GoBD-konforme Archivierung
Überblick
Die GoBD verlangen, dass steuerrelevante Belege unveränderbar, nachvollziehbar und über die gesetzliche Frist hinweg verfügbar bleiben. Kyvento setzt diese Anforderungen technisch durch – Sie müssen dafür nichts konfigurieren. Dieser Artikel erklärt die Schutzmechanismen, damit Sie sie gegenüber Prüfern und Ihrer Kanzlei einordnen können.
Unveränderlichkeit finalisierter Rechnungen
Mit der Finalisierung wird eine Rechnung eingefroren: Rechnungsnummer, Beträge, Rechnungsdatum und die E-Rechnungsdaten sind ab diesem Moment schreibgeschützt – die Sperre greift sowohl in der Anwendung als auch direkt auf Datenbankebene. Auch ein Zurückstufen in den Entwurfsstatus ist ausgeschlossen.
Inhaltliche Fehler korrigieren Sie deshalb nie am Original: Kyvento kennt für finalisierte Belege ausschließlich den Storno – ein eigenständiger Beleg mit negativen Beträgen, eigener Nummer und Verweis auf das Original. Nur unfertige Entwürfe lassen sich löschen; sie tragen noch keine Rechnungsnummer, es entstehen also keine Lücken.
Integritätssicherung per Prüfsumme
Für jede finalisierte Rechnung berechnet Kyvento SHA-256-Prüfsummen und bewahrt sie zum Beleg auf:
- über das Rechnungs-PDF – nachträgliche Manipulation der Datei wäre sofort erkennbar,
- über die Finanzdaten der Rechnung (Beträge, Positionen) als eingefrorenen Snapshot,
- über die erzeugte E-Rechnungsdatei (XML).
Zusätzlich prüft Kyvento die Nummernkreise auf Lückenlosigkeit je Jahr – Details im Artikel „Rechnungsnummern: Lückenlos und fortlaufend".
Aufbewahrung: 10 Jahre
Rechnungs- und Mahn-Dokumente unterliegen der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist von 10 Jahren (§ 147 AO, § 257 HGB). Kyvento hinterlegt zu jedem Dokument das Aufbewahrungsende und schützt es bis dahin vor jeder Löschung.
GoBD und DSGVO: kein Widerspruch
Verlangt ein Kunde die Löschung seiner Daten, kollidiert das scheinbar mit der Aufbewahrungspflicht. Kyvento löst den Konflikt sauber auf: Bei einer DSGVO-Anonymisierung werden die personenbezogenen Kundendaten unkenntlich gemacht – finalisierte Rechnungen und ihre PDFs bleiben jedoch innerhalb der Aufbewahrungsfrist vollständig erhalten. Auch beim Löschen ganzer Datenbestände bleiben GoBD-geschützte Dokumente bis zum Fristende unangetastet.
Was das für Ihre Praxis bedeutet
- Rechnungen erst finalisieren, wenn sie inhaltlich geprüft sind – danach ist nur noch der Storno-Weg möglich.
- Korrekturen konsequent über Stornobelege abwickeln – siehe „Gutschriften und Stornierungen".
- Die Schutzmechanismen in Ihrer Verfahrensdokumentation beschreiben – siehe „Verfahrensdokumentation erstellen".
Nächste Schritte
- Nummernvergabe im Detail – siehe „Rechnungsnummern: Lückenlos und fortlaufend"
- Beendete Verträge geordnet aufbewahren – siehe „Gekündigte Abos archivieren"
- Die eigene Dokumentationspflicht erfüllen – siehe „Verfahrensdokumentation erstellen"