Überblick

Bucht ein Kunde eine bereits bezahlte Rechnung zurück – per SEPA-Rücklastschrift oder als Karten-Chargeback –, erfährt Kyvento das normalerweise automatisch über Ihren Zahlungsanbieter. Es gibt aber einen Fall, in dem diese Meldung ausbleibt: Unzer teilt Rücklastschriften im Livebetrieb über das Händlerportal und per E-Mail mit, also direkt an Sie und nicht an Kyvento. Solange Sie die Rückbuchung dann nicht nachtragen, gilt die Rechnung weiter als bezahlt, das Abonnement läuft weiter und das Mahnwesen bleibt stumm. Dieser Artikel zeigt, wie Sie eine solche Rücklastschrift von Hand buchen.

Wann Sie diesen Weg brauchen

Nur dann, wenn Ihnen Ihr Zahlungsanbieter eine Rückbuchung gemeldet hat, die in Kyvento nicht angekommen ist. Der typische Fall:

• Sie erhalten eine E-Mail von Unzer oder sehen im Unzer-Händlerportal eine Rücklastschrift.
• Sie öffnen die zugehörige Zahlung in Kyvento – sie steht dort weiterhin auf „Erfolgreich", die Rechnung auf „Bezahlt".

Bei Stripe und PayPal läuft die Meldung in aller Regel automatisch über einen Webhook. Prüfen Sie deshalb immer zuerst, ob die Zahlung nicht doch schon als strittig verbucht ist – dann ist nichts zu tun.

Bevor Sie beginnen

• Berechtigung: Sie brauchen Schreibrechte auf Rechnungen (Account-Inhaber, Administrator, Vollzugriff oder Buchhalter).
• Beleg: Halten Sie die Meldung Ihres Zahlungsanbieters bereit – buchen Sie nichts „auf Verdacht".
• Betrag: Kyvento bucht immer den vollen Zahlungsbetrag mit dem aktuellen Datum zurück. Eine Teil-Rückbuchung lässt sich hier nicht abbilden.

Schritt für Schritt

1. Öffnen Sie Zahlungen und klicken Sie die betroffene Zahlung an. Alternativ finden Sie sie auf der Rechnungs-Detailseite im Abschnitt „Zahlungen".
2. Scrollen Sie im Detailbereich zum Abschnitt „Rücklastschrift". Er erscheint nur bei einer erfolgreichen Zahlung, für die noch keine Rückbuchung gebucht ist.
3. Klicken Sie auf „Rücklastschrift buchen".
4. Lesen Sie die Rückfrage und bestätigen Sie sie. Kyvento nennt Ihnen dort noch einmal den Betrag und was die Buchung auslöst.

Was Kyvento daraufhin tut

Die manuelle Buchung hat exakt dieselbe Wirkung wie die automatische Verarbeitung einer Rückbuchung – es ist derselbe Vorgang, nur von Hand angestoßen:

• Die Zahlung wechselt auf „Strittig".
• Die zugehörige Rechnung wird wieder geöffnet und steht erneut als offene Forderung in Ihrer Übersicht.
• Ein laufendes Abonnement dieses Kunden wird gesperrt, bis der Vorgang geklärt ist.
• Bei einer SEPA-Rücklastschrift greift zusätzlich die Mahnkette für die wieder offene Rechnung.

Ihr eigener Kyvento-Vertrag ist davon nicht betroffen. Die Rückbuchung eines Ihrer Kunden sagt nichts darüber aus, ob Sie Ihr Kyvento-Abo bezahlen – Ihr Zugang bleibt uneingeschränkt bestehen.

Was passiert, wenn die Meldung doch noch eintrifft?

Nichts Doppeltes. Meldet Ihr Zahlungsanbieter denselben Vorgang später doch noch per Webhook, erkennt Kyvento ihn als bereits gebucht wieder. Es entsteht kein zweiter Eintrag, und die Rechnung wird kein zweites Mal geöffnet. Dasselbe gilt, wenn Sie den Knopf versehentlich zweimal drücken.

Wenn der Knopf nicht erscheint

• Die Zahlung war nie erfolgreich (offen, fehlgeschlagen oder abgebrochen) – dann gibt es nichts zurückzubuchen.
• Es ist bereits eine Rückbuchung gebucht – die Zahlung steht dann schon auf „Strittig".
• Ihnen fehlt das Schreibrecht auf Rechnungen – wenden Sie sich an den Account-Inhaber.

Und wenn sich der Vorgang zu Ihren Gunsten klärt?

Gewinnen Sie den Fall beim Zahlungsanbieter, wird die Rückbuchung dort aufgelöst und die Zahlung in Kyvento wieder als erfolgreich geführt; das gesperrte Abonnement lebt wieder auf. Kommt diese Meldung nicht automatisch an, wenden Sie sich an unseren Support – wir korrigieren den Vorgang gemeinsam mit Ihnen.

Nächste Schritte

• Prüfen Sie, ob die Webhooks Ihres Anbieters vollständig eingerichtet sind – siehe „Kreditkartenzahlungen akzeptieren" und „SEPA-Lastschrift einrichten"
• Verstehen Sie, wie die wieder geöffnete Rechnung weiterläuft – siehe „Automatisches Mahnwesen aktivieren"