Periodenabschluss und Monatsende

Überblick

Kyvento kennt keine Periodensperre – und braucht keine. Der Schutz, den eine Festschreibung sonst herstellt, gilt hier bereits je Beleg: Mit der Finalisierung sind Nummer, Beträge und Datum eingefroren. Der Monatsabschluss ist deshalb keine Systemfunktion, sondern eine Routine. Dieser Artikel beschreibt eine bewährte.

Die Monatsroutine in fünf Schritten

1. Entwürfe sichten: Filtern Sie die Rechnungsliste nach Entwürfen. Finalisieren Sie, was in den abgelaufenen Monat gehört – oder löschen Sie, was nicht mehr gebraucht wird. Entwürfe tragen noch keine Rechnungsnummer, es entstehen keine Lücken.
2. Offene Posten prüfen: Ein Blick ins Mahnwesen zeigt, wo Geld aussteht und was demnächst eskaliert.
3. Stornos kontrollieren: Prüfen Sie, ob alle nötigen Korrekturen als Stornobelege erfasst sind – am Original ändern lässt sich nichts mehr.
4. DATEV-Export erzeugen: Fordern Sie den Buchungsstapel für den abgelaufenen Monat an. Denken Sie daran, den Zeitraum aktiv zu setzen – er ist Pflicht und nicht vorbelegt (siehe DATEV-Export einrichten).
5. Eigene Ablage ergänzen: Bei Bedarf zusätzlich CSV-Exporte für Ihre Unterlagen sichern.

Was passiert, wenn danach noch etwas kommt

Eine Korrektur nach dem Monatsexport entsteht immer als neuer Stornobeleg mit aktuellem Datum. Sie erscheint damit im Export des Folgemonats und verändert den bereits übergebenen Monat nicht – genau das leistet sonst eine Periodensperre.

Anders liegt der Fall bei einer Rechnung, die Sie nachträglich mit einem Datum im Vormonat finalisieren: Sie gehört in den Vormonat und taucht erst auf, wenn Sie den Export dafür wiederholen. Der Export ist rein lesend und beliebig oft wiederholbar – Sie müssen Ihre Kanzlei dann nur wissen lassen, welcher Stand gilt.

Empfehlungen für den Stichtag

• Legen Sie den Termin nach den Abrechnungsläufen Ihrer Abos, damit alle automatischen Rechnungen des Monats enthalten sind – siehe Abrechnungszyklen und Stichtage.
• Exportieren Sie erst, wenn Entwurfs- und Storno-Prüfung abgeschlossen sind. Ein einziger vollständiger Stand erspart Abstimmung mit der Kanzlei.
• Halten Sie die Routine in Ihrer Verfahrensdokumentation fest: wer exportiert wann, und wohin gehen die Daten (siehe Verfahrensdokumentation erstellen).

Nächste Schritte

• Buchungsstapel übergeben – siehe DATEV-Export einrichten