PayPal-Erstattung manuell in Kyvento nachtragen

Überblick

Eine PayPal-Zahlung können Sie auf zwei Wegen erstatten: über Kyvento (Storno mit Erstattung über den Zahlungsanbieter) oder direkt in PayPal – etwa im PayPal-Händlerkonto oder automatisch über den PayPal-Käuferschutz bei einem Konflikt. Im zweiten Fall zahlt PayPal das Geld zurück, ohne dass Kyvento den Auslöser kennt. Normalerweise meldet PayPal eine solche Erstattung per Webhook nach, und Kyvento verbucht sie automatisch. Bleibt diese Meldung aus, steht die Zahlung in Kyvento weiterhin als vollständig bezahlt – Ihre Umsätze sind dann zu hoch ausgewiesen. Dieser Artikel zeigt, wie Sie eine direkt in PayPal ausgelöste Erstattung sauber von Hand nachtragen, ohne versehentlich ein zweites Mal Geld zu erstatten.

Warum wird die Erstattung nicht immer automatisch übernommen?

Erstatten Sie über Kyvento, läuft alles in einem Vorgang: Kyvento weist PayPal an, das Geld zurückzuzahlen, und verbucht die Erstattung gleichzeitig lokal. Lösen Sie die Erstattung dagegen direkt in PayPal aus, erfährt Kyvento davon nur über den Webhook PAYMENT.CAPTURE.REFUNDED. Ist in Ihren PayPal-Einstellungen keine Webhook-ID hinterlegt oder geht die Meldung im Einzelfall verloren, kommt diese Information nicht an. Die Zahlung bleibt dann auf dem Stand „bezahlt", obwohl das Geld real zurückgeflossen ist. Genau diese Lücke schließen Sie mit dem manuellen Nachtragen.

Bevor Sie beginnen

Halten Sie die Eckdaten der PayPal-Erstattung bereit und klären Sie zwei Punkte:

• Betrag und Datum: Notieren Sie den in PayPal tatsächlich erstatteten Betrag (brutto) und ob es sich um eine vollständige oder teilweise Erstattung handelt.
• Schon übernommen? Öffnen Sie zuerst die betroffene Zahlung in Kyvento und prüfen Sie, ob dort bereits ein Wert unter „Erstattet" steht. Ist das der Fall, hat der Webhook die Erstattung doch noch nachgemeldet – dann müssen Sie nichts weiter tun.

Sie benötigen die Berechtigung, Rechnungen zu verwalten (Admin- oder Finanz-Rolle).

Der wichtigste Punkt: keine zweite Rückzahlung auslösen

Sie tragen die Erstattung in Kyvento über einen Storno der ursprünglichen Rechnung nach. Beim Storno fragt Kyvento nach der Erstattungsmethode – und hier liegt die entscheidende Weiche:

• „Manuelle Erstattung" – das ist die richtige Wahl. Kyvento verbucht die Erstattung nur buchhalterisch und geht davon aus, dass die Rückzahlung außerhalb von Kyvento bereits erfolgt ist (was bei Ihnen der Fall ist – PayPal hat das Geld schon zurückgezahlt). Es wird keine weitere Zahlung angestoßen.
• „Erstattung über Zahlungsanbieter" – diese Option dürfen Sie hier nicht wählen. Sie würde Kyvento anweisen, PayPal erneut zur Rückzahlung aufzufordern. Der Kunde bekäme das Geld dann ein zweites Mal – der Betrag wäre doppelt erstattet.
• „Kundenguthaben erhöhen" – hierbei wird kein Geld ausgezahlt, sondern dem Kunden ein Guthaben für künftige Rechnungen gutgeschrieben. Das passt nicht, wenn PayPal bereits echtes Geld zurückgezahlt hat.

