Überblick

Vom Begrüßungstext bis zum Reverse-Charge-Vermerk: Kyvento trennt sauber zwischen Texten, die Sie frei gestalten, und gesetzlichen Pflichthinweisen, die es selbst setzt – und liefert beides in der Sprache des Kunden.

Freie Texte auf dem Beleg

Eigene Texte – eine persönliche Einleitung, ein Abbinder unter dem Summenblock, ein Hinweis auf Skonto – platzieren Sie als Text-Elemente im Vorlagen-Editor. Dort bestimmen Sie auch, wo sie stehen und unter welchen Bedingungen sie erscheinen; siehe Rechnungsdesign anpassen.

Zusätzlich kennt jede Vorlage sechs feste Textbausteine – Kopf-, Fuß-, Schluss- und Zahlungshinweis-Text sowie eigene Formulierungen für Reverse-Charge und Kleinunternehmerregelung. Diese sechs sind derzeit nur über die REST-API der Vorlagen setzbar, nicht im Editor. Wer sie nutzen möchte, findet den Einstieg in API-Dokumentation und Beispiele; für alle anderen ist der Editor der richtige Weg.

Gesetzliche Pflichthinweise setzt Kyvento selbst

Steuerliche Pflichtvermerke – Reverse-Charge, innergemeinschaftliche Lieferung, Kleinunternehmerregelung, Ausfuhr, OSS – wählt Kyvento automatisch passend zum Steuerfall der Rechnung aus. Sie müssen dafür nichts einstellen; welcher Vermerk wann greift, erklärt Umsatzsteuer korrekt abrechnen.

Beim Finalisieren wird der Text unveränderlich in die Rechnung eingefroren. Spätere Textänderungen wirken deshalb nur auf neue Belege – eine bereits ausgestellte Rechnung ändert ihren Vermerk nie mehr.

Die Sprache des Kunden

Maßgeblich ist das Feld „Sprache" im Kundenprofil – Deutsch oder Englisch, ersatzweise die Sprache Ihres Accounts. Daran hängen Belegsprache und Pflichthinweise gleichermaßen.

Ein Unterschied ist wichtig, weil er leicht zu einem englischen Beleg für einen deutschen Kunden führt:

• Bei automatisch erzeugten Rechnungen wählt Kyvento die Standardvorlage der Kundensprache.
• Im manuellen Rechnungsformular ist zunächst die Standardvorlage Ihrer Account-Sprache vorbelegt. Passt sie nicht zur Sprache des Kunden, warnt das Formular – nehmen Sie diesen Hinweis ernst und wechseln Sie die Vorlage.

Die Rechnungs-E-Mail

Betreff und Text der Versand-Mails sind etwas anderes als der Beleg selbst: Sie gestalten sie unter „Einstellungen" → „E-Mail-Vorlagen", getrennt für den automatischen und den manuellen Versand – siehe Automatische Rechnungserstellung.

Nächste Schritte

• Layout und Logo – siehe Rechnungsdesign anpassen
• Steuerfälle im Detail – siehe Umsatzsteuer korrekt abrechnen