Unzustellbare E-Mail-Adressen

Überblick

Kyvento kennzeichnet die E-Mail-Adresse eines Kunden als „Unzustellbar“, sobald der Mail-Dienst gemeldet hat, dass der Kunde unter dieser Adresse nicht erreichbar ist. Ab diesem Zeitpunkt sendet Kyvento keine weiteren E-Mails an diese Adresse – weder Rechnungen noch Mahnungen noch Benachrichtigungen. Dieser Artikel erklärt, wann das passiert, wo Sie es sehen, wie Sie die Adresse wieder freigeben und was das für laufende Mahnungen bedeutet.

Wann eine Adresse als unzustellbar gilt

Das Kennzeichen wird gesetzt, wenn eine Zustellung dauerhaft scheitert:

• Die Adresse existiert nicht oder das Postfach ist dauerhaft blockiert (harter Bounce).
• Der Empfängerserver hat die Zustellung an diese Adresse oder ihre Domain dauerhaft abgewiesen.
• Der Empfänger hat die Mail als Spam gemeldet.

Vorübergehende Probleme – etwa ein volles Postfach oder ein kurzzeitig nicht erreichbarer Server – führen nicht zum Kennzeichen. Solche Mails werden automatisch erneut versucht.

Harte Bounces aus der Zeit vor Einführung dieser Funktion wurden einmalig übernommen: Kunden, deren Adresse schon damals dauerhaft nicht erreichbar war, tragen das Kennzeichen ebenfalls.

Wo Sie das Kennzeichen sehen

• In der Kundenliste und in den Kundendetails erscheint das Kennzeichen „Unzustellbar“ neben der E-Mail-Adresse. Der Tooltip erklärt: „An diese Adresse konnten wir zuletzt nicht zustellen. Weitere Mails werden nicht versucht.“
• Mit dem Filter „Nur unzustellbare“ zeigt die Kundenliste ausschließlich betroffene Kunden.
• Im E-Mail-Protokoll erscheinen zurückgehaltene Mails mit dem Status „Gesperrt (unzustellbar)“. Nichts geht still verloren – Sie sehen jede Mail, die wegen des Kennzeichens nicht versendet wurde.

Was Sie tun können

1. Adresse prüfen und korrigieren. Öffnen Sie den Kunden und kontrollieren Sie die E-Mail-Adresse auf Tippfehler oder eine veraltete Domain. Jede Änderung der E-Mail-Adresse hebt das Kennzeichen automatisch auf – gleichgültig, ob Sie die Adresse in den Kundendaten ändern oder der Kunde sie selbst im Kundenportal aktualisiert. Die neue Adresse wird ab sofort wieder normal beliefert.
2. Adresse wieder freigeben. Ist die Adresse richtig und funktioniert wieder (zum Beispiel, weil das Postfach reaktiviert wurde), klicken Sie in den Kundendetails auf „Adresse wieder freigeben“. Das kann jeder Nutzer, der Kunden bearbeiten darf – direkt in der App, nicht über die API. Danach wird die Adresse wieder normal beliefert. Scheitert die Zustellung erneut dauerhaft, wird das Kennzeichen wieder gesetzt.
3. Kunden auf anderem Weg erreichen. Lässt sich die Adresse nicht klären, kontaktieren Sie den Kunden telefonisch oder per Post, um eine gültige E-Mail-Adresse zu erhalten.

Was das für das Mahnwesen bedeutet

Eine Mahnung, die nicht zugestellt werden konnte, ist dem Kunden nicht zugegangen. Kyvento eskaliert deshalb nicht auf dieser Grundlage. Wie es stattdessen weitergeht, legen Sie in den Mahneinstellungen fest: Die Option „Bei unzustellbarer E-Mail-Adresse per Post mahnen“ (Ja/Nein, Standard: Nein) erscheint nur, wenn der Zustellweg für Mahnungen „E-Mail“ ist. Bei „Post“ oder „E-Mail und Post“ ist der Zugang per Brief ohnehin gesichert – dort läuft das Mahnwesen unverändert weiter.

