Offene Forderungen im Überblick
Überblick
„Mahnwesen" in der Seitenleiste (Gruppe „Finanzen") ist Ihre Kommandozentrale für offene Forderungen: Kennzahlen zum Bestand, alle laufenden Mahnvorgänge mit Filtern – und eine Vorausschau, welche Mahnungen als Nächstes anstehen.
Die Kennzahlen über der Liste
Die Karten am Kopf der Seite beantworten die Bestandsfragen: wie viele Rechnungen gerade in einer Mahnstufe stecken, wie viel Geld darin gebunden ist (je Währung), wie viele Vorgänge mit Mahnstopp auf Ihre Entscheidung warten und wie viele Forderungen als uneinbringlich gelten.
Eine weitere Karte erscheint nur, wenn es sie zu zeigen gibt: „Einzug angehalten (Währung)". Sie zählt Belege, deren hinterlegte Zahlungsart die Belegwährung nicht einziehen kann. Solche Fälle werden nicht gemahnt und nicht gesperrt – der Kunde kann für etwas, das er nicht wissen konnte, nicht säumig sein. Stattdessen erhält er einen Hinweis, eine passende Zahlungsart zu hinterlegen oder zu überweisen; erst danach läuft eine Frist, und nach deren Ablauf greift die normale Mahnstaffel. Ein Klick auf die Zahl führt direkt zu den betroffenen Belegen.
Tab „Aktive Mahnungen"
Die Liste zeigt je Vorgang die erreichte Stufe, offenen und bezahlten Betrag, aufgelaufene Gebühren und den Mahnstopp-Status. Die Filterleiste darüber grenzt nach Kunde, Mahnstufe, Status, Zeitraum und „Mahntyp" ein – letzterer trennt gewöhnlichen Zahlungsverzug von den Fällen aus der Rücklastschrift-Leiter.
Ein Klick auf eine Zeile öffnet die „Mahnungsdetails": die komplette Mahnhistorie und die Aktionen, um den Vorgang zu stoppen oder die Forderung abzuschließen (siehe Mahnungen pausieren oder aussetzen und Inkasso und externe Dienstleister).
Tab „Vorausschau"
Die Vorausschau blickt nach vorn und listet die überfälligen Rechnungen, deren nächste Eskalation in den nächsten 28 Tagen ansteht – mit Termin und Countdown. Rechnungen, deren nächste Stufe später fällig wird, erscheinen hier noch nicht. So sehen Sie, wer in den kommenden Tagen eine Mahnung erhalten wird, und können vorher eingreifen – mit einem Anruf oder einem Mahnstopp.
Offene Posten außerhalb des Mahnwesens
Nicht jede überfällige Rechnung steckt schon in einer Mahnstufe. Die Rechnungsliste zeigt den Status jeder Rechnung unabhängig vom Mahnlauf, das Dashboard der Startseite die Summe der offenen Rechnungen im Gesamtkontext.
Empfohlene Routine
- Wöchentlich die Vorausschau prüfen – wer steht vor der nächsten Eskalation?
- Vorgänge mit Mahnstopp regelmäßig entscheiden: fortsetzen oder abschließen.
- Uneinbringliche Fälle zeitnah abschließen – siehe Inkasso und externe Dienstleister.
Nächste Schritte
- Kennzahlen und Vorausschau auswerten – siehe Mahnwesen-Statistiken auswerten
- Einzelne Vorgänge aussetzen – siehe Mahnungen pausieren oder aussetzen