Verfahrensdokumentation erstellen

Überblick

Die GoBD verlangen von jedem buchführungspflichtigen Unternehmen eine Verfahrensdokumentation: eine Beschreibung, wie Belege entstehen, verarbeitet, aufbewahrt und geschützt werden. Dieses Dokument erstellen Sie selbst oder mit Ihrer Steuerkanzlei – Kyvento erzeugt es nicht. Dieser Artikel liefert die Kyvento-Fakten, die in den technischen Teil gehören.

Der übliche Aufbau

1. Allgemeine Beschreibung: Ihr Geschäftsmodell und die Rolle der Abrechnung – etwa wiederkehrende Abo-Rechnungen über Kyvento.
2. Anwenderdokumentation: wer was im System tut, vom Anlegen eines Produkts bis zum Storno.
3. Technische Systemdokumentation: die eingesetzte Software und ihre Schutzmechanismen – dafür der nächste Abschnitt.
4. Betriebsdokumentation: Ihre wiederkehrenden Abläufe, etwa der Monatsabschluss.

Diese Kyvento-Fakten gehören hinein

• Belegentstehung: Rechnungen entstehen automatisch aus Abonnements oder manuell; jede durchläuft den Weg Entwurf → Finalisierung → Versand.
• Nummernvergabe: fortlaufende, lückenlose Nummernkreise je Belegart; die Nummer fällt erst bei der Finalisierung (siehe Rechnungsnummern: Lückenlos und fortlaufend).
• Unveränderlichkeit: finalisierte Belege sind schreibgeschützt, Korrekturen laufen ausschließlich über Stornobelege; PDF, Finanzdaten und E-Rechnung sind per SHA-256-Prüfsumme gesichert (siehe GoBD-konforme Archivierung).
• Aufbewahrung: Rechnungs- und Mahndokumente sind bis zum Ende der Aufbewahrungsfrist vor Löschung geschützt; eine DSGVO-Anonymisierung erhält die steuerrelevanten Belege.
• Zugriffskontrolle: Teammitglieder arbeiten mit abgestuften Berechtigungen; die Zwei-Faktor-Authentifizierung lässt sich je Mitarbeiter verpflichtend machen (siehe Teammitglieder einladen und Berechtigungen verwalten).
• Versandnachweis: das E-Mail-Protokoll dokumentiert, welche Rechnungs- und Mahn-E-Mails wann hinausgingen.
• Datenübergabe: Buchungsdaten verlassen das System über den DATEV-Export bzw. CSV-Exporte (siehe DATEV-Export einrichten).

Ihre eigenen Abläufe beschreiben

Ergänzen Sie, was nur Sie beantworten können:

• Wer legt Produkte und Preise an, wer finalisiert und storniert Rechnungen?
• Wann und durch wen wird der DATEV-Export erzeugt und an die Kanzlei übergeben?
• Wie behandeln Sie Sonderfälle – manuelle Rechnungen, Gutschriften, Zahlungsdifferenzen?

Gut zu wissen

Die Verfahrensdokumentation ist ein lebendes Dokument. Halten Sie Änderungen an Abläufen und Einstellungen mit Datum fest – bei einer Betriebsprüfung zählt der jeweils gültige Stand. Muster und Vorlagen stellen viele Kammern und Steuerberater bereit; die Punkte oben füllen den technischen Teil.

Nächste Schritte

• Schutzmechanismen im Detail nachlesen – siehe GoBD-konforme Archivierung
• Monatsroutine als Betriebsdokumentation festhalten – siehe Periodenabschluss und Monatsende