Verfahrensdokumentation erstellen

Überblick

Die GoBD verlangen von jedem buchführungspflichtigen Unternehmen eine Verfahrensdokumentation: eine Beschreibung, wie Belege entstehen, verarbeitet, aufbewahrt und geschützt werden. Dieses Dokument erstellen Sie selbst bzw. mit Ihrer Steuerkanzlei – Kyvento erzeugt es nicht automatisch. Dieser Artikel liefert Ihnen die Fakten über Kyvento, die in Ihre Dokumentation gehören.

Der übliche Aufbau

Eine Verfahrensdokumentation gliedert sich typischerweise in vier Teile:

1. Allgemeine Beschreibung: Ihr Geschäftsmodell und die Rolle der Abrechnung (etwa: wiederkehrende Abo-Rechnungen über Kyvento).
2. Anwenderdokumentation: wer was im System tut – vom Anlegen eines Produkts bis zum Storno.
3. Technische Systemdokumentation: die eingesetzte Software und ihre Schutzmechanismen.
4. Betriebsdokumentation: Ihre wiederkehrenden Abläufe, etwa der Monatsabschluss.

Diese Kyvento-Fakten gehören hinein

Für den technischen Teil können Sie folgende Eigenschaften von Kyvento beschreiben und bei Bedarf auf die jeweiligen Support-Artikel verweisen:

• Belegentstehung: Rechnungen entstehen automatisch aus Abonnements (Abrechnungslauf) oder manuell; jede Rechnung durchläuft den Weg Entwurf → Finalisierung → Versand.
• Nummernvergabe: fortlaufende, lückenlose Nummernkreise je Belegart; die Nummer wird erst bei der Finalisierung vergeben (siehe „Rechnungsnummern: Lückenlos und fortlaufend").
• Unveränderlichkeit: finalisierte Belege sind schreibgeschützt, Korrekturen erfolgen ausschließlich über Stornobelege; PDF, Finanzdaten und E-Rechnung sind per SHA-256-Prüfsumme gesichert (siehe „GoBD-konforme Archivierung").
• Aufbewahrung: Rechnungs- und Mahndokumente werden 10 Jahre vor Löschung geschützt; DSGVO-Anonymisierung erhält steuerrelevante Belege.
• Zugriffskontrolle: Teammitglieder arbeiten mit abgestuften Berechtigungen (siehe „Teammitglieder einladen und Berechtigungen verwalten"); optional sichern Sie Konten per Zwei-Faktor-Authentifizierung.
• Versandnachweis: das E-Mail-Protokoll dokumentiert den Versand von Rechnungs-E-Mails.
• Datenübergabe: Buchungsdaten verlassen das System über den DATEV-Export bzw. CSV-Exporte (siehe „DATEV-Export einrichten").

Ihre eigenen Abläufe beschreiben

Ergänzen Sie die Punkte, die nur Sie beantworten können:

• Wer in Ihrem Team legt Produkte und Preise an, wer finalisiert und storniert Rechnungen?
• Wann und durch wen wird der DATEV-Export erzeugt und an die Kanzlei übergeben?
• Wie behandeln Sie Sonderfälle – etwa manuelle Rechnungen, Gutschriften oder Zahlungsdifferenzen?

Gut zu wissen

• Die Verfahrensdokumentation ist ein lebendes Dokument: Halten Sie Änderungen an Abläufen und Einstellungen mit Datum fest – bei einer Betriebsprüfung zählt der jeweils gültige Stand.
• Muster und Vorlagen stellen viele Kammern und Steuerberater bereit; die Kyvento-Fakten aus diesem Artikel füllen den technischen Teil.

Nächste Schritte

• Schutzmechanismen im Detail nachlesen – siehe „GoBD-konforme Archivierung"
• Monatsroutine als Betriebsdokumentation festhalten – siehe „Periodenabschluss und Monatsende"