Inkasso und externe Dienstleister

Überblick

Bleibt eine Forderung trotz aller Mahnstufen offen, stellt sich die Frage nach Inkasso, Mahnbescheid oder Ausbuchung. Eine direkte Inkasso-Integration (automatische Fallübergabe an einen Dienstleister) bietet Kyvento nicht – wohl aber alles, um den Übergabepunkt sauber zu erkennen und den Fall geordnet abzuschließen. Dieser Artikel zeigt den empfohlenen Ablauf.

Das Ende der Mahnleiter

Die letzte Mahnstufe kündigt in der Standard-Vorlage die Übergabe an ein Inkassounternehmen an und markiert die Forderung als uneinbringlich. Solche Fälle erscheinen im Mahnwesen-Dashboard in der Kennzahl „Uneinbringlich" und tragen in der Liste das Badge „Inkasso" – Ihr Signal, dass jetzt eine manuelle Entscheidung ansteht. Eine fünfte, automatische Stufe gibt es bewusst nicht.

Weg 1: Übergabe an ein Inkassounternehmen

Die Übergabe an Ihren Dienstleister erfolgt manuell. Kyvento liefert dafür alle Unterlagen:

1. Rechnungs-PDF von der Rechnungs-Detailseite herunterladen.
2. Mahnhistorie aus den Mahnungsdetails dokumentieren – sie belegt lückenlos, welche Stufe wann zugestellt wurde (wichtig für den Verzugsnachweis).
3. Versendete Mahnschreiben aus Ihrem BCC-Archiv beilegen (siehe „Mahnungen als PDF herunterladen").

Wichtig: Kündigen Sie eine Inkasso-Übergabe in den Mahntexten nur an, wenn Sie sie im Ernstfall auch durchführen – Drohkulissen ohne Substanz schwächen Ihre Position.

Weg 2: Forderung ausbuchen (Kulanz-Storno)

Lohnt die Weiterverfolgung nicht (Kleinbetrag, insolventer Kunde), schließen Sie den Fall direkt aus den „Mahnungsdetails" ab: Die Aktion „Rechnung stornieren" erzeugt einen Stornobeleg zum Original und beendet den Vorgang GoBD-konform – die Original-Rechnung bleibt unverändert erhalten. Die steuerliche Behandlung der Ausbuchung stimmen Sie mit Ihrer Kanzlei ab.

Was Kyvento bewusst nicht übernimmt

• Keine Inkasso-Schnittstelle: Es gibt keinen automatischen Export oder eine Fallübergabe an externe Dienstleister – die Auswahl und Beauftragung bleibt bei Ihnen.
• Kein gerichtliches Mahnverfahren: Mahnbescheide beantragen Sie selbst (etwa über das Online-Mahnverfahren der Justiz) – die Mahnhistorie liefert die nötigen Nachweise.

Empfohlene Routine

1. Uneinbringliche Fälle monatlich sichten (Kennzahl im Dashboard).
2. Je Fall entscheiden: Inkasso, Mahnbescheid oder Kulanz-Storno.
3. Entscheidung dokumentieren und den Fall abschließen – offene Karteileichen verzerren Ihre Forderungs-Kennzahlen.

Nächste Schritte

• Storno-Mechanik im Detail – siehe „Gutschriften und Stornierungen"
• Kennzahlen zum Forderungsbestand – siehe „Mahnwesen-Statistiken auswerten"