Überblick

Vom Begrüßungstext bis zum Reverse-Charge-Vermerk: Kyvento trennt sauber zwischen frei gestaltbaren Textbausteinen und gesetzlichen Pflichthinweisen – und liefert beides automatisch in der Sprache des Kunden.

Freie Textbausteine je Vorlage

In jeder Rechnungsvorlage („Einstellungen" → „Vorlagen" → „Rechnungen") pflegen Sie sechs Textfelder:

• Kopftext – z. B. eine persönliche Einleitung über der Positionstabelle
• Fußtext – Abbinder unter dem Summenblock
• Zahlungshinweis – etwa Skonto- oder Überweisungsdetails
• Schlusstext – Grußformel
• Reverse-Charge-Text und Kleinunternehmer-Text – eigene Formulierungen für diese Sonderfälle, falls Sie vom Standard abweichen möchten

Gesetzliche Pflichthinweise

Steuerliche Pflichtvermerke – Reverse-Charge (§ 13b), innergemeinschaftliche Lieferung (§ 6a), Kleinunternehmerregelung (§ 19), Ausfuhr, OSS – setzt Kyvento automatisch passend zum Steuerfall der Rechnung. Die Standardtexte können Sie account-weit durch eigene Formulierungen ersetzen; beim Finalisieren wird der Text unveränderlich in die Rechnung eingefroren – spätere Textänderungen wirken nur auf neue Belege.

Sprache des Kunden

Maßgeblich ist das Feld „Sprache" im Kundenprofil (Deutsch oder Englisch, Rückfall auf die Account-Sprache):

• Kyvento wählt automatisch die Standard-Vorlage der Kundensprache – ein englischer Kunde erhält „Invoice" mit englischen Feldbezeichnungen.
• Wählen Sie bei einer manuellen Rechnung eine Vorlage in anderer Sprache, warnt das Formular vor dem Sprach-Mismatch.
• Auch die Pflichthinweise werden in der Kundensprache eingefroren.

Die Rechnungs-E-Mail

Betreff und Inhalt der Versand-Mails gestalten Sie unter „Einstellungen" → „E-Mail-Vorlagen" (Gruppe „Rechnungen") – getrennt für den automatischen Versand („Rechnungsversand") und den manuellen Versand von der Detailseite. Platzhalter für Kunde, Rechnung und Ihre Firma stehen bereit.

Nächste Schritte

• Layout und Logo – siehe „Rechnungsdesign anpassen"
• Steuerfälle im Detail – siehe „Umsatzsteuer korrekt abrechnen"