DATEV-Export einrichten

Überblick

Mit dem DATEV-Export übergeben Sie Ihre Rechnungsdaten als Buchungsstapel an Ihre Steuerkanzlei oder Buchhaltung. Kyvento erzeugt dabei das verbreitete EXTF-CSV-Format, das DATEV-Systeme direkt einlesen können. Die Erzeugung läuft im Hintergrund – so bleiben auch umfangreiche Zeiträume zuverlässig exportierbar. Dieser Artikel zeigt, wo Sie den Export finden, was er enthält und wie Ihre Kanzlei damit arbeitet.

Voraussetzung: Berater- und Mandantennummer

Der Buchungsstapel trägt Ihre Beraternummer und Mandantennummer in der EXTF-Kopfzeile – DATEV-Systeme ordnen den Stapel darüber dem richtigen Mandanten zu. Beide Nummern erhalten Sie von Ihrer Kanzlei und hinterlegen sie einmalig unter Einstellungen → Account im Bereich „DATEV"; dort legen Sie auch den Standard-Kontenrahmen (SKR03 oder SKR04) fest. Sind die Nummern nicht gepflegt, bricht der Export mit einer entsprechenden Meldung ab.

Export anfordern

Öffnen Sie in der Navigation den Bereich „Exporte". Dort finden Sie die Kachel „DATEV" mit der Beschreibung „Buchungsstapel und Debitoren im DATEV-Format" – sie bietet zwei Wege:

• Schnellweg: Ein Klick auf „Export anfordern" startet den Export für den vergangenen Kalendermonat im Standard-Kontenrahmen aus Ihren Account-Einstellungen (SKR03, wenn dort nichts hinterlegt ist). Der Stapel wird im Hintergrund erzeugt und erscheint in der Liste „Meine Exporte" weiter unten auf der Seite – von dort laden Sie die fertige ZIP-Datei herunter.
• Zeitraum & Kontenrahmen wählen: Der Link auf der Kachel öffnet die Detail-Seite, wenn Sie einen abweichenden Zeitraum oder Kontenrahmen benötigen.

Zeitraum und Kontenrahmen frei wählen

Auf der Detail-Seite wählen Sie den Zeitraum über die Zeitraum-Schnellwahl (letzter Monat, aktueller Monat, aktuelles Quartal, aktuelles Jahr) oder frei über die Von-/Bis-Felder. Beim Kontenrahmen stehen SKR03 und SKR04 zur Auswahl – vorbelegt ist der Standard aus Ihren Account-Einstellungen. Ein Klick auf „Export generieren & herunterladen" fordert den Export an; die Seite wartet auf die Fertigstellung und startet den Download automatisch. Bei umfangreichen Zeiträumen kann das einige Minuten dauern – sollte der Export dann noch nicht fertig sein, finden Sie ihn anschließend unter „Meine Exporte" auf der Exporte-Seite.

Test-Export für den Probe-Import

Auf der Detail-Seite können Sie den Stapel als Test-Export anfordern (Option „Test-Export (nicht festschreiben)"). Der Buchungsstapel wird dann nicht festgeschrieben (Festschreibung 0) – Ihre Kanzlei kann den Probe-Import in ihrem DATEV-System risikofrei wiederholen oder wieder löschen. Die beiliegende info.txt weist den Stapel deutlich als Test aus. Für die endgültige Übergabe an die Kanzlei fordern Sie den Export ohne diese Option an.

Was der Export enthält

Das ZIP-Archiv enthält die Datei EXTF_Buchungsstapel.csv sowie eine info.txt mit Eckdaten zum Export. Die CSV-Datei ist semikolongetrennt, UTF-8-kodiert und nutzt das deutsche Zahlenformat; das Belegdatum steht im DATEV-üblichen Format (Tag und Monat). Je Rechnungsposition entsteht eine Buchungszeile mit diesen Feldern:

• Umsatz und Soll/Haben-Kennzeichen
• Konto – das Erlöskonto laut Produkt-Konfiguration bzw. System-Vorgabe
• Gegenkonto – die Kundennummer als Debitor
• Belegdatum, Belegfeld 1 (Rechnungsnummer) und Buchungstext

Berücksichtigt werden alle finalisierten Rechnungen des Zeitraums (nach Rechnungsdatum) – Entwürfe bleiben außen vor. Stornobelege fließen als eigene Buchungen ein.

Zusammenspiel mit Ihrer Kanzlei

Die Kopfzeile des Stapels enthält Ihre Berater- und Mandantennummer (siehe oben) – Ihre Kanzlei kann die Datei damit direkt dem richtigen Mandanten zuordnen. Klären Sie mit Ihrem Steuerbüro außerdem:

1. Welche Erlöskonten je Produkt und Steuer-Szenario gelten sollen – die Zuordnung pflegen Sie direkt am Produkt (siehe „Buchhaltungskonten zuordnen (SKR03/SKR04)").
2. Ob die Kundennummern aus Kyvento als Debitorennummern übernommen werden können – sie dienen im Stapel als Gegenkonto.
3. Ob vor der ersten Übergabe ein Probe-Import gewünscht ist – dafür gibt es den Test-Export (siehe oben).
4. In welchem Rhythmus exportiert wird – bewährt hat sich der Export zum Monatsanfang für den abgeschlossenen Vormonat.

Gut zu wissen

• Der Export verändert keine Daten in Kyvento – Sie können ihn beliebig oft wiederholen, etwa wenn nachträglich Stornos hinzugekommen sind.
• Jeder DATEV-Export erscheint in der Liste „Meine Exporte" auf der Exporte-Seite und lässt sich dort auch später erneut herunterladen.
• Grundlage für korrekte Buchungen ist eine vollständige Steuer-Konfiguration (Einstellungen → Steuer-Regeln) und gepflegte Erlöskonten an den Produkten.

Nächste Schritte

• Erlöskonten je Produkt hinterlegen – siehe „Buchhaltungskonten zuordnen (SKR03/SKR04)"
• Monatsroutine rund um den Export aufbauen – siehe „Periodenabschluss und Monatsende"
• Weitere Exportwege im Überblick – siehe „Integration mit Buchhaltungssoftware (Lexoffice, sevDesk)"