Überblick

Seit 2025 ist die E-Rechnung im deutschen B2B-Geschäft schrittweise Pflicht. Kyvento erzeugt E-Rechnungen nach der europäischen Norm EN 16931. Dieser Artikel erklärt, was ohne Ihr Zutun schon passiert, was Sie einstellen müssen und wie Sie eine einzelne E-Rechnung erzeugen.

Die Formate in einem Satz

• ZUGFeRD – ein normal lesbares PDF, in das die Rechnungsdaten als XML eingebettet sind. Menschen lesen das PDF, Software liest das XML. Der Normalfall im Geschäftsverkehr.
• XRechnung – eine reine XML-Datei, verlangt vor allem von öffentlichen Auftraggebern. Hier gelten strengere Pflichtangaben.
• Factur-X – das französische Pendant zu ZUGFeRD, technisch eng verwandt.

Was automatisch schon geschieht

Jedes PDF einer finalisierten Rechnung – auch Storno- und Korrekturbelege – trägt die EN-16931-Daten bereits eingebettet. Ihr normaler Rechnungsversand liefert damit schon ein ZUGFeRD-Dokument, ohne dass Sie etwas aktivieren. Fehlen Pflichtangaben für die Einbettung, geht das PDF ohne XML-Anteil hinaus – der Beleg selbst bleibt so in jedem Fall verfügbar.

Einstellungen für die automatische Erzeugung

Unter Einstellungen → Account, Abschnitt „E-Rechnung", schalten Sie die automatische Erzeugung nach jeder Finalisierung ein und wählen das „Standard-Format". Ohne Formatwahl bleibt der automatische Versand aus.

Zwei Punkte, die regelmäßig überraschen:

• Die E-Rechnung geht nur an Geschäftskunden. Privatkunden erhalten weiterhin das klassische PDF – gesetzlich verpflichtend ist die E-Rechnung nur im B2B-Verkehr. Wollen Sie sie trotzdem auch für Privatkunden erzeugen, gibt es dafür einen eigenen Schalter.
• Maßgeblich ist der Kundentyp im Kundenstamm, nicht ob eine USt-ID hinterlegt ist.

Im selben Abschnitt stehen die Absenderangaben, die eine XRechnung zusätzlich verlangt: Ihre elektronische Adresse samt Schema sowie Ansprechpartner, Telefon und Kontakt-E-Mail. Für ZUGFeRD sind sie nicht zwingend.

Die Bereitschaftsprüfung nutzen

Ist die E-Rechnung aktiviert, prüft Kyvento im selben Abschnitt laufend, ob Ihre Stammdaten für konforme Belege ausreichen, und listet jedes fehlende Feld einzeln auf – bevor die erste Rechnung entsteht. Geprüft wird Ihre Verkäufer-Identität: Firmenname, Anschrift und mindestens eine Steuernummer; bei XRechnung als Standard-Format kommen die oben genannten Kontaktangaben hinzu.

Die Prüfung greift auf denselben Regelsatz zu wie die Erzeugung: Was hier als vollständig gilt, wird beim Erzeugen nicht abgewiesen. Nicht geprüft wird, was am einzelnen Kunden hängt – dazu der nächste Abschnitt.

Angaben am Kunden

Für Rechnungen an öffentliche Auftraggeber hinterlegen Sie beim Kunden die Leitweg-ID; Kyvento prüft das Format. Die Kennung bekommen Sie von Ihrem Kunden, nicht von einer Behörde – fehlt sie oder stimmt die Prüfziffer nicht, weist dessen Rechnungsportal den Beleg ab. Daneben steht die elektronische Adresse des Empfängers samt Schema: Sie ist nicht zwingend die Adresse, an die Sie das PDF mailen – größere Empfänger betreiben ein eigenes Rechnungseingangs-Postfach.

Eine einzelne E-Rechnung erzeugen

Auf der Rechnungs-Detailseite öffnet der Knopf „E-Rechnung" einen Dialog zur Formatwahl. Kyvento erzeugt daraus eine dauerhaft gespeicherte, mit Prüfsumme gesicherte Datei; danach erscheint „E-Rechnung herunterladen". Einen XML-Download ohne vorheriges Erzeugen gibt es nicht.

Gut zu wissen

• Beim E-Mail-Versand hängt Kyvento das Rechnungs-PDF an. Die separate E-Rechnungsdatei wird nicht mitgeschickt – sie ist für den manuellen Weg gedacht, etwa zum Einlesen in die Buchhaltungssoftware eines Kunden.
• Erzeugte E-Rechnungsdateien werden mit Prüfsumme gesichert und revisionssicher aufbewahrt – siehe GoBD-konforme Archivierung.
• Eine E-Rechnung lässt sich nach der Anonymisierung eines Kunden nicht mehr erzeugen. Steht sie für einen Beleg noch aus, holen Sie das vorher nach – danach ist es dauerhaft ausgeschlossen.

Nächste Schritte

• Versandwege und Anhänge im Detail – siehe Rechnungsversand per E-Mail
• Firmendaten und USt-ID vollständig pflegen – siehe Unternehmensdaten und Steuerinformationen pflegen