Schritt für Schritt: vollständige Erstattung nachtragen

Wenn PayPal den gesamten Rechnungsbetrag erstattet hat:

1. Öffnen Sie im Bereich „Rechnungen" die betroffene Rechnung.
2. Klicken Sie auf „Storno" und bleiben Sie im Reiter „Storno erstellen" (Vollstorno).
3. Wählen Sie bei „Erstattungsmethode" den Eintrag „Manuelle Erstattung".
4. Tragen Sie unter „Begründung" nachvollziehbar ein, was passiert ist – zum Beispiel „Vollständige Erstattung direkt in PayPal am TT.MM.JJJJ ausgelöst".
5. Bestätigen Sie mit „Storno erstellen".

Kyvento erzeugt daraufhin eine Stornorechnung über den vollen Betrag und markiert die Originalrechnung als storniert – ohne PayPal erneut zu kontaktieren.

Nur ein Teil wurde erstattet? Teilstorno nutzen

Hat PayPal nur einen Teil des Betrags erstattet (etwa bei einer teilweisen Käuferschutz-Einigung), verwenden Sie den Teilstorno:

1. Öffnen Sie die Rechnung, klicken Sie auf „Storno" und wechseln Sie in den Reiter „Teilstorno erstellen".
2. Wählen Sie auch hier „Manuelle Erstattung" als Erstattungsmethode.
3. Legen Sie den erstatteten Betrag fest – entweder über die Positionen der Rechnung (wenn die Erstattung genau einzelnen Rechnungspositionen entspricht) oder über den „Freien Betrag". Beim freien Betrag geben Sie den Nettobetrag und den passenden Steuersatz an.
4. Kontrollieren Sie die Vorschau: Der dort ausgewiesene Bruttobetrag muss exakt dem in PayPal erstatteten Betrag entsprechen. Passen Sie den Nettobetrag so an, dass der Brutto-Wert stimmt.
5. Ergänzen Sie eine Begründung und bestätigen Sie mit „Teilstorno erstellen".

Was buchhalterisch passiert

Der Storno mit „Manuelle Erstattung" ist die buchhalterisch korrekte Nachbildung der PayPal-Erstattung:

• Kyvento erstellt eine Stornorechnung (bei Teilerstattung über den erstatteten Teilbetrag) mit negativen Beträgen. Sie korrigiert Umsatz und Umsatzsteuer der Originalrechnung – genau das, was eine Rückerstattung buchhalterisch bewirken muss.
• Die Stornorechnung bekommt eine eigene, fortlaufende Nummer und ist damit revisionssicher dokumentiert; sie erscheint auch im DATEV-Export als eigene Buchung.
• Weil Sie „Manuelle Erstattung" gewählt haben, wird ausschließlich diese Korrektur verbucht – es fließt kein Geld über Kyvento, und PayPal wird nicht erneut angesprochen.

Ergebnis prüfen

Nach dem Storno sollten Sie sehen:

• Eine neue Stornorechnung, die mit der Originalrechnung verknüpft ist.
• Die Originalrechnung als (vollständig oder teilweise) storniert – ein weiterer Storno über denselben Betrag ist dann nicht mehr möglich.
• Ihre Umsätze für den Zeitraum sind um den erstatteten Betrag korrigiert und stimmen wieder mit dem realen Geldfluss überein.

Gut zu wissen

• Wählen Sie im Zweifel immer „Manuelle Erstattung", wenn das Geld bereits über PayPal zurückgeflossen ist. „Erstattung über Zahlungsanbieter" ist nur für Erstattungen gedacht, die Sie erst noch aus Kyvento heraus auslösen wollen.
• Tragen Sie die Erstattung nur einmal nach. Prüfen Sie vorher, ob die Zahlung nicht schon als „Erstattet" markiert ist – sonst dokumentieren Sie denselben Vorgang doppelt.
• Damit solche Erstattungen künftig automatisch ankommen, hinterlegen Sie in den PayPal-Einstellungen die Webhook-ID. Dann meldet PayPal Erstattungen und Rückbuchungen von selbst an Kyvento.

Nächste Schritte

• Grundlagen zu Storno und Korrektur – siehe „Gutschriften und Stornierungen"
• Automatische Meldungen von PayPal aktivieren – siehe „PayPal-Integration"
• Erstattungen im DATEV-Export nachvollziehen – siehe „DATEV-Export einrichten"