Rechnungsversand per E-Mail

Überblick

Kyvento versendet Ihre Rechnungen als E-Mail mit PDF-Anhang – wahlweise über den Kyvento-Versand oder Ihr eigenes SMTP-Postfach. Dieser Artikel zeigt die Versand-Einstellungen und das E-Mail-Protokoll.

Absender und Versandweg

Unter „Einstellungen" → „E-Mail-Versand" konfigurieren Sie:

• Absender – Absendername und -adresse, mit der Ihre Mails beim Kunden ankommen. Beim Standardversand erscheint beim Kunden die Kyvento-Adresse als Absender – warum, erklärt Welche Absenderadresse Ihre Kunden sehen.
• Transport – Standardversand oder eigenes SMTP (Host, Port, Zugangsdaten, TLS empfohlen).
• Test & DNS – eine Test-Mail plus Live-Prüfung Ihrer Domain auf SPF, DKIM und DMARC mit fertigen DNS-Muster-Einträgen. Korrekt gesetzte Records verbessern die Zustellbarkeit deutlich.

Was versendet wird

Rechnungsmails enthalten immer das Rechnungs-PDF als Anhang – ohne fertiges PDF verlässt keine Mail das Haus. Betreff und Text steuern Sie über die Mail-Vorlagen (Gruppe „Rechnungen"). E-Rechnungs-Dateien (XRechnung/ZUGFeRD) werden bewusst nicht automatisch an Mails angehängt – sie werden auf der Rechnung generiert und heruntergeladen bzw. über die vorgesehenen Kanäle übermittelt.

Eine Vorlage vorab testen

Bevor eine geänderte Vorlage an Kunden geht, verschicken Sie sie im Vorlagen-Editor (Einstellungen → Vorlagen) über „Test senden" an sich selbst. Verschickt wird genau die Sprachfassung, die Sie gerade geöffnet haben – so prüfen Sie die deutsche und die englische Variante getrennt.

• Der Knopf ist erst aktiv, wenn die Vorlage gespeichert ist; ein Hinweis nennt den Grund. Kyvento legt für einen Test bewusst keine Vorlage im Hintergrund an – sonst stünde in Ihrer Übersicht eine „angepasste" Vorlage, die niemand angepasst hat.
• Als Empfänger sind nur aktive Zugänge Ihres eigenen Kontos zugelassen. Wird eine Adresse abgelehnt, nennt die Meldung den tatsächlichen Grund – noch nicht aktiviert, nicht mehr aktiv oder nicht zu Ihrem Konto gehörend.

Das E-Mail-Protokoll

Unter „E-Mail-Protokoll" (Seitenleiste, Bereich „System") sehen Sie jede versendete Mail mit Empfänger, Betreff, Vorlagentyp, Status (Ausstehend, Versendet, Fehlgeschlagen, Bounce, Übersprungen, Gesperrt (unzustellbar)) und Zeitpunkt. Der Detail-Blick zeigt bei Problemen die konkrete Fehlermeldung oder den Bounce-Grund – ideal für die Frage „ist die Rechnung angekommen?".

Tagesbericht abonnieren

Optional liefert der „Mail-Versand-Tagesbericht" (Einstellungen → Benachrichtigungen, Gruppe „System & Integrationen") jeden Morgen die Versandbilanz des Vortags – inklusive Bounce-Rate und den häufigsten Bounce-Gründen. Bei auffälliger Bounce-Rate steigt die Dringlichkeit der Meldung automatisch.

Nächste Schritte

• Mail-Texte anpassen – siehe Rechnungstexte und Sprachen
• Wann automatisch versendet wird – siehe Automatische Rechnungserstellung
• Wenn eine Kundenadresse dauerhaft nicht erreichbar ist – siehe Unzustellbare E-Mail-Adressen