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Kunden löschen und anonymisieren

Überblick

Kyvento bietet zwei Verfahren, um einen Kunden zu entfernen: die Löschung und die DSGVO-Anonymisierung. Beide Verfahren wirken sich auch auf den angebundenen Zahlungsdienstleister aus: Sofern für diesen Kunden ein Datensatz beim angebundenen Zahlungsdienstleister besteht, wird dieser ebenfalls gelöscht. Wie weit die Entfernung beim Anbieter reicht, hängt von dessen Schnittstelle ab: Bei Unzer bleibt ein dort hinterlegtes Zahlungsmittel bestehen.

Dieser Artikel beschreibt, welches Verfahren in welchem Fall zur Verfügung steht, welche Daten dabei entfernt werden, welche Daten aufgrund gesetzlicher Aufbewahrungspflichten erhalten bleiben und welche Auswirkungen die Löschung beim Zahlungsdienstleister hat.

Sofern für diesen Kunden ein Datensatz beim angebundenen Zahlungsdienstleister (z. B. Stripe oder Unzer) besteht, wird dieser sowohl bei der Löschung als auch bei der Anonymisierung entfernt. Grundlage sind die Löschpflicht nach Art. 17 DSGVO und der Auftragsverarbeitungsvertrag.

Bei Unzer bleibt ein dort hinterlegtes Zahlungsmittel bestehen – wie Sie damit umgehen, beschreibt der Abschnitt Reichweite je Anbieter.

Verfahren: Löschen oder Anonymisieren

Welches Verfahren zur Verfügung steht, richtet sich nach dem Belegstand des Kunden:

Verfahren Voraussetzung Ergebnis
Löschen Für den Kunden existiert keine finalisierte Rechnung. Der Kundendatensatz wird aus der Oberfläche entfernt.
Anonymisieren (DSGVO) Für den Kunden existieren finalisierte Rechnungen. Personenbezogene Daten werden unkenntlich gemacht; die aufbewahrungspflichtigen Belege bleiben erhalten.

Der Löschversuch bei einem Kunden mit finalisierten Rechnungen wird abgewiesen; die Meldung verweist auf die Anonymisierung. Hintergrund ist die handelsrechtliche Aufbewahrungspflicht: Ein Beleg muss dem Rechnungsempfänger zuordenbar bleiben.

Ablauf der Löschung

  1. Belegprüfung: Existiert mindestens eine finalisierte Rechnung, wird der Vorgang abgebrochen.
  2. Beendigung aktiver Abonnements: Aktive Abonnements des Kunden werden sofort gekündigt und archiviert. Schlägt eine Kündigung fehl, wird der gesamte Löschvorgang zurückgerollt.
  3. Entfernung des Kundendatensatzes im Kyvento-Konto.
  4. Löschung beim Zahlungsdienstleister – asynchron, siehe folgender Abschnitt.

Die Löschung ist nicht umkehrbar. Eine Wiederherstellung über die Oberfläche oder die API ist nicht vorgesehen. Wird derselbe Kunde später erneut angelegt, entsteht ein neuer Datensatz ohne Bezug zum vorherigen – auch bei Stripe oder Unzer.

Löschung beim Zahlungsdienstleister

Einen eigenen Kundendatensatz mit Name, Anschrift und E-Mail-Adresse führen Stripe und Unzer. Beide Verfahren – Löschung und Anonymisierung – wirken deshalb auch dort: Kyvento entfernt den Kundendatensatz und die hinterlegten Zahlungsmittel, soweit die Schnittstelle des Anbieters das hergibt. Wie weit das reicht, unterscheidet sich:

Anbieter Kundendatensatz Hinterlegtes Zahlungsmittel
Stripe wird entfernt wird mit dem Kundendatensatz entfernt
PayPal führt der Anbieter nicht der gespeicherte Zugriffsschlüssel (Vault-Token) wird entfernt
Unzer wird entfernt bleibt bestehen – die Schnittstelle sieht kein Löschen vor

PayPal: führt keinen Kundendatensatz – dort gibt es nur das hinterlegte Zahlungsmittel, dessen gespeicherter Zugriffsschlüssel (Vault-Token) entfernt wird. Danach ist kein Einzug mehr möglich.

In Kyvento selbst werden die Zahlungsmethoden des Kunden in allen drei Fällen als gelöscht markiert – ein Einzug ist danach nicht mehr möglich.

Reichweite je Anbieter

Bei Unzer sind Kunde und Zahlungsmittel zwei eigenständige Ressourcen. Der Kundendatensatz mit Name, Anschrift und E-Mail-Adresse wird entfernt; für ein einzelnes Zahlungsmittel stellt Unzer keinen Löschweg bereit. Es bleibt dort bestehen, bis Sie die Löschung beim Anbieter beauftragen – Grundlage ist Ihr Vertrag mit Unzer, der die Löschung außerhalb der Schnittstelle vornehmen kann. Hier ist nichts fehlgeschlagen; der Weg fehlt schlicht.

