Teammitglieder einladen und Berechtigungen verwalten

Überblick

Holen Sie Ihr Team an Bord: Unter „Einstellungen" → Gruppe „Team" → „Mitarbeiter" laden Sie Kollegen ein und steuern über Rollen, worauf jede Person zugreifen darf.

Mitarbeiter einladen

1. Klicken Sie auf „Einladen".
2. Füllen Sie im Dialog Vorname, Nachname und E-Mail-Adresse aus und wählen Sie eine Rolle.
3. Klicken Sie auf „Einladung senden".

Die Person erhält eine Aktivierungsmail mit einem Link (7 Tage gültig) und vergibt ihr Passwort selbst. Bis dahin steht der Mitarbeiter auf „Ausstehend" – bei Bedarf können Sie die Aktivierungsmail erneut senden.

Die System-Rollen

• Administrator – Vollzugriff auf nahezu alle Bereiche; die Mitarbeiterverwaltung bleibt dem Account-Inhaber vorbehalten (siehe unten).
• Vollzugriff – operativ wie Administrator, jedoch ohne Support-Tool und Mitarbeiterverwaltung.
• Mitarbeiter – das Tagesgeschäft: Kunden, Rechnungen, Produkte und Abos vollständig; Zahlungen, Mahnwesen und Einstellungen nur lesend.
• Buchhalter – Finanzfokus: Abrechnung, Mahnwesen, Rechnungen und Zahlungen vollständig, übrige Bereiche eingeschränkt.
• Support – Kundenkontakt: Kundenverwaltung vollständig, Rechnungen, Zahlungen und Abos lesend.
• Nur Lesen – überall Einsicht, keine Änderungen.

Eigene Rollen erstellen

Als Account-Inhaber können Sie über „Neue Rolle erstellen" eigene Rollen definieren: Für jeden Bereich wählen Sie zwischen „Kein Zugriff", „Lesen" und „Vollzugriff". Die Mitarbeiterverwaltung selbst kann aus Sicherheitsgründen nie an eine Rolle mit Vollzugriff delegiert werden.

Verwaltung durch Administratoren

Mit der Option „Administratoren dürfen Mitarbeiter verwalten" (nur vom Account-Inhaber änderbar) erlauben Sie Trägern der System-Rolle „Administrator", Mitarbeiter anzulegen, zu bearbeiten, zu deaktivieren und zu löschen. Der Account-Inhaber selbst kann von niemandem verändert werden.

Wie viele Plätze Ihr Tarif umfasst

Jeder Tarif bringt eine feste Zahl an Nutzerplätzen mit. Mitgezählt wird jeder aktive Zugang inklusive Ihres eigenen als Account-Inhaber sowie jede noch offene Einladung – deaktivierte Mitarbeiter belegen keinen Platz. Die Mitarbeiter-Seite zeigt den Stand als „x von y Plätzen belegt".

• Starter – bis zu 3 Nutzer
• Growth – bis zu 5 Nutzer
• Pro – bis zu 10 Nutzer
• Scale – bis zu 10 Nutzer

Sind alle Plätze belegt, lässt sich niemand mehr einladen. Sie haben dann zwei Wege: einen nicht mehr benötigten Zugang deaktivieren – oder in den nächstgrößeren Tarif wechseln.

Beim Tarifwechsel nach unten

Ein Downgrade wird abgelehnt, solange mehr Nutzer aktiv sind, als der Zieltarif zulässt. Die Meldung nennt dabei, wie viele Plätze der Zieltarif hat und wie viele aktuell belegt sind. Deaktivieren Sie zuerst die überzähligen Zugänge, dann geht der Wechsel durch. Das ist Absicht: andernfalls würden Mitarbeiter beim Wechsel unangekündigt ausgesperrt.

Geht der Wechsel durch, greift das kleinere Limit sofort – nicht erst zum Periodenende, an dem der Downgrade preislich wirksam wird. Bereits angelegte Zugänge bleiben bestehen; neue Einladungen und die Reaktivierung deaktivierter Mitarbeiter richten sich aber ab dem Einplanen nach dem Zieltarif. Deshalb nennt die Downgrade-Bestätigung das künftige Platzangebot und verlangt eine ausdrückliche Zustimmung per Häkchen, bevor sich der Wechsel abschicken lässt. Sinkt das Limit nicht – etwa weil der Zieltarif gleich viele oder unbegrenzt viele Plätze führt –, entfällt der Hinweis.

Mitarbeiter deaktivieren oder löschen

Über das Menü neben jedem Mitarbeiter lassen sich Zugänge jederzeit deaktivieren (Login gesperrt, Daten bleiben) oder löschen.

Nächste Schritte

• Sichern Sie die Accounts Ihres Teams – siehe Zwei-Faktor-Authentifizierung aktivieren