Rechnungstexte und Sprachen
Überblick
Vom Begrüßungstext bis zum Reverse-Charge-Vermerk: Kyvento trennt sauber zwischen frei gestaltbaren Textbausteinen und gesetzlichen Pflichthinweisen – und liefert beides automatisch in der Sprache des Kunden.
Freie Textbausteine je Vorlage
In jeder Rechnungsvorlage („Einstellungen" → „Vorlagen" → „Rechnungen") pflegen Sie sechs Textfelder:
- Kopftext – z. B. eine persönliche Einleitung über der Positionstabelle
- Fußtext – Abbinder unter dem Summenblock
- Zahlungshinweis – etwa Skonto- oder Überweisungsdetails
- Schlusstext – Grußformel
- Reverse-Charge-Text und Kleinunternehmer-Text – eigene Formulierungen für diese Sonderfälle, falls Sie vom Standard abweichen möchten
Gesetzliche Pflichthinweise
Steuerliche Pflichtvermerke – Reverse-Charge (§ 13b), innergemeinschaftliche Lieferung (§ 6a), Kleinunternehmerregelung (§ 19), Ausfuhr, OSS – setzt Kyvento automatisch passend zum Steuerfall der Rechnung. Die Standardtexte können Sie account-weit durch eigene Formulierungen ersetzen; beim Finalisieren wird der Text unveränderlich in die Rechnung eingefroren – spätere Textänderungen wirken nur auf neue Belege.
Sprache des Kunden
Maßgeblich ist das Feld „Sprache" im Kundenprofil (Deutsch oder Englisch, Rückfall auf die Account-Sprache):
- Kyvento wählt automatisch die Standard-Vorlage der Kundensprache – ein englischer Kunde erhält „Invoice" mit englischen Feldbezeichnungen.
- Wählen Sie bei einer manuellen Rechnung eine Vorlage in anderer Sprache, warnt das Formular vor dem Sprach-Mismatch.
- Auch die Pflichthinweise werden in der Kundensprache eingefroren.
Die Rechnungs-E-Mail
Betreff und Inhalt der Versand-Mails gestalten Sie unter „Einstellungen" → „E-Mail-Vorlagen" (Gruppe „Rechnungen") – getrennt für den automatischen Versand („Rechnungsversand") und den manuellen Versand von der Detailseite. Platzhalter für Kunde, Rechnung und Ihre Firma stehen bereit.
Nächste Schritte
- Layout und Logo – siehe Rechnungsdesign anpassen
- Steuerfälle im Detail – siehe Umsatzsteuer korrekt abrechnen