PayPal-Erstattung manuell in Kyvento nachtragen
Überblick
Eine PayPal-Zahlung lässt sich auf zwei Wegen erstatten: über Kyvento oder direkt in PayPal – etwa im Händlerkonto oder automatisch über den Käuferschutz. Im zweiten Fall meldet PayPal die Erstattung normalerweise per Webhook nach, und Kyvento verbucht sie automatisch.
Bleibt diese Meldung aus – weil in Ihren PayPal-Einstellungen keine Webhook-ID hinterlegt ist oder die Meldung im Einzelfall verloren geht –, steht die Zahlung in Kyvento weiterhin als vollständig bezahlt. Ihre Umsätze sind dann zu hoch ausgewiesen. Dieser Artikel zeigt, wie Sie das nachtragen, ohne versehentlich ein zweites Mal Geld zu erstatten.
Bevor Sie beginnen
- Prüfen Sie, ob es nötig ist. Öffnen Sie die betroffene Zahlung in Kyvento: Steht dort bereits ein Wert unter „Erstattet", hat der Webhook die Erstattung doch noch nachgemeldet – dann tun Sie nichts.
- Notieren Sie Betrag und Datum der tatsächlich in PayPal erstatteten Summe (brutto) und ob sie vollständig oder teilweise war.
- Zum Nachtragen brauchen Sie Vollzugriff auf Rechnungen.
Der entscheidende Punkt: keine zweite Rückzahlung auslösen
Sie tragen die Erstattung über einen Storno der ursprünglichen Rechnung nach. Dabei fragt Kyvento nach der „Erstattungsmethode" – und hier liegt die Weiche:
- „Manuelle Erstattung" – die richtige Wahl. Kyvento verbucht nur die Korrektur und geht davon aus, dass die Rückzahlung außerhalb bereits erfolgt ist. Es wird keine weitere Zahlung angestoßen.
- „Erstattung über Zahlungsanbieter" – hier falsch. Diese Option weist PayPal an, erneut zurückzuzahlen. Der Kunde bekäme das Geld ein zweites Mal.
- „Kundenguthaben erhöhen" – passt ebenfalls nicht: Dabei fließt kein Geld, der Kunde bekäme zusätzlich zur PayPal-Rückzahlung ein Guthaben.
Vollständige Erstattung nachtragen
- Öffnen Sie die betroffene Rechnung und klicken Sie auf „Storno".
- Bleiben Sie beim Vollstorno und wählen Sie als Erstattungsmethode „Manuelle Erstattung".
- Tragen Sie unter „Begründung" nachvollziehbar ein, was passiert ist – etwa, dass die Erstattung an einem bestimmten Tag direkt in PayPal ausgelöst wurde.
- Bestätigen Sie mit „Storno erstellen".
Kyvento erzeugt daraufhin eine Stornorechnung über den vollen Betrag und markiert die Originalrechnung als storniert – ohne PayPal erneut zu kontaktieren.
Nur ein Teil wurde erstattet
Hat PayPal nur einen Teil erstattet, etwa nach einer teilweisen Käuferschutz-Einigung, wechseln Sie im Storno-Dialog auf den Teilstorno. Auch hier wählen Sie „Manuelle Erstattung".
Den Betrag legen Sie entweder über die Positionen der Rechnung fest oder über das Feld „Freier Betrag". Beim freien Betrag geben Sie den Nettobetrag samt Steuersatz an – kontrollieren Sie deshalb die Vorschau: Der dort ausgewiesene Bruttobetrag muss exakt dem in PayPal erstatteten Betrag entsprechen. Passen Sie den Nettobetrag so lange an, bis der Brutto-Wert stimmt. Bestätigen Sie dann mit „Teilstorno erstellen".
Was buchhalterisch passiert
Der Storno mit „Manuelle Erstattung" ist die buchhalterisch korrekte Nachbildung der PayPal-Erstattung: Die Stornorechnung trägt negative Beträge und korrigiert damit Umsatz und Umsatzsteuer der Originalrechnung. Sie bekommt eine eigene, fortlaufende Nummer, ist revisionssicher dokumentiert und erscheint im DATEV-Export als eigene Buchung. Geld fließt dabei nicht, und PayPal wird nicht erneut angesprochen.
Danach sollten Sie sehen: eine neue Stornorechnung, die mit der Originalrechnung verknüpft ist, die Originalrechnung als (teilweise) storniert – und Umsätze, die wieder mit dem realen Geldfluss übereinstimmen.
Damit es künftig von selbst ankommt
Hinterlegen Sie in den PayPal-Einstellungen die Webhook ID. Dann meldet PayPal Erstattungen und Rückbuchungen von selbst an Kyvento, und dieser Artikel wird überflüssig – siehe PayPal-Integration.
Nächste Schritte
- Grundlagen zu Storno und Korrektur – siehe Gutschriften und Stornierungen
- Erstattungen im DATEV-Export nachvollziehen – siehe DATEV-Export einrichten