-Wiedereinzug

Hat eine Stufe „Zahlung erneut versuchen" aktiv, versucht Kyvento zuerst den automatischen Einzug. Die Mahngebühr entsteht dann nur, wenn der Einzug fehlschlägt – ein erfolgreicher Wiedereinzug erspart dem Kunden Mahnung und Gebühr komplett.

Rechtlicher Rahmen (Kurzfassung)

  • Die Gebühr darf den tatsächlichen Verzugsschaden nicht übersteigen – im Kern Porto und Material. Überhöhte Pauschalen sind gegenüber Verbrauchern nicht durchsetzbar.
  • Eine Gebühr auf der ersten Mahnung ist nur durchsetzbar, wenn der Verzug bereits eingetreten war. Prüfen Sie das, bevor Sie auf Stufe 1 einen Betrag eintragen.
  • Verzugszinsen (§ 288 BGB) und die B2B-Verzugspauschale machen Sie selbst geltend – erfassen Sie solche Posten bei Bedarf als separate Rechnung.

Gut zu wissen

Eine Zahlung kann die Hauptforderung nie an einer offenen Gebühr vorbei tilgen. Kundenguthaben verhält sich anders: Es tilgt nur die Rechnung selbst. Bleibt dabei eine Mahngebühr offen, besteht sie als eigener Posten weiter, und die Rechnung gilt erst als bezahlt, wenn auch die Gebühr beglichen ist. Der Mahnlauf eskaliert dann aber nicht weiter – gemahnt wird nur, solange die Hauptforderung offen ist.

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