Rechnungsdesign anpassen

Überblick

Ihre Rechnungen sind Ihre Visitenkarte. Mit dem Vorlagen-System gestalten Sie Logo, Farben, Schrift und Layout – bis hin zum frei positionierbaren Editor. Für jeden Beleg-Typ (Rechnung, Storno, Angebot, Auftragsbestätigung) verwalten Sie eigene Vorlagen.

Die Vorlagen-Verwaltung

Unter „Einstellungen" → Bereich „Vorlagen" → „Rechnungen" finden Sie Ihre Rechnungsvorlagen – mitgeliefert sind die Systemvorlagen „Rechnung — Standard" (DE) und „Invoice — Default" (EN). Je Vorlage stehen bereit: Bearbeiten, Kopieren, Vorschau (als PDF), „Layout für Postversand prüfen" und Standard setzen (★). Eigene Vorlagen erstellen Sie am schnellsten als Kopie einer Systemvorlage.

Dieselbe Verwaltung für die anderen Belegarten

Der Bereich „Vorlagen" führt vier Belegarten mit jeweils eigener Vorlagenliste und demselben Editor: Rechnungen, Stornierungen, Angebote und Auftragsbestätigungen. Was Sie in diesem Artikel über Rechnungsvorlagen lesen, gilt für die übrigen drei genauso.

• Die Standardvorlage gilt je Belegart und Sprache. Eine deutsche Stornovorlage als Standard zu setzen, ändert also weder die englische noch die Rechnungen.
• Systemvorlagen lassen sich nicht direkt als Standard setzen – kopieren Sie sie und setzen Sie die Kopie. So bleibt die mitgelieferte Fassung als Rückfallebene erhalten.
• Eine Vorlage, die aktuell Standard ist, lässt sich nicht löschen. Bestimmen Sie zuerst eine andere zum Standard – oder wählen Sie „Auf System-Vorlage zurücksetzen".

Was Sie gestalten können

• Logo und Hintergrund – eigenes Vorlagen-Logo oder ein ganzseitiges Briefpapier-Motiv
• Farben – Primär- und Sekundärfarbe für Überschriften und Akzente
• Typografie – Schriftart und -größe, wahlweise mit einer eigenen Hausschrift (siehe unten)
• Seitenformat – Format und Ausrichtung
• Positionstabelle – welche Spalten in welcher Reihenfolge erscheinen
• Freier Editor – Text-, Bild-, Tabellen- und Linien-Elemente frei platzieren, inklusive Sichtbarkeits-Bedingungen und Steuer-Aufschlüsselung

Eigene Schriften verwenden

Neben den mitgelieferten Systemschriften können Sie Ihre Hausschrift hochladen und in den Vorlagen auswählen. Die Schriftauswahl im Editor führt Systemschriften und eigene Schriften gemeinsam; der Upload sitzt direkt daneben.

• Zulässig sind TrueType-, OpenType- und WOFF2-Dateien bis 5 MB. Kyvento prüft den tatsächlichen Dateityp am Inhalt, nicht an der Endung, und lässt jede Datei durch eine Virenprüfung laufen – wird eine davon nicht bestanden, lehnt Kyvento den Upload ab.
• Hochgeladene Schriften gelten nur für Ihren Account und stehen in allen Belegarten zur Verfügung – Rechnungen, Angebote, Mahnungen und der Postversand rechnen mit derselben Schrift.
• Achten Sie auf die Lizenz Ihrer Schrift: Sie muss die Einbettung in PDF-Dokumente erlauben. Kyvento kann das nicht prüfen.
• Ersetzen Sie eine Schrift später durch eine neue Fassung, behalten bestehende Vorlagen ihre Zuordnung – Sie müssen sie nicht neu einstellen.

Das Standard-Layout

Ohne eigene Anpassungen liefert Kyvento ein DIN-5008-taugliches Layout: Empfängerfeld fürs Fensterkuvert, Ihr Logo mit Firmenname, Anschrift und USt-ID, Metadatenblock (Rechnungsnummer, Datum, Fälligkeit, Kundennummer), Positionstabelle, Summenblock mit Steuer- und Guthaben-Ausweis sowie eine Fußzeile mit Bankverbindung.

Woher das Logo kommt

Ihr zentrales Firmenlogo pflegen Sie unter „Einstellungen" → „Account" – es erscheint automatisch auf allen Belegen ohne eigenes Vorlagen-Logo. Der Tab „Branding" betrifft dagegen ausschließlich das Erscheinungsbild des Kundenportals, nicht die PDF-Belege.

Nächste Schritte

• Textbausteine und Sprachen – siehe Rechnungstexte und Sprachen