Mahnstufen und -texte anpassen

Überblick

Kyvento arbeitet mit zwei getrennten Mahnleitern: einer für gewöhnlichen Zahlungsverzug und einer eigenen für zurückgebuchte Zahlungen. Anzahl und Reihenfolge der Stufen liegen fest – alles innerhalb einer Stufe stellen Sie ein: Fristen, Gebühr, Automatik und die Texte des Mahnschreibens.

Wo die Stufen liegen

Unter Einstellungen → „Mahnwesen" finden Sie den Abschnitt „Mahnstufen". Darüber schaltet das Feld „Mahntyp" zwischen den beiden Leitern um; bearbeitet wird immer die Leiter, die dort ausgewählt ist. Ein Klick auf eine Stufe klappt sie auf.

Die normale Mahnleiter

Sie hat vier Stufen: Zahlungserinnerung, 1. Mahnung, 2. Mahnung, letzte Mahnung. Eine fünfte gibt es nicht – nach der letzten Stufe endet die automatische Eskalation und der Fall wartet auf Ihre Entscheidung (siehe Inkasso und externe Dienstleister).

Wichtig sind die Vorgaben, die von selbst etwas tun: Ab Werk versucht die 1. Mahnung einen erneuten Einzug, die 2. Mahnung sperrt das zugehörige Abonnement, und die letzte Mahnung markiert die Forderung als uneinbringlich. Wenn Sie das nicht wollen, schalten Sie es in der jeweiligen Stufe ab – bevor die erste Rechnung überfällig wird. Mahngebühren sind dagegen auf allen Stufen mit 0 € vorbelegt, greifen also erst, wenn Sie einen Betrag eintragen (siehe Mahngebühren berechnen).

Einzelne Stufen lassen sich über „Stufe aktiv" stilllegen – mit einer Folge, die leicht übersehen wird: Der Mahnlauf steigt immer nur genau eine Stufe höher. Trifft er auf eine abgeschaltete Stufe, endet die Eskalation dort; er überspringt sie nicht. Schalten Sie also nur vom Ende her ab. Wer die 2. Mahnung stilllegt, hat faktisch eine Mahnleiter mit einer einzigen Stufe.

Die Rücklastschrift-Leiter

Sie greift automatisch, sobald eine bereits erfolgte Zahlung zurückgebucht wird (SEPA-Rücklastschrift oder Karten-Chargeback). Die Rechnung wird wieder überfällig und durchläuft statt der normalen Leiter diese eigene mit drei Stufen. Fristen, Gebühr und Texte pflegen Sie hier getrennt – eine Rücklastschriftgebühr trifft damit nur echte Rücklastschriften und nicht jede Zahlungserinnerung.

In der Voreinstellung ist „Zahlung erneut versuchen" auf allen drei Stufen bewusst aus: Ein erneuter Einzug gegen ein Konto, das gerade zurückgebucht hat, erzeugt meist nur die nächste Rücklastschrift – und eine zweite Bankgebühr auf beiden Seiten. Die Vorgabetexte bitten deshalb um Überweisung und um Prüfung der Bankdaten.

Unabhängig von dieser Leiter gilt die Einstellung „Abonnement bei Rücklastschrift sofort sperren": Sie steht ab Werk an und sperrt das Abo bereits mit der Rückbuchung, also bevor die erste Mahnung rausgeht. Wenn Sie in Vorleistung gehen und dem Kunden bis zur Klärung Zugang lassen wollen, schalten Sie sie aus – die Forderung bleibt in jedem Fall bestehen und wird normal gemahnt.

Texte und Vorlagen

Für die Inhalte gibt es zwei Ebenen, die sich nicht überschreiben:

• Betreff und Mahntext stehen je Stufe, jeweils auf Deutsch und Englisch – der Kunde erhält die Fassung in seiner Sprache. Welche Platzhalter Sie verwenden können, listet der Editor direkt neben dem Textfeld.
• Vorlagen bestimmen nur das PDF-Layout (Briefkopf, Farben, Schrift). Kyvento liefert System-Vorlagen für Mahnung und Erinnerung mit; über „Neue Mahnvorlage" legen Sie eigene an. Eine Vorlage ersetzt weder Betreff noch Mahntext.

Über „Vorschau" erzeugen Sie zu jeder Stufe ein Muster-PDF – prüfen Sie damit Layout und Formulierungen, bevor die erste echte Mahnung das Haus verlässt.

Empfehlungen

• Behalten Sie den freundlichen Ton der Zahlungserinnerung bei – die meisten Zahlungsausfälle sind Versehen, keine Absicht.
• Kündigen Sie nur an, was Sie auch umsetzen. Die Vorgabetexte der späten Stufen nennen eine Inkasso-Übergabe; führen Sie sie nicht durch, streichen Sie den Satz.

Nächste Schritte

• Wartezeiten zwischen den Stufen – siehe Mahnfristen festlegen
• Gebühren-Mechanik im Detail – siehe Mahngebühren berechnen