Mahnstufen und -texte anpassen

Überblick

Kyvento arbeitet mit vier festen Mahnstufen, deren Verhalten Sie vollständig konfigurieren: Fristen, Gebühren, Automatik-Aktionen und die Texte der Mahnschreiben. Dieser Artikel zeigt, wo Sie die Stufen finden und was sich je Stufe einstellen lässt.

Die vier Stufen

Unter Einstellungen → „Mahnwesen" finden Sie den Abschnitt „Mahnstufen". Die Staffelung ist bewährt vorbelegt:

1. „Zahlungserinnerung" – freundliche Erinnerung
2. „1. Mahnung" – mit automatischem Zahlungs-Wiedereinzug
3. „2. Mahnung" – letzte Warnung; sperrt das zugehörige Abonnement
4. „Letzte Mahnung" – Inkasso-Ankündigung; markiert die Forderung als uneinbringlich

Die Anzahl und Reihenfolge der Stufen ist fest – anpassbar sind alle Parameter innerhalb der Stufen. Eine fünfte Stufe gibt es nicht; nach der letzten Mahnung endet die automatische Eskalation. Mahngebühren sind auf allen Stufen standardmäßig deaktiviert (0 €) – ob Sie welche erheben, entscheiden Sie selbst je Stufe (siehe „Mahngebühren berechnen").

Optionen je Stufe

Jede Stufe lässt sich aufklappen und bearbeiten. Neben Fristen und Gebühr steuern drei Schalter die Automatik:

• „Zahlung erneut versuchen": Vor dem Versand der Mahnung versucht Kyvento, den offenen Betrag über die hinterlegte Zahlungsmethode automatisch einzuziehen. Gelingt der Einzug, wird keine Mahnung verschickt und keine Gebühr fällig – der Kunde merkt vom Mahnlauf nichts.
• „Abonnement sperren": Das mit der Rechnung verbundene Abo wird gesperrt – der Kunde verliert den Zugriff auf die Leistung, bis bezahlt ist.
• „Als uneinbringlich markieren": Die Forderung wird als uneinbringlich gekennzeichnet und erscheint entsprechend im Mahnwesen-Dashboard.

Texte und Vorlagen

Für die Inhalte der Mahnschreiben gibt es zwei Ebenen:

• Betreff und Mahntext je Stufe: direkt in der Stufe editierbar, jeweils auf Deutsch und Englisch – der Kunde erhält die Fassung in seiner Sprache.
• „Mahn- und Erinnerungsvorlagen": Kyvento liefert System-Vorlagen für Mahnung und Erinnerung (DE/EN) mit. Über „+ Neue Mahnvorlage" erstellen Sie eigene Vorlagen – etwa mit eigenem Layout –, die dann Vorrang vor den Stufentexten haben.

In den Texten stehen Platzhalter zur Verfügung, die beim Versand automatisch gefüllt werden – unter anderem {invoice_number}, {amount_due}, {due_date}, {dunning_fee}, {payment_terms_days}, {days_overdue} und {portal_payment_url} (der Direktlink zur Online-Zahlung).

Über „Vorschau" erzeugen Sie zu jeder Stufe ein Muster-PDF und prüfen Layout und Formulierungen, bevor die erste echte Mahnung verschickt wird.

Empfehlungen

• Behalten Sie den freundlichen Ton der Zahlungserinnerung bei – die meisten Zahlungsausfälle sind Versehen, keine Absicht.
• Kündigen Sie in Stufe 3 und 4 nur an, was Sie auch umsetzen (etwa eine Inkasso-Übergabe) – siehe „Inkasso und externe Dienstleister".

Nächste Schritte

• Wartezeiten zwischen den Stufen – siehe „Mahnfristen festlegen"
• Gebühren-Mechanik im Detail – siehe „Mahngebühren berechnen"