Account-Datenexport anfordern

Überblick

Der Account-Datenexport liefert den kompletten Datenbestand Ihres Accounts in einem Rutsch – strukturiert, maschinenlesbar und in gängigem Format, wie es Art. 20 DSGVO für die Datenübertragbarkeit vorsieht. Sie finden ihn in der Seitenleiste unter „System" → „Account-Datenexport".

Nicht zu verwechseln mit den Exporten: Unter „Exporte" erzeugen Sie einzelne Auswertungen für die laufende Arbeit – DATEV-Übergaben, Rechnungslisten, Buchungsstapel. Der Account-Datenexport ist etwas anderes: eine vollständige Kopie Ihres Bestands, gedacht für den Umzug, die Archivierung oder eine Auskunft.

Export anfordern

Über „Export anfordern" geben Sie eine E-Mail-Adresse an, an die die Fertig-Meldung gehen soll; sie gilt nur für diesen einen Antrag und muss nicht Ihre Anmelde-Adresse sein. Danach gilt:

• Die Erstellung startet mit 24 Stunden Verzögerung. Das ist Absicht: Ein vollständiger Export liest sehr viele Datensätze, die Verzögerung hält diese Last von Ihrem laufenden Betrieb fern.
• Es lässt sich immer nur ein Export gleichzeitig anfordern. Solange einer aussteht oder noch gültig ist, weist Kyvento einen zweiten Antrag ab.
• Sobald das Archiv bereitsteht, erhalten Sie die Benachrichtigung an die angegebene Adresse.
• Der Download läuft ausschließlich hier im angemeldeten Backend – die Mail enthält keinen Downloadlink. Das Archiv bleibt 30 Tage verfügbar; die Liste zeigt zu jedem Eintrag Status, Benachrichtigungsadresse, Zeitpunkt und das Ablaufdatum.

Jeder Antrag wird protokolliert. Die Funktion setzt das Vollzugriffsrecht auf den Account-Datenexport voraus – ein Mitarbeiter ohne dieses Recht sieht den Menüpunkt nicht.

Was im Archiv steckt

Sie erhalten eine ZIP-Datei mit folgendem Aufbau:

• data/*.json – die strukturierten Daten je Kategorie: Kunden, Abonnements, Produkte, Rechnungen und Positionen, Zahlungen, Erstattungen, Gutschriften, Mahnhistorie, Gutscheine, Checkout-Sitzungen, Postversand, E-Mail-Protokoll, Support-Tickets und mehr.
• invoices/pdf/*.pdf – Ihre Rechnungsbelege als einzelne PDF-Dateien.
• documents/* – die hochgeladenen Dokumente und Anhänge.
• _meta.json – das Manifest mit Schema-Version, enthaltenen Kategorien und der Zahl der Datensätze je Kategorie.
• README.md – eine Kurzbeschreibung des Aufbaus, die auch im Archiv selbst nachlesbar ist.

Alle Zeitpunkte stehen als UTC nach ISO 8601, die Texte sind UTF-8-kodiert.

Was bewusst nicht enthalten ist

• Sicherheitsmerkmale – Passwörter, Zwei-Faktor-Geheimnisse, API-Tokens und Rohdaten Ihres Zahlungsdienstleisters. Sie in einer Datei zu bündeln, die per Download das Haus verlässt, wäre ein unnötiges Risiko; für Ihre Datenübertragbarkeit sind sie ohne Wert.
• Ungekürzter Audit-Trail – er ist enthalten, aber geschwärzt: System- und Drittbezüge sind pseudonymisiert oder entfernt.

Nach einer Kündigung

Ist Ihr Vertrag beendet, bleibt der Zugang zu dieser Seite noch 60 Tage bestehen, damit Sie Ihre Daten mitnehmen können. Die Seite blendet dann oben das Enddatum ein, und die Anwendung führt Sie nach der Anmeldung direkt hierher; die übrigen Bereiche sind in dieser Zeit gesperrt. Rechnen Sie die 24 Stunden Vorlauf und die 30 Tage Verfügbarkeit mit ein – fordern Sie den Export also frühzeitig an und laden Sie ihn herunter, solange das Fenster offen ist. Einzelheiten unter Kyvento-Tarif wechseln oder kündigen.

Nächste Schritte

• Einzelauswertungen statt Gesamtbestand – siehe DATEV-Export einrichten
• Daten einzelner Kunden entfernen – siehe Kunden löschen und anonymisieren