Kyvento weist das verbliebene Zahlungsmittel in beiden Verfahren aus:

  • Bei der Anonymisierung gilt der Vorgang nicht als abgeschlossen: Am Kunden steht der Zustand „Zahlungsmittel verbleibt beim Anbieter". Sobald Unzer die Löschung bestätigt hat, schließen Sie den Vorgang über die zugehörige Schaltfläche mit einer Begründung ab, die im Änderungsverlauf festgehalten wird.
  • Bei der Löschung erhält die Kontoadministration die Benachrichtigung „Zahlungsmittel verbleibt beim Zahlungsdienstleister" mit Anbieter und Kennung des verbliebenen Zahlungsmittels – beauftragen Sie die Löschung mit dieser Kennung. Der Kunde selbst ist zu diesem Zeitpunkt bereits entfernt und trägt keinen Zustand mehr.

Was beim Anbieter bleibt

Die Zahlungshistorie ist nicht betroffen: Ausgeführte Zahlungen, Erstattungen und Auszahlungen bleiben in der Abrechnung des Zahlungsdienstleisters erhalten. Sie unterliegen dessen Aufbewahrungspflichten und gehören nicht zum Kundendatensatz.

Zwei praktische Folgen: Eine Erstattung zu einer bereits ausgeführten Zahlung lösen Sie nach der Löschung direkt beim Zahlungsdienstleister aus und tragen sie in Kyvento nach – das Vorgehen beschreibt am Beispiel PayPal der Artikel PayPal-Erstattung manuell in Kyvento nachtragen. Und legen Sie denselben Kunden später erneut an, entsteht beim Anbieter ein neuer Kundendatensatz; Zahlungsmittel müssen neu hinterlegt werden.

Wenn die Löschung beim Anbieter fehlschlägt

Der Vorgang läuft im Hintergrund und wird bei einer Störung des Anbieters mehrfach wiederholt. In Kyvento ist der Kunde unmittelbar nach Ihrer Bestätigung entfernt.

Bleibt die Löschung endgültig erfolglos, meldet Kyvento das: Ein Eintrag im Änderungsverlauf hält Zeitpunkt, Anbieter und Fehlermeldung fest, und die Kontoadministration wird aufgefordert, den Datensatz beim Anbieter von Hand zu löschen. Bei der Anonymisierung zeigt der Kunde zusätzlich den Status „Löschung der Zahlungsdaten beim Anbieter fehlgeschlagen"; nach der manuellen Löschung schließen Sie den Vorgang über „Extern erledigt markieren" mit Begründung ab.

Erhaltene Daten

Unabhängig vom Verfahren bleiben folgende Daten erhalten:

  • Rechnungen und Zahlungen mit den ursprünglichen Empfängerangaben. Sie unterliegen den gesetzlichen Aufbewahrungspflichten und dürfen nachträglich nicht verändert werden – siehe GoBD-konforme Archivierung.
  • Der Änderungsverlauf des Vorgangs: bei der Löschung Ausführender und Zeitpunkt; bei der Anonymisierung zusätzlich die verpflichtende Begründung.

Die datenschutzrechtliche Löschpflicht wird durch die gesetzlichen Aufbewahrungspflichten begrenzt.

Anonymisierung: Voraussetzungen und Ablauf

Die Anonymisierung ist das Verfahren für Kunden mit finalisierten Rechnungen. Voraussetzungen:

  • Keine aktiven Abonnements. Laufende Verträge sind zuvor zu beenden.
  • Kein offenes Mahnverfahren. Laufende Mahnläufe sind abzuschließen – ein pausierter Mahnlauf zählt weiterhin als offen und hebt die Sperre nicht auf.
  • Keine offenen Forderungen. Unbezahlte Rechnungen sind zuvor zu vereinnahmen, auszubuchen oder zu stornieren – nach der Anonymisierung ist der Kunde nicht mehr erreichbar.
  • Kein Guthaben des Kunden. Ein bestehendes Guthaben ist zuvor mit einer Rechnung zu verrechnen oder auszubuchen: auf der Kundenseite in der Karte „Kundenguthaben" über „Guthaben korrigieren" mit der Buchungsart „Manuelle Korrektur", einem negativen „Korrekturbetrag (signiert)" in Höhe des Guthabens und dem Pflichtfeld „Beschreibung".
  • Archivierte Empfängerangaben auf allen Rechnungen. Fehlen diese bei älteren Belegen, sind sie durch den Administrator nachzutragen, bevor die Anonymisierung möglich ist.

