Überblick

Nicht jeder Kunde nimmt Rechnungen per E-Mail an – manche Behörden und ältere Verträge verlangen Papier. Kyvento kann Ihre Rechnungen deshalb drucken und per Post zustellen lassen, ohne dass Sie selbst kuvertieren. Bezahlt wird das aus einem Guthaben, das Sie vorher aufladen. Dieser Artikel erklärt, wie Sie den Postversand einrichten, was er kostet und wie Sie verhindern, dass Ihnen mitten im Monat das Guthaben ausgeht.

Wie der Postversand funktioniert

Kyvento erzeugt aus Ihrer Rechnung ein druckfertiges PDF und übergibt es an einen Druck- und Versanddienstleister. Der druckt, kuvertiert und übergibt den Brief der Post. Sie sehen zu jeder Sendung den Status – von „übergeben" bis „zugestellt" – auf der Rechnung selbst.

Guthaben aufladen

1. Öffnen Sie Konto → Postversand.
2. Wählen Sie unter „Guthaben aufladen" einen Betrag und bestätigen Sie den Kauf.
3. Der Kauf wird sofort über Ihre hinterlegte Zahlungsmethode abgerechnet. Sie erhalten dafür eine eigene Rechnung von Kyvento – getrennt von Ihrer Abo-Rechnung.

Das Guthaben verfällt nicht. Es steht so lange bereit, bis Sie es verbraucht haben.

Automatisch nachladen

Damit ein Versand nicht an leerem Guthaben scheitert, können Sie das automatische Aufladen einschalten: Sie legen einen Schwellenwert und einen Aufladebetrag fest, und sobald das Guthaben unter die Schwelle fällt, lädt Kyvento selbstständig nach. Das ist die empfohlene Einstellung, wenn Sie regelmäßig per Post versenden.

Eine Rechnung per Post verschicken

1. Öffnen Sie die Rechnung und wählen Sie „Versenden".
2. Wählen Sie als Kanal „Post".
3. Kyvento zeigt Ihnen die voraussichtlichen Kosten und Ihr verbleibendes Guthaben an, bevor Sie bestätigen.

Der Kanal wird pro Versand gewählt. In der Kundenakte lässt sich zwar ein bevorzugter Zustellweg hinterlegen – er dient bislang aber der Dokumentation und schlägt beim Versand nichts vor. Wer regelmäßig an dieselben Empfänger auf Papier stellt, wählt „Post" also jedes Mal bewusst.

Damit der Brief ankommt

Vor dem Versand prüft Kyvento die Adresse gegen die Anforderungen des Adressfensters. Zwei Dinge sind erfahrungsgemäß die häufigsten Stolpersteine:

• Zu lange Zeilen – Firmenname und Adresszusatz müssen ins Sichtfenster passen. Kyvento meldet es, wenn eine Zeile überläuft.
• Fehlende Pflichtangaben – ohne Straße, Postleitzahl und Ort lässt sich nichts zustellen.

Beanstandete Adressen sehen Sie gesammelt in der Kundenliste, sodass Sie sie in einem Zug korrigieren können, statt bei jedem Versand einzeln aufgehalten zu werden.

Kosten und Abrechnung

Jede Sendung wird mit ihrem tatsächlichen Preis vom Guthaben abgezogen – abhängig von Seitenzahl und Zustellart. Den Verlauf sehen Sie unter Konto → Postversand: jede Aufladung, jeder Versand, jeder Abzug. Schlägt eine Zustellung fehl und wird sie storniert, wandert der Betrag zurück auf Ihr Guthaben.

Nächste Schritte

• Prüfen Sie Ihre Rechnungsvorlage auf das Adressfenster – siehe „Rechnungsdesign anpassen"
• Für elektronische Empfänger: „E-Rechnung: XRechnung und ZUGFeRD"