Angebote und Auftragsbestätigungen

Überblick

Nicht jeder Vertrag beginnt mit einer Rechnung. Häufig steht davor ein Angebot, das der Kunde erst prüfen und annehmen soll, und manchmal eine Auftragsbestätigung, die den Abschluss schriftlich festhält. Beide Belegarten legen Sie in Kyvento an, versenden sie per E-Mail und überführen ein angenommenes Angebot mit einem Klick in ein echtes Abonnement oder eine Rechnung – ohne die Positionen ein zweites Mal zu tippen.

Angebot und Auftragsbestätigung: der Unterschied

• Angebot – Ihr Vorschlag an den Kunden, mit einem Gültigkeitsdatum versehen. Bis zur Annahme ist nichts verbindlich, es entsteht keine Forderung und keine Umsatzsteuer.
• Auftragsbestätigung – die schriftliche Bestätigung eines bereits erteilten Auftrags. Sie dokumentiert, was vereinbart wurde, ist aber ebenfalls noch keine Rechnung.

Beide sind keine Steuerbelege. Die Umsatzsteuer wird erst bestimmt, wenn daraus eine Rechnung entsteht – mit den dann gültigen Sätzen und den dann gültigen Kundendaten.

Ein Angebot erstellen

1. Öffnen Sie Finanzen → Angebote und klicken Sie auf „Neues Angebot".
2. Wählen Sie den Kunden. Alternativ starten Sie direkt aus der Kundenakte – dann ist er bereits gesetzt.
3. Setzen Sie ein Gültig-bis-Datum. Nach diesem Tag gilt das Angebot als abgelaufen und lässt sich nicht mehr annehmen.
4. Fügen Sie Positionen hinzu: entweder ein Produkt aus Ihrem Katalog oder eine freie Position, die Sie direkt beschreiben und bepreisen.
5. Ergänzen Sie optional einen Einleitungstext und eine Kundennotiz – beide erscheinen auf dem PDF.

Solange das Angebot ein Entwurf ist, können Sie alles ändern; in der Belegliste trägt es dann den Status „Offen". Erst beim Finalisieren bekommt es seine Nummer und wird unveränderlich.

Versenden und nachverfolgen

Über „Senden" geht das Angebot als PDF per E-Mail an den Kunden. In der Belegliste durchläuft es dabei diese Status – nach denen Sie dort auch filtern können:

• Offen – der noch änderbare Entwurf, ohne Nummer.
• Finalisiert – festgeschrieben und mit Nummer, bereit zum Versand.
• Angenommen oder Abgelehnt – der Kunde hat entschieden.
• Abgelaufen – das Gültigkeitsdatum verstrich ohne Reaktion.

Eine Auftragsbestätigung kennt diesen Weg nicht: Sie trägt „Ausgestellt", sobald sie erzeugt ist, und wartet auf keine Zusage.

Brauchen Sie eine überarbeitete Fassung, erstellen Sie über „Neue Version" eine Kopie mit eigener Nummer. Die alte Fassung bleibt erhalten – so ist später nachvollziehbar, was wann angeboten wurde.

Aus dem Angebot wird ein Auftrag

Nimmt der Kunde an, buchen Sie das Angebot mit „Annehmen und buchen". Kyvento legt daraus an, was die Positionen hergeben:

• Abo-Produkte werden zu einem laufenden Abonnement mit dem vereinbarten Intervall.
• Einmalprodukte landen auf einer Rechnung.
• Freie Positionen werden dabei automatisch als individuelles Produkt angelegt – sie tauchen nicht in Ihrem regulären Produktkatalog auf.

Der Zahlungsweg ergibt sich aus dem, was beim Kunden hinterlegt ist: Gibt es eine gespeicherte Zahlungsmethode, wird darüber eingezogen; sonst geht die Rechnung „auf Rechnung" heraus, sofern Sie das für Ihren Account erlaubt haben.

Nummernkreise und Vorlagen

Angebote und Auftragsbestätigungen haben eigene Nummernkreise, die Sie unter Einstellungen → Nummernkreise festlegen. Das Aussehen steuern Sie über Einstellungen → Vorlagen: Dort gibt es je Belegart eine eigene Vorlage, sodass ein Angebot anders aussehen kann als eine Rechnung – Editor und Standardvorlagen funktionieren überall gleich, siehe Rechnungsdesign anpassen.

Nächste Schritte

• Legen Sie Ihre Produkte an, bevor Sie Angebote schreiben – siehe Tarif erstellen: Schritt-für-Schritt
• Passen Sie das Aussehen Ihrer Belege an – siehe Rechnungsdesign anpassen