Belege mit E-Rechnung in der Aufbewahrung sperren die Anonymisierung nicht. Liegen für den Kunden solche Belege vor, zeigt Kyvento den Hinweis „Belege dieses Kunden bleiben erhalten" mit ihrer Anzahl: Die Belege werden nicht gelöscht und behalten ihre Empfängerangaben – anonymisiert wird der Kundendatensatz. Ob Sie das Löschverlangen ausführen, entscheiden Sie. Ausführen lässt sich die Anonymisierung dann erst, wenn Sie das Häkchen „Ich habe gelesen, welche Belege erhalten bleiben, und führe die Löschung aus." gesetzt haben.

Vor der Ausführung zeigt Kyvento eine Übersicht der Auswirkungen an: Anzahl aktiver Abonnements, offener Mahnungen, finalisierter Rechnungen, hinterlegter Zahlungsdaten und der Rechnungen ohne archivierte Empfänger-Daten; falls vorhanden außerdem die offenen Forderungen (Anzahl der Belege und Betrag) und das Guthaben des Kunden (Betrag). Die Bestätigung erfordert eine Begründung (z. B. „DSGVO-Anfrage vom 09.05.2026") und die Eingabe der Kundennummer. Auch die Anonymisierung ist nicht umkehrbar.

Bei der Ausführung werden Name, Firmenname, Anschrift, E-Mail-Adresse und Telefonnummern durch Platzhalter ersetzt; Umsatzsteuer-Identifikationsnummer und Steuernummer werden nur noch als nicht rückrechenbarer Prüfwert gespeichert; hinterlegte Zahlungsmittel und SEPA-Mandate werden entfernt – bei Unzer mit der oben beschriebenen Einschränkung; der Zugang zum Kundenportal wird widerrufen; E-Mail-Verlauf und Checkout-Daten werden bereinigt. Der Kunde bleibt anschließend schreibgeschützt sichtbar und ist als anonymisiert gekennzeichnet.

Prüfung vor der Ausführung

  1. Offene Posten: Bestehen unbezahlte Rechnungen? Nach der Anonymisierung ist der Empfänger nicht mehr kontaktierbar.
  2. Laufende Abonnements: Bei der Löschung werden sie sofort gekündigt.
  3. Ausstehende Erstattungen: Erstattungen sind auszulösen, solange das Zahlungsmittel beim Anbieter hinterlegt ist.
  4. Datenauskunft: Verlangt der Kunde neben der Löschung eine Kopie seiner Daten, ist der Datenexport vor der Löschung zu erstellen.

Fehlermeldungen und Blocker

  • „Dieser Kunde hat finalisierte Rechnungen und kann nicht gelöscht werden. Bitte nutzen Sie den Anonymisierungs-Workflow (DSGVO)." – Erwartetes Verhalten. Verwenden Sie die Anonymisierung.
  • Anonymisierung durch aktive Abonnements blockiert: Abonnements beenden, anschließend erneut ausführen.
  • Anonymisierung durch ein offenes Mahnverfahren blockiert: Mahnlauf abschließen, also die gemahnte Rechnung bezahlen, stornieren oder als uneinbringlich buchen. Pausieren genügt nicht – pausierte Mahnläufe zählen bewusst weiterhin als offen (zum Pausieren selbst siehe Mahnungen pausieren oder aussetzen).
  • Anonymisierung durch offene Forderungen blockiert: Unbezahlte Rechnungen vereinnahmen, ausbuchen oder stornieren, anschließend erneut ausführen.
  • Anonymisierung durch ein Guthaben des Kunden blockiert: Guthaben mit einer Rechnung verrechnen oder über „Guthaben korrigieren" als „Manuelle Korrektur" mit negativem Betrag ausbuchen (siehe Voraussetzungen), anschließend erneut ausführen.
  • Fehlende archivierte Empfängerangaben: Ältere Rechnungen enthalten die Empfängerangaben noch nicht als archivierten Stand. Der Administrator kann sie nachtragen; anschließend ist die Anonymisierung möglich.
  • Hinweis „Belege dieses Kunden bleiben erhalten": Kein Blocker. Setzen Sie das Häkchen „Ich habe gelesen, welche Belege erhalten bleiben, und führe die Löschung aus.", damit sich die Anonymisierung ausführen lässt.
  • Meldung über eine fehlgeschlagene Löschung beim Anbieter: Kundendatensatz in der Oberfläche des Zahlungsdienstleisters manuell löschen und den Vorgang anschließend als extern erledigt markieren.
  • Zustand „Zahlungsmittel verbleibt beim Anbieter" (Unzer, nach einer Anonymisierung): Kein Fehler, sondern die Grenze der Anbieter-Schnittstelle. Löschung des Zahlungsmittels bei Unzer beauftragen und den Vorgang anschließend mit Begründung abschließen.
  • Benachrichtigung „Zahlungsmittel verbleibt beim Zahlungsdienstleister" (Unzer, nach einer Löschung): Ebenfalls kein Fehler. Die Benachrichtigung nennt Anbieter und Kennung des Zahlungsmittels; damit beauftragen Sie die Löschung bei Unzer.

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