Zahlungseingänge automatisch zuordnen
Überblick
Ein Mahnprozess muss enden, sobald der Kunde zahlt – ohne dass jemand daran denken muss. Kyvento koppelt das Mahnwesen deshalb direkt an den Zahlungsstatus der Rechnung: Jede Zahlung, die eine Rechnung ausgleicht, beendet die Mahnung automatisch. Dieser Artikel erklärt die Zuordnungswege und ihre Grenzen.
Automatisch zugeordnete Zahlungen
Zahlungen über die angebundenen Zahlungsanbieter (Kreditkarte, SEPA-Lastschrift, PayPal) verbucht Kyvento vollautomatisch auf die zugehörige Rechnung – inklusive der Zahlungen aus dem Kundenportal. Die mitgelieferten Mahntexte und E-Mail-Vorlagen enthalten dafür den Direktlink zur Online-Zahlung (Platzhalter {portal_payment_url} im Mahntext bzw. {{invoice.portal_pay_url}} in der E-Mail-Vorlage) – in eigenen Texten und Vorlagen ist er nur enthalten, wenn Sie den Platzhalter übernehmen. Auch der automatische Wiedereinzug einer Mahnstufe („Zahlung erneut versuchen") gehört dazu: Gelingt er, ist die Rechnung bezahlt, bevor eine Mahnung entsteht.
Was bei vollständiger Zahlung passiert
- Der Mahnprozess endet sofort – die Mahnstufe wird zurückgesetzt, ein gesetzter Mahnstopp aufgehoben.
- Die Rechnung verschwindet aus den „Aktiven Mahnungen" des Mahnwesen-Dashboards.
- Es sind keine manuellen Schritte nötig – auch nicht, wenn die Zahlung erst in einer späten Mahnstufe eingeht.
Überweisungen: manuell erfassen
Kyvento ruft keine Kontoauszüge bei Ihrer Bank ab – es gibt keine Bankanbindung. Zahlungen per klassischer Überweisung erfassen Sie deshalb auf der Rechnungs-Detailseite über „Zahlung erfassen"; mit der vollständigen Erfassung endet der Mahnprozess genauso automatisch wie bei einer Anbieter-Zahlung.
Eine Ausnahme gibt es für den eigenen SEPA-Einzug: Dort können Sie unter „SEPA-Einzug" die „Rückmeldung Ihrer Bank" hochladen – wahlweise als Kontoauszug (camt.053) oder als CSV. Kyvento verbucht daraus Eingänge und Rückläufe. Zugeordnet wird dabei ausschließlich über die Referenz der von Ihnen eingereichten Lastschriften; alle übrigen Posten auf dem Auszug – Mieten, Gebühren, auch gewöhnliche Überweisungen Ihrer Kunden – werden übersprungen. Die hochgeladene Datei wird nach dem Einlesen nicht aufbewahrt, weil sie die Bankverbindungen aller darin genannten Personen enthält.
Sonderfälle
- Teilzahlung: Eine Teilzahlung stoppt das Mahnwesen nicht – die Rechnung gilt weiter als offen und bleibt in der Mahnleiter. Prüfen Sie bei Ratenabsprachen den Mahnstopp (siehe Mahnungen pausieren oder aussetzen).
- Kundenguthaben: Tilgt verrechnetes Guthaben die Hauptforderung, mahnt Kyvento nicht weiter. Ist aber noch eine Mahngebühr offen, wird die Rechnung nicht auf „Bezahlt" gesetzt und die Mahnstufe nicht zurückgesetzt – sie behält ihren Mahnstatus, damit die Gebühr eintreibbar bleibt. Erst wenn auch die Gebühr beglichen ist, endet der Mahnprozess; ohne offene Gebühr gilt die Rechnung sofort als bezahlt.
- Offene Mahngebühren: Zahlungseingänge werden nach der gesetzlichen Reihenfolge verrechnet (älteste Gebühr zuerst, dann die Hauptforderung) – Details im Artikel Mahngebühren berechnen.
Empfohlene Routine
- Überweisungseingänge zeitnah erfassen – jede unerfasste Zahlung riskiert eine unberechtigte Mahnung.
- Vor dem täglichen Mahnlauf eingegangene Bank-Zahlungen verbuchen; der Lauf arbeitet nachts.
- Bei strittigen Beträgen den Mahnstopp nutzen statt die Erfassung aufzuschieben.
Nächste Schritte
- Manuelle Zahlungserfassung im Detail – siehe Zahlungen manuell verbuchen
- Mahnprozesse gezielt aussetzen – siehe Mahnungen pausieren oder aussetzen