Überblick

Abgelaufene Karte, gesperrtes Konto, Zahlung abgelehnt – fehlgeschlagene Einzüge gehören zum Abo-Alltag. Die wichtigste Auskunft vorweg, weil sie einer verbreiteten Erwartung widerspricht: Nach einer abgelehnten Zahlung versucht Kyvento den Einzug nicht von selbst erneut. Die Rechnung bleibt offen, und das Mahnwesen übernimmt.

Was direkt nach einem abgelehnten Einzug passiert

Bei einer Abo-Verlängerung erstellt Kyvento die Rechnung und zieht sie über die hinterlegte Zahlungsmethode des Kunden ein. Lehnt der Zahlungsanbieter ab – Karte abgelehnt, keine Deckung, Anbieter nicht erreichbar –, gilt:

• Die Rechnung bleibt offen und wird nach Ablauf des Zahlungsziels vom täglichen Prüflauf als überfällig markiert. Das Abo läuft zunächst weiter.
• Ihr Team erhält die Benachrichtigung „Zahlung fehlgeschlagen".
• Es folgen keine automatischen Wiederholungen nach Stunden oder Tagen. Der nächste Einzugsversuch kommt aus dem Mahnwesen – oder vom Kunden selbst über das Kundenportal.
• Ist beim Kunden keine Zahlungsmethode hinterlegt, findet gar kein Einzug statt; die Rechnung ist von Anfang an offen.

Der eine Ort für einen erneuten Einzug: die Mahnstufe

Unter „Einstellungen" → „Mahnwesen" trägt jede Mahnstufe den Schalter „Zahlung erneut versuchen". Ist er gesetzt, belastet Kyvento beim Erreichen dieser Stufe zuerst noch einmal die Zahlungsmethode – und verschickt die Mahnung nur, wenn das misslingt.

In der Voreinstellung ist der Schalter auf der ersten Mahnstufe nach der Zahlungserinnerung aktiv, also rund zwei Wochen nach Fälligkeit. Wer früher einziehen möchte, aktiviert ihn schon auf der Zahlungserinnerung.

Drei Ausgänge sind möglich:

• Einzug gelingt – die Rechnung ist bezahlt, es geht keine Mahnung raus und es fällt keine Gebühr an. Der Kunde merkt vom Mahnlauf nichts.
• Einzug scheitert – Kyvento berechnet die Gebühr der Stufe, versendet die Mahnung und sperrt das Abo, falls die Stufe das vorsieht.
• Anbieter nicht erreichbar – das zählt nicht als Fehlversuch. Kyvento versucht es beim nächsten Mahnlauf erneut, ohne Gebühr, Mahnung oder Sperre.

Die Abo-Sperre wegen ausbleibender Zahlung ist damit eine Entscheidung Ihrer Mahnleiter und nicht die Folge technischer Wiederholungsversuche – Einzelheiten in Mahnstufen und -texte anpassen.

Wenn schon die allererste Zahlung scheitert

Bei einem neu gebuchten Abo behandelt Kyvento den ersten Einzug gesondert. Bis die Erstzahlung bestätigt ist, steht das Abo auf „Zahlung ausstehend": Es ist angelegt und in der Liste sichtbar, aber es läuft noch nicht – kein Zugang, keine Folgeabrechnung, keine Webhooks.

Scheitert die Erstzahlung endgültig, wechselt der Status auf „Nicht aktiviert" und bleibt dort. Das unterscheidet sich bewusst von einem regulär abgelaufenen Abo: Sie sehen auf einen Blick, dass dieser Vertrag nie zustande kam. Ein neuer Anlauf ist eine neue Buchung.

Der Sinn dahinter: Niemand soll eine Leistung beziehen, für die noch nie Geld geflossen ist. Bei Kartenzahlungen mit 3-D Secure ist „Zahlung ausstehend" übrigens der Normalzustand für ein paar Sekunden – zwischen Bestellung und Bestätigung.

Sonderfall Rücklastschrift und Chargeback

Kommt Geld zurück – SEPA-Rücklastschrift oder Karten-Chargeback –, setzt Kyvento die Rechnung automatisch wieder auf überfällig, legt die Fälligkeit auf den Tag der Rückbuchung und startet eine eigene Mahnleiter für Rücklastschriften. Ihre Texte benennen die Rückgabe der Lastschrift, statt an eine Zahlung zu erinnern. Sie finden die Stufen unter „Einstellungen" → „Mahnwesen" → „Mahnstufen", wenn Sie im Feld „Mahntyp" auf „Chargeback" umschalten.

Zwei Voreinstellungen dieser Leiter sollten Sie kennen, weil sie von der normalen Mahnleiter abweichen:

• Es ist keine Gebühr hinterlegt. Eine Rücklastschriftgebühr tragen Sie selbst je Stufe ein.
• „Zahlung erneut versuchen" ist ausgeschaltet – ein erneuter Einzug gegen ein Konto, das gerade zurückgebucht hat, erzeugt meist nur die nächste Rücklastschrift samt Bankgebühren.

Meldet Ihr Zahlungsanbieter eine Rückbuchung nicht automatisch, tragen Sie sie von Hand nach – siehe Rücklastschrift manuell buchen.

Abzugrenzen: technische Fehler bei der Verlängerung

Etwas anderes ist der Fall, dass die Verlängerung selbst technisch scheitert – die Rechnung also gar nicht erst entsteht, etwa wegen eines Infrastrukturfehlers oder eines fehlenden Wechselkurses. Nur dann wiederholt Kyvento den Vorgang automatisch mit wachsenden Abständen über einige Tage und sperrt das Abo, wenn auch der letzte Versuch erfolglos bleibt.

Eine abgelehnte Zahlung erreicht diesen Weg nie – die Rechnung ist dann ja bereits erstellt. Wer beides verwechselt, sucht nach Wiederholungsversuchen, die es an dieser Stelle nicht gibt.

Was Sie tun können

• Abonnieren Sie die Benachrichtigungen „Zahlung fehlgeschlagen" und „Chargeback" – so erfahren Sie sofort von Ablehnungen und Rückbuchungen.
• Legen Sie bewusst fest, auf welcher Mahnstufe erneut eingezogen werden soll.
• Der bequemste Ausweg aus einer abgelehnten Zahlung ist der Kunde selbst: Schicken Sie ihm den Link zum Kundenportal, dort tauscht er seine Zahlungsmethode aus.

Nächste Schritte

• Mahnstufen konfigurieren – siehe Mahnstufen und -texte anpassen
• Rücklastschrift-Gebühren regeln – siehe Mahngebühren berechnen