Überblick

Wann genau entsteht eine Rechnung, wann ist sie fällig, und wann gilt sie als überfällig? Dieser Artikel erklärt die Zeitachse der Abrechnung – vom Abo-Stichtag bis zur Überfälligkeit – und zeigt am Rechenbeispiel, wie sich ein fester Stichtag auf die erste Rechnung auswirkt und was nach einem Tarifwechsel oder einer Pause mit ihm passiert.

Wann Rechnungen entstehen

Jedes Abo hat einen nächsten Abrechnungsstichtag (sichtbar auf der Abo-Detailseite unter „Nächste Abrechnung"). Ein stündlicher Abrechnungslauf arbeitet die fälligen Stichtage ab und erstellt automatisch die nächste Rechnung – inklusive offener Verbräuche und laufender Rabatte. Der Lauf prüft dabei nicht den gesamten Bestand, sondern die für diesen Zeitpunkt vorgemerkten Abrechnungen; ein fälliger Stichtag wird also innerhalb der folgenden Stunde verarbeitet, nicht exakt zur Minute.

Den Rhythmus bestimmt das Produkt über „Abrechnungsintervall" und „Intervall-Anzahl" – die Lage des Stichtags bestimmt der Abrechnungsanker.

Der Abrechnungsanker: fester Stichtag statt Buchungsdatum

Im Produkt legen Sie unter „Abrechnungsanker" fest, an welchem Tag jede Abrechnungsperiode beginnt:

• „Ab Abo-Start" (Vorgabe) – der Stichtag folgt dem Buchungsdatum: Buchung am 12. bedeutet Abrechnung jeweils am 12.
• „Monatsanfang" – jede Periode beginnt am 1. des Monats.
• „Jahresanfang" – jede Periode beginnt am 1. Januar.
• „Fester Kalendertag" – jede Periode beginnt an dem Tag, den Sie im Feld „Abrechnungstag" (1 bis 31) eintragen. So legen Sie alle Kunden eines Produkts zum Beispiel auf den 15. Ein Tag, den ein Monat nicht hat, fällt auf den letzten Tag dieses Monats: Der 31. wird im Februar zum 28. (oder 29.), im April zum 30. – die Periode rutscht nicht in den Folgemonat, und in den Monaten danach ist es wieder der 31.

Wählbar sind nur Anker, die zum Abrechnungsintervall passen: „Monatsanfang" und „Fester Kalendertag" ab monatlicher Abrechnung aufwärts, „Jahresanfang" erst ab jährlicher. Bei täglicher oder wöchentlicher Abrechnung bleibt es bei „Ab Abo-Start". Maßgeblich ist die Einheit des Intervalls, nicht die Intervall-Anzahl – „täglich" mit Anzahl 30 bleibt ein Tagesintervall. Unpassende Kombinationen blendet die Produkt-Maske aus; wechseln Sie das Intervall, springt ein nicht mehr passender Anker auf „Ab Abo-Start" zurück. Über die API werden unpassende Kombinationen abgelehnt.

Für ein einzelnes Abo – etwa einen übernommenen Vertrag mit bereits etabliertem Stichtag – können Sie beim Anlegen über die API einen eigenen Abrechnungstag mitgeben (Feld billing_anchor_day, 1 bis 31). Er gilt dann statt des Produkt-Ankers – auch wenn das Produkt selbst „Monatsanfang" oder „Jahresanfang" trägt –, bleibt nach einer Pause und nach einer Freischaltung erhalten und wird in der API-Antwort des Abos ausgegeben. Mit einer Testphase lässt er sich nicht kombinieren: Der Stichtag entsteht erst beim Übergang in die bezahlte Laufzeit und wird dann aus dem Produkt-Anker berechnet. Legen Sie das Abo in diesem Fall ohne Testphase an oder verschieben Sie den Stichtag nach der Umwandlung von Hand (siehe unten).

Der Stichtag gilt in der Zeitzone Ihres Kontos, nicht in UTC – ein Abo verlängert sich also an dem Tag, den Sie im Kalender sehen. Bei einem Stichtags-Anker liegt das Periodenende immer auf 0 Uhr dieses Tages, unabhängig von der Uhrzeit der Buchung.

