Rechnungsnummern: Lückenlos und fortlaufend

Überblick

Rechnungsnummern müssen fortlaufend und einmalig sein (§ 14 UStG) – Lücken werfen bei Betriebsprüfungen unangenehme Fragen auf. Kyvento vergibt Nummern automatisch über Nummernkreise und stellt die Lückenlosigkeit technisch sicher. Dieser Artikel erklärt, was Sie einstellen können, wann Sie es tun müssen und warum keine Lücken entstehen.

Was Sie einstellen – und was danach feststeht

Unter Einstellungen → „Nummernkreise" führt jede Belegart ihren eigenen Kreis – Rechnungen, Stornos, Angebote, Kunden und weitere. Vorbelegt sind gängige Formate mit Präfix, Jahr und fünfstelligem Zähler; für Rechnungen gilt ab Werk ein jährlicher Reset.

Das Format können Sie jederzeit ändern – im Aufklapper „Weitere Einstellungen" unter der Tabelle. Bereits vergebene Nummern bleiben, wie sie sind; die nächste Nummer folgt dem neuen Format. Ein Kreis mit jährlichem Reset muss dabei das Jahr im Format behalten, sonst ließen sich die Jahrgänge nicht mehr auseinanderhalten.

Den jährlichen Reset dagegen sperrt Kyvento dauerhaft, sobald aus einem Kreis die erste Belegnummer vergeben wurde (§ 146 AO) – der Schalter zeigt dann einen Hinweis. Ein Wechsel würde den Zähler neu starten und könnte eine bereits vergebene Nummer ein zweites Mal ausgeben. Diese eine Entscheidung treffen Sie deshalb vor dem Start.

Die nächste Nummer bleibt änderbar, aber nur aufwärts: Ein Zurückdrehen verhindert Kyvento, denn eine bereits vergebene Nummer darf nie ein zweites Mal entstehen.

Warum keine Lücken entstehen

• Die Nummer fällt erst bei der Finalisierung. Entwürfe tragen keine – ein verworfener Entwurf hinterlässt deshalb keine Lücke.
• Vergabe und Beleg gehören zusammen. Die Nummer wird innerhalb des Finalisierungs-Vorgangs gezogen; scheitert er, wird auch der Zähler zurückgerollt.
• Gleichzeitigkeit ist abgesichert. Auch wenn der nächtliche Abrechnungslauf viele Rechnungen auf einmal finalisiert, entstehen weder Duplikate noch Sprünge.
• Das Jahr folgt dem Belegdatum, nicht dem Tag der Finalisierung – die Serie bleibt auch um den Jahreswechsel konsistent.

Stornos und Mahnungen

Ein Storno verändert nie die Nummer des Originals: Der Stornobeleg bekommt eine eigene Nummer aus seinem eigenen Kreis, das Original bleibt unverändert bestehen. Mahnschreiben und Zahlungserinnerungen erhalten bewusst gar keine Rechnungsnummer – sie sind keine Rechnungen im Sinne des § 14 UStG und berühren Ihre Nummernkreise nicht.

Gut zu wissen

• Nummernkreise gelten je Kyvento-Account – betreiben Sie mehrere Accounts, führt jeder seine eigene Serie.
• Beim jährlichen Reset beginnt der Zähler im neuen Jahr wieder bei 1; durch das Jahr im Format bleiben die Nummern trotzdem eindeutig.
• Für den Kundennummern-Kreis gilt dasselbe: Sein Format bleibt änderbar, den jährlichen Reset legen Sie fest, bevor der erste Kunde entsteht.

Nächste Schritte

• Was bei der Finalisierung sonst noch passiert – siehe Automatische Rechnungserstellung
• Unveränderlichkeit und Aufbewahrung – siehe GoBD-konforme Archivierung