Rücklastschrift manuell buchen

Überblick

Bucht ein Kunde eine bereits bezahlte Rechnung zurück – per SEPA-Rücklastschrift oder als Karten-Chargeback –, erfährt Kyvento das normalerweise automatisch über den Webhook Ihres Zahlungsanbieters. Es gibt aber einen Fall, in dem diese Meldung ausbleibt: Unzer teilt Rücklastschriften im Livebetrieb über das Händlerportal und per E-Mail mit, also direkt an Sie und nicht an Kyvento.

Solange Sie die Rückbuchung dann nicht nachtragen, gilt die Rechnung weiter als bezahlt, das Abonnement läuft weiter und das Mahnwesen bleibt stumm. Dieser Artikel zeigt, wie Sie eine solche Rücklastschrift von Hand buchen.

Prüfen Sie zuerst, ob es nötig ist

Bei Stripe und PayPal läuft die Meldung in aller Regel automatisch. Öffnen Sie deshalb immer zuerst die betroffene Zahlung in Kyvento: Steht sie noch auf „Erfolgreich" und die Rechnung auf „Bezahlt", ist die Meldung nicht angekommen und Sie buchen von Hand. Steht sie bereits auf „Streitfall", ist nichts zu tun.

Buchen Sie nichts auf Verdacht – halten Sie die Meldung Ihres Zahlungsanbieters bereit. Zum Buchen brauchen Sie Vollzugriff auf Rechnungen.

Schritt für Schritt

1. Öffnen Sie „Zahlungen" und klicken Sie die betroffene Zahlung an. Alternativ finden Sie sie auf der Rechnungs-Detailseite im Abschnitt „Zahlungen".
2. Scrollen Sie im Detailbereich zum Abschnitt „Rücklastschrift". Er erscheint nur bei einer erfolgreichen Zahlung, für die noch keine Rückbuchung gebucht ist.
3. Klicken Sie auf „Rücklastschrift buchen" und bestätigen Sie die Rückfrage.

Kyvento bucht dabei immer den vollen Zahlungsbetrag mit dem aktuellen Datum zurück. Eine Teil-Rückbuchung lässt sich hier nicht abbilden.

Was Kyvento daraufhin tut

Die manuelle Buchung hat exakt dieselbe Wirkung wie die automatische Verarbeitung einer Rückbuchung – es ist derselbe Vorgang, nur von Hand angestoßen:

• Die Zahlung wechselt auf „Streitfall" (im Kundenportal: „Streitig").
• Die zugehörige Rechnung wird wieder geöffnet und steht erneut als offene Forderung in Ihrer Übersicht – mit der Fälligkeit auf dem Tag der Rückbuchung.
• Ein laufendes Abonnement dieses Kunden wird gesperrt, bis der Vorgang geklärt ist.
• Für die wieder offene Rechnung greift die Mahnleiter für Rücklastschriften – siehe Fehlgeschlagene Zahlungen: Smart Retry.

Ihr eigener Kyvento-Vertrag ist davon nicht betroffen. Die Rückbuchung eines Ihrer Kunden sagt nichts darüber aus, ob Sie Ihr Kyvento-Abo bezahlen – Ihr Zugang bleibt uneingeschränkt bestehen.

Doppelt buchen können Sie nicht

Meldet Ihr Zahlungsanbieter denselben Vorgang später doch noch per Webhook, erkennt Kyvento ihn als bereits gebucht wieder. Es entsteht kein zweiter Eintrag, und die Rechnung wird kein zweites Mal geöffnet. Dasselbe gilt, wenn Sie den Knopf versehentlich zweimal drücken.

Möglich wird das über die Referenz des Zahlungsanbieters, an der Kyvento den Vorgang wiedererkennt. Bei einer Zahlung ohne solche Referenz – etwa einer von Hand erfassten Überweisung – fehlt dieser Anker; dort kommt allerdings auch kein Webhook, der doppelt buchen könnte.

Wenn der Knopf nicht erscheint

• Die Zahlung war nie erfolgreich – dann gibt es nichts zurückzubuchen.
• Es ist bereits eine Rückbuchung gebucht – die Zahlung steht dann schon auf „Streitfall".
• Dem angemeldeten Benutzer fehlt das Schreibrecht auf Rechnungen – wenden Sie sich an den Account-Inhaber.

Und wenn sich der Vorgang zu Ihren Gunsten klärt?

Gewinnen Sie den Fall beim Zahlungsanbieter, wird die Rückbuchung dort aufgelöst und die Zahlung in Kyvento wieder als erfolgreich geführt; das gesperrte Abonnement lebt wieder auf. Kommt diese Meldung nicht automatisch an, wenden Sie sich an unseren Support – wir korrigieren den Vorgang gemeinsam mit Ihnen.

Nächste Schritte

• Webhooks Ihres Anbieters vollständig einrichten – siehe Kreditkartenzahlungen akzeptieren und PayPal-Integration
• Wie die wieder geöffnete Rechnung weiterläuft – siehe Automatisches Mahnwesen aktivieren