Die erste Periode ist eine Rumpfperiode

Bucht ein Kunde zwischen zwei Stichtagen, läuft die erste Periode nur bis zum nächsten Stichtag und wird tagesgenau anteilig berechnet – nicht zum vollen Preis. Ab der zweiten Periode läuft alles regulär vom Stichtag zum Stichtag.

Ein Beispiel mit einem Produkt zu 30,00 € pro Monat, Anker „Monatsanfang", gebucht am 17. März:

• Erste Periode: 17.03. bis 01.04. = 15 Tage. Verglichen wird mit einem vollen Monat ab dem Buchungstag (17.03. bis 17.04. = 31 Tage) – berechnet werden also 30,00 € × 15/31 = 14,52 €.
• Zweite Periode: 01.04. bis 01.05. = 30,00 €, und so weiter jeweils vom Ersten zum Ersten.

Mit „Fester Kalendertag" funktioniert es genauso, nur mit Ihrem Tag als Stichtag: Dasselbe Produkt mit Abrechnungstag 15, gebucht am 5. März, hat die erste Periode 05.03. bis 15.03. = 10 von 31 Tagen, also 9,68 €; danach läuft es vom 15. zum 15. Eine Buchung am 25. März läuft erst bis zum 15. April (21 von 31 Tagen).

Bei längeren Intervallen gilt dieselbe Regel – erst bis zum nächsten Stichtag, dann volle Intervalle ab dort. Ein Quartalsabo mit „Monatsanfang", gebucht am 17. März, hat die Perioden 17.03. bis 01.04. (15 von 92 Tagen anteilig), dann 01.04. bis 01.07., 01.07. bis 01.10. und so weiter. Ein Jahresabo mit „Jahresanfang", gebucht am 15. Juni, läuft zunächst bis zum 1. Januar (200 von 365 Tagen) und danach jeweils vom 1. Januar zum 1. Januar.

Fällt der Buchungstag auf den Stichtag selbst, entsteht keine Rumpfperiode – dann wird eine volle Periode berechnet, unabhängig von der Uhrzeit. Bei „Monatsanfang" und „Jahresanfang" gilt das, wenn das Intervall genau ein Monat beziehungsweise ein Jahr ist. Bei längeren Intervallen endet die erste Periode auch dann am nächsten Stichtag: Ein Quartalsabo mit „Monatsanfang", gebucht am 1. April, läuft zunächst bis zum 1. Mai (30 von 91 Tagen anteilig) und dann vom 1. Mai bis zum 1. August. Bei „Fester Kalendertag" ist eine Buchung am Abrechnungstag dagegen immer eine volle Periode, auch quartalsweise oder jährlich.

Zwei Dinge bleiben von der Kürzung unberührt: Einrichtungsgebühren und andere Einmalposten werden nie gekürzt, verbrauchsabhängige Positionen ebenfalls nicht. Bei einem Abo mit Testphase zählt das Ende der Testphase als Buchungstag: Endet sie am 20. März, läuft die erste bezahlte Periode vom 20.03. bis zum 01.04. (12 von 31 Tagen, im Beispiel 11,61 €).

Wollen Sie keine Rumpfperioden, schalten Sie unter Einstellungen → Account in der Karte „Rechnungswesen" die Option „Keine anteilige Erstabrechnung bei Stichtags-Ankern" ein. Würde die erste Periode sonst anteilig ausfallen, läuft sie stattdessen bis zum übernächsten Stichtag und wird zum vollen Preis berechnet: Das Beispiel oben liefe vom 17.03. bis zum 01.05. für 30,00 €. Der Schalter wirkt bei Checkout, API-Anlage und am Ende einer Testphase – nicht bei einem Tarifwechsel und nicht bei einer Freischaltung nach Sperre; dort wird nichts anteilig berechnet, das ist bewusst gleich gehalten. Fällt der Buchungstag auf den Stichtag, ändert der Schalter nichts, sofern die erste Periode ohnehin voll ist; bei längeren Intervallen mit „Monatsanfang" oder „Jahresanfang" verlängert er auch sie bis zum übernächsten Stichtag – das Quartalsabo aus dem Beispiel oben, gebucht am 1. April, liefe dann bis zum 1. August zum vollen Quartalspreis.

