Inkasso und externe Dienstleister
Überblick
Bleibt eine Forderung trotz aller Mahnstufen offen, stellt sich die Frage nach Inkasso, Mahnbescheid oder Ausbuchung. Diese Entscheidung trifft Kyvento nicht für Sie – aber es liefert den Übergabepunkt und die Nachweise, und es schließt den Fall geordnet ab, wenn Sie sich entschieden haben.
Das Ende der Mahnleiter
Nach der letzten Mahnstufe endet die Automatik. Die Forderung ist dann als uneinbringlich markiert, zählt im Mahnwesen zur Kennzahl „Uneinbringlich" und trägt in der Liste das Badge „Inkasso" – Ihr Signal, dass jetzt eine manuelle Entscheidung ansteht. Eine fünfte, automatische Stufe gibt es bewusst nicht.
Weg 1: Übergabe an ein Inkassounternehmen
Die Auswahl und Beauftragung des Dienstleisters bleibt bei Ihnen; eine Schnittstelle oder automatische Fallübergabe gibt es nicht. Kyvento liefert die Unterlagen, die ein Dienstleister verlangt:
- das Rechnungs-PDF von der Rechnungs-Detailseite,
- die Mahnhistorie aus den Mahnungsdetails – sie belegt lückenlos, welche Stufe wann zugestellt wurde, und ist damit Ihr Verzugsnachweis,
- die versendeten Mahnschreiben als archivierte PDFs (siehe Mahnungen als PDF herunterladen).
Dasselbe Material trägt ein gerichtliches Mahnverfahren. Den Mahnbescheid beantragen Sie selbst, etwa über das Online-Mahnverfahren der Justiz.
Kündigen Sie eine Inkasso-Übergabe in den Mahntexten nur an, wenn Sie sie im Ernstfall auch durchführen – die Vorgabetexte der späten Stufen tun das. Drohkulissen ohne Substanz schwächen Ihre Position.
Weg 2: Forderung abschreiben
Lohnt die Weiterverfolgung nicht – Kleinbetrag, insolventer Kunde –, schließen Sie den Fall direkt aus den „Mahnungsdetails" ab. Die Aktion „Rechnung stornieren" erzeugt einen Stornobeleg über den noch offenen Rest und beendet den Vorgang.
Was dabei passiert und was nicht, ist wichtig zu wissen:
- Die Original-Rechnung bleibt unverändert erhalten – abgeschrieben wird über einen eigenen Beleg, nicht durch Löschen.
- Es fließt kein Geld zurück, und es entsteht kein Kundenguthaben. Der Vorgang schließt die Forderung, er erstattet nichts.
- Dieselbe Rechnung lässt sich nur einmal abschreiben. Zurücknehmen können Sie den Schritt nicht mit einem Klick, sondern nur über den Widerruf des Stornobelegs – das ist ein eigener Buchungsvorgang. Wollen Sie den Fall bloß vorerst ruhen lassen, setzen Sie stattdessen einen Mahnstopp: Mahnungen pausieren oder aussetzen.
Die steuerliche Behandlung der Ausbuchung stimmen Sie mit Ihrer Kanzlei ab. Haben Sie Mahngebühren erhoben und verzichten auch auf diese, braucht Ihr DATEV-Export ein Konto für den Forderungsverzicht – siehe Buchhaltungskonten zuordnen (SKR03/SKR04).
Empfohlene Routine
- Uneinbringliche Fälle monatlich sichten.
- Je Fall entscheiden: Inkasso, Mahnbescheid oder Abschreibung.
- Entscheidung dokumentieren und den Fall abschließen – offene Karteileichen verzerren Ihre Forderungs-Kennzahlen.
Nächste Schritte
- Storno-Mechanik im Detail – siehe Gutschriften und Stornierungen
- Kennzahlen zum Forderungsbestand – siehe Mahnwesen-Statistiken auswerten