GoBD-konforme Archivierung
Überblick
Die GoBD verlangen, dass steuerrelevante Belege unveränderbar, nachvollziehbar und über die gesetzliche Frist hinweg verfügbar bleiben. Kyvento setzt das technisch durch – Sie müssen dafür nichts konfigurieren. Dieser Artikel erklärt die Schutzmechanismen, damit Sie sie gegenüber Prüfern und Ihrer Kanzlei einordnen können.
Finalisierte Rechnungen sind eingefroren
Mit der Finalisierung sind Rechnungsnummer, Beträge, Rechnungsdatum und E-Rechnungsdaten schreibgeschützt – die Sperre greift in der Anwendung und direkt auf Datenbankebene. Ein Zurückstufen in den Entwurfsstatus ist ausgeschlossen.
Inhaltliche Fehler korrigieren Sie deshalb nie am Original. Für finalisierte Belege kennt Kyvento ausschließlich den Storno: ein eigenständiger Beleg mit negativen Beträgen, eigener Nummer und Verweis auf das Original. Löschen lassen sich nur Entwürfe – sie tragen noch keine Rechnungsnummer, es entstehen also keine Lücken.
Praktische Folge: Finalisieren Sie erst, wenn der Beleg inhaltlich geprüft ist. Danach führt jeder Weg über einen zweiten Beleg (siehe Gutschriften und Stornierungen).
Integritätssicherung per Prüfsumme
Zu jeder finalisierten Rechnung bewahrt Kyvento SHA-256-Prüfsummen auf – über das Rechnungs-PDF, über die Finanzdaten als eingefrorenen Snapshot und über eine erzeugte E-Rechnungsdatei. Eine nachträgliche Manipulation dieser Dateien wäre damit nachweisbar. Ergänzend prüft Kyvento die Nummernkreise auf Lückenlosigkeit (siehe Rechnungsnummern: Lückenlos und fortlaufend).
Aufbewahrung
Rechnungs- und Mahn-Dokumente unterliegen den gesetzlichen Aufbewahrungsfristen. Kyvento hinterlegt zu jedem Dokument das Aufbewahrungsende und schützt es bis dahin vor jeder Löschung – auch vor Ihrer eigenen. Welche Frist für welche Belegart gilt, klären Sie mit Ihrer Steuerkanzlei.
GoBD und DSGVO: kein Widerspruch
Verlangt ein Kunde die Löschung seiner Daten, scheint das mit der Aufbewahrungspflicht zu kollidieren. Kyvento trennt beides: Bei einer DSGVO-Anonymisierung werden die personenbezogenen Kundendaten unkenntlich gemacht, während finalisierte Rechnungen und ihre PDFs innerhalb der Aufbewahrungsfrist vollständig erhalten bleiben. Dasselbe gilt beim Löschen ganzer Datenbestände.
Eine Ausnahme, die Sie kennen sollten: Eine noch nicht erzeugte E-Rechnung lässt sich nach der Anonymisierung eines Kunden nicht mehr nachholen. Brauchen Sie sie, erzeugen Sie sie vorher – siehe E-Rechnung: XRechnung und ZUGFeRD.
Nächste Schritte
- Nummernvergabe im Detail – siehe Rechnungsnummern: Lückenlos und fortlaufend
- Beendete Verträge geordnet aufbewahren – siehe Gekündigte Abos archivieren
- Die eigene Dokumentationspflicht erfüllen – siehe Verfahrensdokumentation erstellen