E-Rechnung: XRechnung und ZUGFeRD

Überblick

Seit 2025 ist die E-Rechnung im deutschen B2B-Geschäft schrittweise Pflicht. Kyvento erzeugt E-Rechnungen nach der europäischen Norm EN 16931 – als ZUGFeRD (PDF mit eingebettetem XML), XRechnung (reines XML, vor allem für Behörden) oder Factur-X. Dieser Artikel erklärt die Formate, die Einstellungen und die Downloads.

Die Formate kurz erklärt

• ZUGFeRD: ein hybrides Format – ein normal lesbares PDF (PDF/A-3), in das die strukturierten Rechnungsdaten als XML eingebettet sind. Menschen lesen das PDF, Software liest das XML.
• XRechnung: eine reine XML-Datei nach dem deutschen Standard für öffentliche Auftraggeber (B2G). Hier gelten strengere Pflichtangaben, etwa die Leitweg-ID des Empfängers.
• Factur-X: das französische Pendant zu ZUGFeRD, technisch eng verwandt.

Automatisch dabei: ZUGFeRD im Rechnungs-PDF

Jedes PDF einer finalisierten Rechnung (auch Storno- und Korrekturbelege) enthält automatisch die eingebetteten EN-16931-Rechnungsdaten – Ihr normaler Rechnungsversand liefert damit bereits ein ZUGFeRD-Dokument. Fehlen für die Einbettung erforderliche Pflichtangaben, wird das PDF ohne XML-Anteil ausgeliefert, damit der Beleg selbst immer verfügbar bleibt.

Zusätzlich bietet die Rechnungs-Detailseite den Button „XML" („EN16931-XML herunterladen (E-Rechnung)") – er lädt die reinen Strukturdaten der Rechnung als XML-Datei, etwa zum Einlesen in die Buchhaltungssoftware eines Kunden.

Einstellungen für die automatische Erzeugung

Unter Einstellungen → Account, Abschnitt „E-Rechnung", konfigurieren Sie die automatische Generierung:

• „Automatisch E-Rechnung nach Finalisierung erzeugen": erzeugt bei jeder finalisierten Rechnung an einen Geschäftskunden automatisch eine E-Rechnung im gewählten Format.
• „E-Rechnung auch für Privatkunden erzeugen": standardmäßig erhalten nur Geschäftskunden die E-Rechnung (§ 14 UStG); Privatkunden bekommen das klassische PDF. Diese Option weitet die Erzeugung auf Privatkunden aus.
• „Standard-Format": ZUGFeRD, XRechnung oder Factur-X – ohne Auswahl bleibt der Auto-Versand aus („Kein Auto-Dispatch").
• Absenderangaben: „Elektronische Adresse (BT-34)" samt Schema (E-Mail, Leitweg-ID, GLN oder DUNS), „Ansprechpartner (BT-41)", „Telefon (BT-42)" und „Kontakt-E-Mail (BT-43)" – diese Felder sind bei XRechnung Pflicht.

Empfängerdaten am Kunden

Für XRechnungen an Behörden hinterlegen Sie beim Kunden die „Leitweg-ID (BT-10)" – Kyvento prüft das Format automatisch. Zusätzlich gibt es am Kunden die „Elektronische Adresse (BT-49)" mit Schema. Vor jeder Generierung validiert Kyvento die E-Rechnung gegen das XML-Schema und prüft die rechnerische Konsistenz der Beträge.

Gut zu wissen

• Beim E-Mail-Versand hängt Kyvento das Rechnungs-PDF an – die separate XML-Datei wird nicht per E-Mail verschickt, lässt sich aber jederzeit über den XML-Button herunterladen.
• Einmal erzeugte E-Rechnungsdateien werden mit einer Prüfsumme gesichert und revisionssicher aufbewahrt – siehe „GoBD-konforme Archivierung".

Nächste Schritte

• Versandwege und Anhänge im Detail – siehe „Rechnungsversand per E-Mail"
• Firmendaten und USt-ID vollständig pflegen – siehe „Unternehmensdaten und Steuerinformationen pflegen"