Rechnungen per Post versenden
Überblick
Nicht jeder Kunde nimmt Rechnungen per E-Mail an – manche Behörden und ältere Verträge verlangen Papier. Kyvento kann Ihre Rechnungen deshalb drucken und per Post zustellen lassen, ohne dass Sie selbst kuvertieren. Dieser Artikel beschreibt den Versand eines einzelnen Belegs und die Statusverfolgung. Aktivierung, Versandwege, Budget und Guthaben stehen in Postversand einrichten.
Wie der Postversand funktioniert
Kyvento erzeugt aus Ihrer Rechnung ein druckfertiges PDF und übergibt es an einen Druck- und Versanddienstleister. Der druckt, kuvertiert und übergibt den Brief der Post.
Jede Sendung durchläuft dabei diese Zustände, sichtbar in der Versandübersicht unter „Konto" → „Postversand":
- Vorgemerkt – der Auftrag steht, der Betrag ist auf Ihrem Guthaben reserviert, die Produktion hat noch nicht begonnen.
- In Verarbeitung – der Dienstleister produziert den Brief.
- Versendet – der Brief ist der Post übergeben.
- Fehler oder Abgebrochen – die Sendung kam nicht zustande; der reservierte Betrag geht auf Ihr Guthaben zurück.
Solange ein Brief vorgemerkt ist, können Sie ihn in der Versandübersicht noch abbrechen – er wird dann nicht berechnet. Ist die Produktion angelaufen, geht das nicht mehr.
Eine Rechnung per Post verschicken
- Öffnen Sie die Rechnung und wählen Sie „Versenden".
- Der Dialog stellt „Per E-Mail" und „Per Post" nebeneinander. Im Postteil stehen die Blattzahl, das Porto (netto) und Ihr Guthaben danach, bevor Sie etwas auslösen.
- Bestätigen Sie mit „Kostenpflichtig per Post senden".
Wurde der Beleg bereits einmal per Post verschickt, weist der Dialog darauf hin und fragt nach, bevor ein zweiter – ebenfalls kostenpflichtiger – Brief entsteht. Reicht das Guthaben nicht, nennt der Dialog den verfügbaren Betrag und verlinkt direkt zum Aufladen.
Manuell erstellte Belege verschickt Kyvento nie von selbst – hier wählen Sie den Weg also jedes Mal bewusst. Für automatisch erzeugte Belege, etwa Abo-Rechnungen, greifen dagegen die eingestellten Versandwege.
Damit der Brief ankommt
Vor dem Versand prüft Kyvento die Adresse gegen die Anforderungen des Adressfensters. Zwei Dinge sind erfahrungsgemäß die häufigsten Stolpersteine:
- Zu lange Zeilen – Firmenname und Adresszusatz müssen ins Sichtfenster passen. Kyvento meldet es, wenn eine Zeile überläuft.
- Fehlende Pflichtangaben – ohne Straße, Postleitzahl und Ort lässt sich nichts zustellen.
Beanstandete Adressen sammelt Kyvento unter „Problematische Postadressen" in einer eigenen Übersicht, sodass Sie sie in einem Zug korrigieren können, statt bei jedem Versand einzeln aufgehalten zu werden.
Kosten und Abrechnung
Jede Sendung wird mit ihrem tatsächlichen Preis vom Guthaben abgezogen – abhängig von der Blattzahl. Den Verlauf sehen Sie unter Konto → Postversand in den Guthaben-Bewegungen: jede Aufladung, jede Vormerkung, jeder Verbrauch. Schlägt eine Zustellung fehl oder wird sie abgebrochen, wandert der Betrag zurück auf Ihr Guthaben. Wie Sie Guthaben aufladen und automatisch nachladen lassen, steht in Postversand einrichten.
Nächste Schritte
- Prüfen Sie Ihre Rechnungsvorlage auf das Adressfenster – siehe Rechnungsdesign anpassen
- Für elektronische Empfänger: E-Rechnung: XRechnung und ZUGFeRD