Der Kunde sieht den anteiligen Betrag vor dem Kauf: Die Bestellübersicht im Checkout zeigt den Erstbetrag, dazu den Hinweis, wie viele Tage bis zu welchem Stichtag die erste Abrechnung abdeckt, und den vollen Betrag, der ab der zweiten Periode gilt. Bei einer Testphase rechnet die Übersicht bereits ab dem Trial-Ende. Auf der Rechnung entspricht der ausgewiesene Leistungszeitraum exakt der Abo-Periode.

Stichtag und feste Wiederholungszahl zusammen

Begrenzen Sie die Laufzeit über „Wiederholungen", zählt dieses Feld die Abrechnungen – nicht die vollen Monate. Die Rumpfperiode ist eine davon. Für das Beispiel oben mit 12 Wiederholungen heißt das:

• 12 Rechnungen: eine anteilige über 14,52 € und elf volle über je 30,00 €
• Summe: 344,52 € statt der erwarteten 360,00 €
• Laufzeitende: 1. März statt 17. März

Gerechnet wird korrekt – bezahlt wird genau die Zeit, die der Kunde bekommt (rund 350 statt 365 Tage). Überraschend ist es trotzdem, deshalb weist die Produkt-Maske beim Anlegen darauf hin, sobald Stichtag und feste Wiederholungszahl zusammentreffen. Wer eine bestimmte Laufzeit garantieren will, plant die Rumpfperiode also mit ein.

Bei einem Abo mit Testphase gilt dieselbe Zahl: Zwölf Wiederholungen ergeben zwölf Rechnungen, hier die erste nach dem Ende der Testphase und elf weitere.

Tarifwechsel, Pause und Verschieben

Der Stichtag bleibt auch erhalten, wenn ein Abo unterwegs verändert wird:

• Nach einem Tarifwechsel gilt der Anker des neuen Produkts – genau wie bei einer Neubuchung. Beim Wechsel auf einen teureren Tarif endet die erste Periode des neuen Tarifs am nächsten Stichtag und wird auf der Wechselrechnung anteilig berechnet; die Vorschau nennt denselben Betrag. Die erste Verlängerung danach ist wieder ein volles Intervall zum vollen Preis. Beim Wechsel auf einen günstigeren Tarif, der zum Periodenende wirksam wird, beginnt die neue Periode am alten Periodenende, endet am nächsten Stichtag und wird anteilig berechnet.
• Nach einer Pause verschiebt sich die laufende Periode um die Pausendauer – der Kunde verliert keinen bezahlten Tag. Bei jedem Stichtags-Anker – „Monatsanfang", „Jahresanfang", „Fester Kalendertag" und einem per API vereinbarten Abrechnungstag – bleibt der Stichtag dabei stehen: Die darauffolgende Periode endet wieder am Stichtag und wird anteilig berechnet, danach läuft das Abo regulär weiter. Beispiel mit 30,00 € pro Monat: Die Periode 01.03. bis 01.04. wird am 10. März für zwölf Tage pausiert und endet dadurch am 13.04.; die Übergangsperiode 13.04. bis 01.05. umfasst 18 von 30 Tagen und kostet 18,00 €; ab dem 1. Mai wird wieder voll abgerechnet. Endet die Pause genau auf dem Stichtag, gibt es keine Übergangsperiode. Nur bei „Ab Abo-Start" ohne eigenen Abrechnungstag wandert der Abrechnungstag mit dem verschobenen Periodenende. Details zum Pausieren: Abos pausieren oder einfrieren.
• Nach einer Freischaltung (Aufheben einer Sperre, etwa nach einem Zahlungsausfall oder einem gewonnenen Rückbuchungsfall) beginnt eine neue Periode am Tag der Freischaltung. Bei einem Stichtags-Anker endet sie am nächsten Stichtag – der Stichtag bleibt also erhalten, auch ein per API vereinbarter Tag. Diese Übergangsperiode bis zum Stichtag wird nicht berechnet; die erste Rechnung nach der Freischaltung ist die Verlängerung am Stichtag über eine volle Periode. Beginn und Ende der unberechneten Übergangsperiode werden im internen Audit-Protokoll festgehalten – im Konto selbst nicht einsehbar, aber im Support-Fall nachvollziehbar und im Konto-Datenexport enthalten. Bei „Ab Abo-Start" ohne eigenen Abrechnungstag beginnt stattdessen ein volles Intervall ab dem Freischalttag, der damit zum neuen Abrechnungstag wird.

