Gekündigte Abos archivieren

Überblick

Beendete Verträge sollen die täglichen Listen nicht verstopfen – ihre Historie muss aber lückenlos erhalten bleiben (GoBD). Kyvento löst das mit Status-Filtern und einer Archiv-Mechanik, die nichts löscht, sondern nur ausblendet. Archivierte Abos bleiben über einen eigenen Filter jederzeit einsehbar.

Status-Filter statt Aufräumen

Die Abo-Liste („Verwaltung" → „Abonnements") filtert über das Status-Dropdown: Alle Status, Aktiv, Testphase, Pausiert, Storniert, Abgelaufen und Archiviert. Beendete Abos verschwinden also nicht, sondern lassen sich gezielt ein- und ausblenden – für das Tagesgeschäft genügt meist der Filter „Aktiv".

Beenden oder archivieren – zwei verschiedene Aktionen

• „Zum Periodenende beenden" (Abo-Detailseite): Das Abo läuft zum Ende der bezahlten Periode aus und erhält dann den Status „Abgelaufen". Es wird nicht archiviert und bleibt in der Übersicht sichtbar; die Erfolgsmeldung nennt das konkrete Enddatum. Der Bestätigungsdialog fasst die Konsequenzen vorab zusammen.
• „Sofort beenden & archivieren" (Mehrfachauswahl in der Abo-Liste): Die gewählten Abos werden sofort beendet – die wiederkehrende Abrechnung stoppt augenblicklich – und unmittelbar archiviert. Gedacht für das Aufräumen von Alt- und Testbeständen.

Archivierte Abos einsehen

Wählen Sie im Status-Dropdown „Archiviert", um ausschließlich archivierte Abos zu sehen – etwa für Rückfragen oder Prüfungen. Archivierte Verträge tragen ein „Archiviert"-Badge; ihre Detailseite zeigt weiterhin alle Daten inklusive Rechnungshistorie, ist aber vollständig schreibgeschützt: Verändernde Aktionen wie Plan wechseln, Pausieren oder Kündigen stehen nicht mehr zur Verfügung, und in der Archiv-Ansicht gibt es keine Mehrfachauswahl.

Was erhalten bleibt

• Rechnungen archivierter Abos bleiben unverändert bestehen und revisionssicher abrufbar.
• Bei einer späteren DSGVO-Anonymisierung des Kunden bleiben finalisierte Rechnungen und die Abo-Datensätze erhalten; nur die personenbezogenen Kundendaten werden unkenntlich gemacht. Anonymisieren ist erst möglich, wenn der Kunde keine aktiven Abos mehr hat.

Empfohlene Routine

1. Quartalsweise die Liste nach „Storniert" und „Abgelaufen" filtern.
2. Verträge, die für Rückfragen nicht mehr griffbereit sein müssen, über die Mehrfachauswahl beenden und archivieren.
3. Kunden ohne aktive Verträge bei Bedarf DSGVO-konform anonymisieren – siehe eigener Artikel.

Nächste Schritte

• Kündigungs-Mechanik im Detail – siehe „Kündigungen verwalten"
• Revisionssichere Aufbewahrung – siehe „GoBD-konforme Archivierung"