Automatisches Mahnwesen aktivieren

Überblick

Das automatische Mahnwesen verfolgt überfällige Rechnungen ohne Ihr Zutun: Kyvento erkennt Zahlungsverzug, verschickt gestaffelte Zahlungserinnerungen und Mahnungen und eskaliert bis hin zur Abo-Sperre. Dieser Artikel zeigt die Aktivierung und erklärt, was danach automatisch passiert.

Mahnwesen einschalten

Öffnen Sie Einstellungen → „Mahnwesen" (Gruppe „Abrechnung"). Solange das Mahnwesen aus ist, läuft kein Mahnlauf – Sie können also in Ruhe alles einrichten und erst dann den Schalter „Aktiv" umlegen. Mit der Aktivierung legt Kyvento die Standard-Mahnstufen an, die Sie anschließend anpassen (siehe Mahnstufen und -texte anpassen).

Auf derselben Seite entscheiden Sie, welche Kundengruppen überhaupt gemahnt werden und auf welchem Weg die Mahnungen zugestellt werden. Die Felder sind beschriftet und mit Erklärtexten versehen – eine Aufzählung erspart sich der Artikel deshalb.

Was nach der Aktivierung automatisch passiert

1. Überfälligkeit erkennen: Nachts prüft Kyvento alle offenen Rechnungen. Ist das Fälligkeitsdatum (in Ihrer Account-Zeitzone) überschritten, wechselt die Rechnung in den Status „Überfällig".
2. Mahnlauf: Kurz darauf prüft der tägliche Mahnlauf für jede überfällige Rechnung, ob die Wartezeit der nächsten Mahnstufe erreicht ist – und verschickt dann Zahlungserinnerung bzw. Mahnung. Das Mahn-PDF hängt immer an; die Original-Rechnung kommt als zweiter Anhang dazu, sofern sich ihr PDF erzeugen lässt.
3. Eskalation: Bleibt die Zahlung aus, klettert die Rechnung Stufe für Stufe die Mahnleiter hinauf – bis hin zu automatischem Zahlungs-Wiedereinzug, Abo-Sperre und der Markierung als uneinbringlich, je nachdem, was Sie je Stufe eingeschaltet haben.
4. Automatisches Ende: Geht die vollständige Zahlung ein, endet der Mahnprozess sofort von selbst – siehe Zahlungseingänge automatisch zuordnen.

Welche Rechnungen gemahnt werden

Automatisch gemahnt werden Abo-Rechnungen mit offenem Betrag. Manuell erstellte Rechnungen nehmen nur teil, wenn Sie das Mahnen an der jeweiligen Rechnung ausdrücklich einschalten – so gerät eine individuelle Sonderrechnung nie ungewollt in die Mahnschleife.

Dass eine Rechnung trotz Überfälligkeit nicht gemahnt wird, hat fast immer eine von wenigen Ursachen: ein gesetzter Mahnstopp, ein vom Mahnwesen ausgenommener Kunde, eine fehlende E-Mail-Adresse beim Kunden oder eine deaktivierte Mahnmail-Vorlage. Die Karte „Mahnung" auf der Rechnungs-Detailseite nennt den Grund im Klartext – erst danach lohnt die Suche in den Einstellungen.

Den Mahnstand einer Rechnung sehen

Dieselbe Karte zeigt den „Mahnverlauf": welche Stufe wann und wie zugestellt wurde, welche Gebühr angefallen ist und wie ein Wiedereinzug ausging. Wann die nächste Mahnung fällig wäre, steht dort nicht – dafür gibt es die Vorausschau im Mahnwesen (siehe Offene Forderungen im Überblick). Einzelne Rechnungen lassen sich an derselben Stelle aussetzen, siehe Mahnungen pausieren oder aussetzen.

Gut zu wissen

• Zahlungserinnerungen und Mahnungen erhalten keine eigene Rechnungsnummer – sie sind keine Rechnungen im Sinne des § 14 UStG und erzeugen keine Lücken in Ihren Nummernkreisen.
• Mahngebühren sind ab Werk auf 0 € gesetzt: Kyvento erhebt von sich aus keine. Ob Sie welche verlangen, entscheiden Sie je Stufe – siehe Mahngebühren berechnen.

Nächste Schritte

• Stufen, Texte und Gebühren einrichten – siehe Mahnstufen und -texte anpassen
• Fristen verstehen und anpassen – siehe Mahnfristen festlegen
• Laufende Mahnungen im Blick behalten – siehe Offene Forderungen im Überblick