Überblick

Rechnungsnummern müssen fortlaufend und einmalig sein (§ 14 UStG) – Lücken werfen bei Betriebsprüfungen unangenehme Fragen auf. Kyvento vergibt Nummern deshalb automatisch über konfigurierbare Nummernkreise und stellt die Lückenlosigkeit technisch sicher. Dieser Artikel zeigt die Einstellungen und erklärt die Mechanik.

Nummernkreise konfigurieren

Unter Einstellungen → „Nummernkreise" sehen Sie alle Belegarten mit ihrem Format, der nächsten Nummer und dem jährlichen Reset. Jede Belegart hat ihren eigenen Kreis – unter anderem:

• Rechnung: Standardformat RE-2026-00001 (Jahr + fünfstelliger Zähler, jährlicher Reset)
• Storno: eigener Kreis mit Präfix ST-
• Kunde und Produkt: fortlaufend ohne Jahr (K-00001, P-00001)
• Angebot und Auftragsbestätigung: AG- bzw. AB- mit Jahr

Format, nächste Nummer und der jährliche Reset lassen sich je Kreis anpassen – am besten einmalig vor dem Start, damit die Serie konsistent bleibt. Ein Zurückdrehen der nächsten Nummer verhindert Kyvento, denn bereits vergebene Nummern dürfen nie erneut entstehen.

Wie Kyvento Lückenlosigkeit garantiert

• Nummer erst bei Finalisierung: Entwürfe tragen keine Rechnungsnummer. Erst mit der Finalisierung zieht Kyvento die nächste Nummer – ein verworfener Entwurf hinterlässt daher keine Lücke.
• Vergabe in der Transaktion: Die Nummer wird exklusiv innerhalb des Finalisierungs-Vorgangs vergeben. Schlägt der Vorgang fehl, wird auch der Zähler zurückgerollt – die Nummer geht nicht verloren.
• Kollisionsschutz: Auch wenn mehrere Rechnungen gleichzeitig finalisiert werden (etwa im nächtlichen Abrechnungslauf), entstehen weder Duplikate noch Sprünge.
• Chronologie: Das Jahr in der Nummer richtet sich nach dem Belegdatum der Rechnung – die Serie bleibt auch um den Jahreswechsel konsistent.

Stornos und Mahnungen

Ein Storno verändert nie die Nummer des Originals: Der Stornobeleg erhält seine eigene Nummer aus dem Storno-Kreis, das Original bleibt unverändert bestehen. Mahnschreiben und Zahlungserinnerungen erhalten bewusst keine Rechnungsnummer – sie sind keine Rechnungen im Sinne des § 14 UStG.

Gut zu wissen

• Nummernkreise gelten je Kyvento-Account – betreiben Sie mehrere Accounts, führt jeder seine eigene Serie.
• Beim jährlichen Reset beginnt der Zähler im neuen Jahr wieder bei 1; durch das Jahr im Format bleiben die Nummern trotzdem eindeutig.
• Die Lückenlosigkeit je Jahr wird systemseitig geprüft – zusammen mit den Prüfsummen aus „GoBD-konforme Archivierung" ist die Belegkette damit revisionssicher.

Nächste Schritte

• Was bei der Finalisierung sonst noch passiert – siehe „Automatische Rechnungserstellung"
• Unveränderlichkeit und Aufbewahrung – siehe „GoBD-konforme Archivierung"