Option „Ja“: Mahnung geht per Post

• „Ja“ lässt sich nur wählen, wenn der Postversand aktiv ist und entweder Guthaben für mindestens einen Standardbrief vorhanden ist oder eine automatische Guthaben-Aufladung eingerichtet ist. Andernfalls zeigt die App einen Hinweis, was Sie zuerst einrichten müssen. Wir empfehlen die automatische Aufladung – so bleibt der Postweg auch dann offen, wenn das Guthaben zwischendurch aufgebraucht ist. Wie Sie beides einrichten, zeigt Postversand einrichten.
• Trifft eine Mahnung auf eine unzustellbare Adresse, geht sie als Brief an den Kunden. Damit ist der Zugang erreicht, und die Mahnstufen laufen normal weiter.
• Ist das Guthaben gerade aufgebraucht und die automatische Aufladung läuft noch, wird die Mahnung lediglich auf den nächsten Mahnlauf verschoben – kein Halt, keine Info-Mail.

Option „Nein“ – oder Postweg zur Laufzeit nicht möglich

Steht die Option auf „Nein“ – oder auf „Ja“, aber der Postversand ist inzwischen abgeschaltet bzw. das Guthaben reicht nicht und es gibt keine (oder eine gescheiterte) automatische Aufladung –, dann hält der Mahnprozess für diesen Kunden an:

• Keine weitere Mahnstufe, keine Mahngebühr, keine Sperre.
• Der Kontoinhaber erhält sofort eine Info-Mail, dass der Kunde unerreichbar ist und die Mahnung angehalten wurde – einmal je Halt, nicht bei jedem Mahnlauf erneut.
• Die Rechnung bleibt offen und überfällig; nur die automatische Eskalation ruht.

Wiederanlauf

Sobald das Kennzeichen weg ist – durch Freigabe oder eine neue E-Mail-Adresse –, setzt der nächste Mahnlauf den Mahnprozess fort: Die Mahnstufe, die nicht zugestellt werden konnte, wird erneut per E-Mail zugestellt – dieselbe Stufe, ohne zusätzliche Gebühr für den erneuten Versand. Die Frist bis zur nächsten Stufe beginnt mit dieser Zustellung neu.

Sammel-Mail „unzustellbare Kunden“

Damit betroffene Kunden nicht unbemerkt bleiben, erhält der Kontoinhaber eine regelmäßige Übersicht. Die Einstellung „Sammel-Mail ‚unzustellbare Kunden‘“ unter Einstellungen → E-Mail-Versand bietet Aus, Täglich und Wöchentlich (montags); Standard ist wöchentlich.

• Versand um 08:00 Uhr in der Zeitzone Ihres Kontos.
• Die Mail enthält alle aktuell unzustellbaren Kunden: Name, E-Mail-Adresse, seit wann und ob der Mahnprozess angehalten ist – dazu einen Link auf die entsprechend gefilterte Kundenliste.
• Gibt es keine unzustellbaren Kunden, geht keine Mail raus.
• Ein angehaltener Mahnprozess wird davon unabhängig sofort gemeldet (siehe oben).

Wenn Ihre eigene Adresse betroffen ist

Ist die E-Mail-Adresse des Kontoinhabers selbst unzustellbar, kämen auch Info-Mail und Sammel-Mail nicht an. Deshalb zeigt die App in diesem Fall im Dashboard einen nicht wegklickbaren Hinweis: „Ihre eigene E-Mail-Adresse ist unzustellbar“ – mit der Schaltfläche „Meine Adresse wieder freigeben“ bzw. dem Link zur Adressänderung. Der Hinweis verschwindet, sobald die Adresse wieder zustellbar ist.

Gut zu wissen

• Das Kennzeichen gilt je Kunde und je Adresse: Wird eine Adresse freigegeben oder geändert, betrifft das nur diesen Kunden.
• Wie Sie die Zustellbarkeit Ihrer Domain grundsätzlich verbessern (SPF, DKIM, DMARC), beschreibt Rechnungsversand per E-Mail.

Nächste Schritte

• Mahnwesen einrichten – siehe Automatisches Mahnwesen aktivieren
• Einzelne Rechnungen bewusst vom Mahnlauf ausnehmen – siehe Mahnungen pausieren oder aussetzen
• Postweg und automatische Guthaben-Aufladung – siehe Postversand einrichten
• Welche Benachrichtigungen Sie erhalten – siehe E-Mail-Benachrichtigungen konfigurieren