Fälligkeit: das Zahlungsziel

Das Fälligkeitsdatum einer Rechnung ergibt sich aus dem Zahlungsziel in Tagen – Kyvento nutzt dabei die speziellste verfügbare Einstellung:

1. Ein explizit auf der Rechnung gesetztes Zahlungsziel
2. das Feld „Zahlungsziel (Tage)" beim Kunden (im Formular zum Anlegen oder Bearbeiten)
3. das Account-weite „Standard-Zahlungsziel (Tage)" unter Einstellungen → Account
4. der System-Standard von 14 Tagen

Ausnahme: Rechnungen mit Guthaben-Verrechnung sind sofort fällig

Wird auf eine entstehende Rechnung ein Kundenguthaben verrechnet, trägt sie kein Zahlungsziel – sie ist zahlbar sofort. Das ist kein Fehler, sondern rechtlich notwendig: Eine Verrechnung ist eine Aufrechnung und setzt eine fällige Forderung voraus (§ 387 BGB). Mit einem Zahlungsziel wäre die Forderung am Rechnungstag nicht fällig und die Verrechnung damit unwirksam.

Maßgeblich ist die Absicht, nicht der Erfolg: Sofort fällig wird die Rechnung, wenn die Einstellungen die Verrechnung erlauben und der Kunde Guthaben in der Belegwährung trägt. Findet die Verrechnung am Ende doch nichts vor, erhält die Rechnung ihr reguläres Zahlungsziel zurück.

Auf der E-Rechnung erscheint ein so verrechnetes Guthaben übrigens nicht als Vorauszahlung – es war keine –, sondern als lesbarer Vermerk; der Zahlbetrag steht auf dem vollen Bruttobetrag.

Überfälligkeit

Ein täglicher Prüflauf um 1 Uhr nachts setzt Rechnungen nach Ablauf des Zahlungsziels auf „Überfällig". Erfasst werden dabei Rechnungen im Status „Offen"; teilweise bezahlte Rechnungen behalten ihren Status. Ab „Überfällig" greifen – falls aktiviert – Zahlungserinnerungen und das Mahnwesen.

Stichtage im Einzelfall anpassen

Auf der Abo-Detailseite verschieben Sie den nächsten Stichtag über „Nächste Abrechnung verschieben". Der neue Tag gilt dauerhaft: Das Abo übernimmt ihn als Abrechnungstag, und alle folgenden Perioden richten sich danach – so legen Sie etwa alle Abos eines Kunden auf denselben Tag. Ein Datum in der Vergangenheit löst beim nächsten Abrechnungslauf sofort eine Rechnung aus. Das gewählte Datum gilt bei einem Stichtags-Anker um 0 Uhr in der Zeitzone Ihres Kontos – so wie jede automatisch berechnete Periode, und alle folgenden Perioden behalten diese Uhrzeit; bei „Ab Abo-Start" gilt es um 0 Uhr UTC. Über die API (next_billing_date) wird das Datum ausschließlich als YYYY-MM-DD angenommen, ein Zeit- oder Zeitzonenanteil wird abgelehnt. Mit „Jetzt Abrechnungszyklus starten" lösen Sie die nächste Abrechnung stattdessen sofort aus.

Nächste Schritte

• Was bei ausbleibender Zahlung passiert – siehe Zahlungsfristen und Fälligkeiten und Automatisches Mahnwesen aktivieren
• Verlängerungsverhalten steuern – siehe Automatische Verlängerung konfigurieren
• Testphasen einrichten – siehe Testphasen und Trial-Abos einrichten