Mahnfristen festlegen

Überblick

Wann eine Rechnung überfällig wird und wie schnell die Mahnstufen aufeinander folgen, steuern Sie über zwei Stellschrauben: das Zahlungsziel der Rechnung und die Wartezeiten je Mahnstufe. Dieser Artikel erklärt beide und ihr Zusammenspiel.

Erste Stellschraube: das Zahlungsziel

Das Zahlungsziel bestimmt das Fälligkeitsdatum – erst danach beginnt das Mahnwesen überhaupt. Kyvento löst es in dieser Reihenfolge auf, jede Stufe schlägt die darunterliegende:

1. das Zahlungsziel an der Rechnung selbst
2. sonst das Zahlungsziel des Kunden
3. sonst das „Standard-Zahlungsziel (Tage)" des Accounts (Einstellungen → Account, Karte „Rechnungswesen")
4. sonst der Systemwert von 14 Tagen

Eine Ausnahme steht über allen vieren: Wird auf eine Rechnung Kundenguthaben verrechnet, ist sie sofort fällig. Solche Rechnungen laufen also ohne Puffer in die Überfälligkeit, wenn ein Rest offen bleibt – warum das so sein muss, steht in Zahlungsfristen und Fälligkeiten.

Zweite Stellschraube: Fristen je Mahnstufe

In jeder Mahnstufe (Einstellungen → „Mahnwesen" → Stufe aufklappen) stehen zwei Werte, die leicht verwechselt werden:

• „Tage nach vorheriger Stufe" ist die Wartezeit, bis Kyvento die Stufe auslöst.
• „Zahlungsziel (Tage)" ist die Frist, die das Mahnschreiben dem Kunden setzt. Sie wirkt nur im Text, nicht auf den Mahnlauf.

Die Vorgabe-Staffelung: Zahlungserinnerung 7 Tage nach Fälligkeit, 1. und 2. Mahnung jeweils 7 Tage später, letzte Mahnung nach weiteren 14 Tagen.

Wie Kyvento die Fristen anwendet

• Tagesrhythmus: Nachts markiert Kyvento überfällige Rechnungen (Fälligkeit in Ihrer Account-Zeitzone überschritten), kurz darauf läuft der Mahnlauf. Mahnungen entstehen einmal täglich, nicht minutengenau.
• Kumuliert gerechnet: Maßgeblich ist die Summe der Wartezeiten bis zur nächsten Stufe, gemessen ab Fälligkeit.
• Immer nur eine Stufe weiter: Pro Mahnlauf eskaliert eine Rechnung höchstens um eine Stufe, und keine Stufe wird übersprungen. Eine Rechnung, die schon lange überfällig ist – etwa weil Sie das Mahnwesen nachträglich eingeschaltet haben – startet deshalb bei der ersten Stufe und holt die Staffelung an den folgenden Tagen nach. Ihre Kunden erhalten nie mehrere Mahnungen derselben Rechnung an einem Tag.
• Nach einem Mahnstopp beginnt die Frist neu: Setzen Sie einen pausierten Vorgang fort, wird die nächste Stufe nicht sofort fällig, obwohl die Rechnung unverändert lange überfällig ist. Die Wartezeit dieser Stufe läuft ab dem Fortsetzen erneut – die wieder zugestellte Mahnung hätte sonst keine Wirkungsfrist.

Die Ausnahme für SEPA-Erstlastschriften

Eine SEPA-Lastschrift braucht ein bis drei Bankarbeitstage bis zur Gutschrift. Eine Rechnung mit noch laufender SEPA-Erstlastschrift wird deshalb eine Weile weder als überfällig markiert noch gemahnt – voreingestellt sind 14 Tage, einstellbar in den Mahnwesen-Einstellungen. Ein zu kleiner Wert lässt eine Mahnung mitten in das laufende Bank-Settlement fallen, ein zu großer verbirgt eine dauerhaft hängende Zahlung zu lange.

Empfehlungen

• Stimmen Sie Zahlungsziel und erste Mahnfrist aufeinander ab: 14 Tage Zahlungsziel plus 7 Tage bis zur Erinnerung gibt Überweisungen und Banklaufzeiten genug Puffer.
• Berücksichtigen Sie Ihre eigene Reaktionszeit: Zwischen letzter Mahnung und weiteren Schritten sollte genug Zeit für eine manuelle Prüfung liegen.

Nächste Schritte

• Zahlungsziele im Detail – siehe Zahlungsfristen und Fälligkeiten
• Gebühren je Stufe festlegen – siehe Mahngebühren berechnen