Automatisches Mahnwesen aktivieren

Überblick

Das automatische Mahnwesen verfolgt überfällige Rechnungen ohne Ihr Zutun: Kyvento erkennt Zahlungsverzug, verschickt gestaffelte Zahlungserinnerungen und Mahnungen und eskaliert bis hin zur Abo-Sperre. Dieser Artikel zeigt die Aktivierung und erklärt, was danach automatisch passiert.

Mahnwesen einschalten

Öffnen Sie Einstellungen → „Mahnwesen" (Gruppe „Abrechnung"). Solange das Mahnwesen ausgeschaltet ist, weist ein Hinweis darauf hin: Sie können hier zunächst alles in Ruhe einrichten und erst dann den Schalter „Aktiv" oben rechts umlegen. Mit der Aktivierung legt Kyvento vier bewährte Standard-Mahnstufen an, die Sie anschließend anpassen können.

Die Grundoptionen

• „Geschäftskunden mahnen" / „Privatkunden mahnen": steuert, welche Kundengruppen das automatische Mahnwesen durchlaufen.
• „Mahnstufen gegenüber Kunden verbergen": blendet die interne Stufen-Staffelung in der Kundenkommunikation aus.
• „BCC-Empfänger": eine oder mehrere E-Mail-Adressen (etwa Ihre Buchhaltung), die jede Mahnung in Kopie erhalten – zugleich Ihr Archiv der versendeten Mahnschreiben.
• „Zustellmethode": legt fest, wie Mahnungen zugestellt werden – Standard ist E-Mail.

Was nach der Aktivierung automatisch passiert

1. Überfälligkeit erkennen: Täglich in der Nacht prüft Kyvento alle offenen Rechnungen. Ist das Fälligkeitsdatum (in Ihrer Account-Zeitzone) überschritten, wechselt die Rechnung in den Status „Überfällig".
2. Mahnlauf: Kurz darauf startet der tägliche Mahnlauf. Er prüft für jede überfällige Rechnung, ob die Wartezeit der nächsten Mahnstufe erreicht ist – und verschickt dann Zahlungserinnerung bzw. Mahnung per E-Mail, jeweils mit Mahn-PDF und Original-Rechnung im Anhang.
3. Eskalation: Bleibt die Zahlung aus, klettert die Rechnung Stufe für Stufe die Mahnleiter hinauf – bis hin zu automatischem Zahlungs-Wiedereinzug, Abo-Sperre und der Markierung als uneinbringlich (je nach Stufen-Konfiguration).
4. Automatisches Ende: Geht die vollständige Zahlung ein, endet der Mahnprozess sofort von selbst – Details im Artikel „Zahlungseingänge automatisch zuordnen".

Welche Rechnungen gemahnt werden

Automatisch gemahnt werden Abo-Rechnungen mit offenem Betrag. Manuell erstellte Rechnungen ohne Abo-Bezug nehmen nur teil, wenn Sie das Mahnen für die jeweilige Rechnung ausdrücklich aktiviert haben – so geraten individuelle Sonderrechnungen nie ungewollt in die Mahnschleife. Einzelne Rechnungen lassen sich zudem jederzeit per Mahnstopp aussetzen.

Den Mahnstand einer Rechnung sehen

Auf der Rechnungs-Detailseite zeigt Kyvento den aktuellen Mahnstatus: welche Mahnstufe erreicht ist, wann die letzte Mahnung ging und wann die nächste fällig wäre. Dort können Sie den Lauf für diese eine Rechnung auch pausieren – etwa während einer Ratenzahlungs-Absprache – und später an derselben Stelle fortsetzen. Die Rechnung bleibt dabei überfällig, es gehen nur keine weiteren Erinnerungen raus.

Mahngebühren sind standardmäßig auf 0 € gesetzt, also faktisch aus. Schalten Sie sie später ein, gilt das ab der nächsten Mahnstufe – bereits gelaufene Stufen werden nicht rückwirkend mit Gebühren versehen.

Gut zu wissen

• Das Mahnwesen gilt je Kyvento-Account – die Konfiguration wirkt auf alle Ihre Kunden gemäß den Kundengruppen-Schaltern.
• Zahlungserinnerungen und Mahnungen erhalten keine eigene Rechnungsnummer – sie sind keine Rechnungen im Sinne des § 14 UStG und erzeugen keine Lücken in Ihren Nummernkreisen.

Nächste Schritte

• Stufen, Texte und Gebühren einrichten – siehe „Mahnstufen und -texte anpassen"
• Fristen verstehen und anpassen – siehe „Mahnfristen festlegen"
• Laufende Mahnungen im Blick behalten – siehe „Offene Forderungen im Überblick"